Как в 1С рассчитать отпускные при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С:Зарплата и управление персоналом рассчитывается автоматически в документе «Увольнение» — при условии, что в базе корректно ведётся кадровый учёт и начислена зарплата за расчётный период. Программа сама определяет остаток дней отпуска, средний дневной заработок и итоговую сумму, а также начисляет НДФЛ и страховые взносы.

Ошибки в этом расчёте возникают чаще всего не из-за самой программы, а из-за неполных данных: незакрытых отсутствий, неверных остатков отпусков, перенесённых из старой системы, или непроведённой зарплаты за последние месяцы. Поэтому ключевая задача бухгалтера — не «посчитать вручную», а проверить, что 1С использовала правильные исходные данные.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до проверки расчёта и выплаты. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 типовой конфигурации; в других решениях (например, 1С:Бухгалтерия с простым кадровым учётом) механика похожа, но набор проверок меньше.

Какой документ в 1С отвечает за расчёт

В 1С:ЗУП есть два варианта оформления: кадровый документ «Увольнение» (только приказ) и расчётный документ «Увольнение», который одновременно формирует приказ и начисляет компенсацию. В типовой поставке чаще используется единый документ «Увольнение» из раздела «Кадры» или «Зарплата» — он создаёт и кадровое событие, и начисления.

Если в вашей базе настроено разделение прав (кадровик оформляет приказ, расчётчик — начисления), то после кадрового увольнения расчётчик создаёт документ «Увольнение» в разделе «Зарплата» либо доначисляет компенсацию через «Разовые начисления». Какой вариант используется у вас, определяется настройками учётной политики и ролями пользователей.

Подготовка: что проверить до расчёта

До создания документа убедитесь, что в базе есть все данные, влияющие на средний заработок. Программа берёт в расчёт начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник принят недавно и отработал меньше — берутся фактически отработанные месяцы.

Проверьте, что все документы начисления зарплаты, премий, больничных и отпусков за этот период проведены. Непроведённый документ «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц — самая частая причина заниженного среднего заработка.

Отдельно проверьте остаток отпусков. В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков») посмотрите, сколько дней отпуска накоплено. Если данные переносились из другой программы, остатки могли быть введены вручную с ошибкой.

Контрольные точки

Как проверить исходные данные

Начисления за расчётный период

Норма

Все документы «Начисление зарплаты и взносов» за 12 месяцев проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые или отсутствующие месяцы — средний заработок занизится

Остаток дней отпуска

Норма

Отчёт «Остатки отпусков» показывает правдоподобное число с учётом стажа

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный без оснований, либо явно не совпадает с кадровыми данными

Дата увольнения

Норма

Совпадает с последним рабочим днём по заявлению/соглашению

Тревожный признак

Дата в документе отличается от приказа — сдвинется расчётный период и стаж

Создание документа «Увольнение»

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите соответствующий пункт статьи ТК РФ — он попадёт в печатную форму приказа.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически заполняет табличную часть начислений: компенсацию отпуска, а при необходимости — выходное пособие и зарплату за отработанные дни текущего месяца. Если автозаполнение не сработало, проверьте, назначен ли сотруднику плановый вид расчёта и не уволен ли он уже другим документом.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создать «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации и средний заработок
4. 4
   Нажмите кнопку с суммой компенсации, чтобы открыть детализацию расчёта
5. 5
   При необходимости отметьте начисление зарплаты за текущий месяц и выходное пособие
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-61, Т-8)

Как проверить расчёт компенсации

Нажмите на сумму компенсации в табличной части — откроется форма с подробным расчётом. Здесь видно три ключевых показателя: количество дней компенсации, средний дневной заработок и итоговая сумма. Каждый из них можно развернуть до уровня исходных данных.

Средний дневной заработок считается делением базы начислений на количество отработанных дней в расчётном периоде. Проверьте, что в базу попали только те выплаты, которые участвуют в расчёте среднего (оклад, премии по правилам учётной политики), и что исключены периоды больничных, отпусков и простоев вместе с их суммами.

Количество дней компенсации программа определяет по остаткам отпусков: за каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска. Если сотрудник отработал 11 месяцев и более, компенсация обычно начисляется как за полный рабочий год. Сверьте число дней с отчётом «Остатки отпусков» — они должны совпадать.

НДФЛ, взносы и выплата

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — в отличие, например, от выходного пособия в пределах трёхкратного заработка. Программа рассчитывает налог автоматически при проведении документа «Увольнение», если включён соответствующий флажок расчёта налогов и взносов.

Выплата оформляется стандартной ведомостью (в банк, кассу или через зарплатный проект) с видом операции «Увольнение» или в составе обычной выплаты. По правилам окончательный расчёт с сотрудником производится в день увольнения — просрочка ведёт к обязанности выплатить компенсацию за задержку.

После выплаты проверьте отражение в отчётности: компенсация попадёт в расчёт по взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. Дата фактического получения дохода для НДФЛ — день выплаты, поэтому ведомость и платёжное поручение должны быть оформлены корректно.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверный остаток отпуска после переноса данных из другой программы. Лечится вводом корректирующего документа «Ввод остатков отпусков» (или «Начальная штатная расстановка» в старых релизах) с правильным числом дней на дату ввода.

Вторая ошибка — в расчёт среднего попадают суммы, которые должны быть исключены, или наоборот. Это происходит, если у пользовательских видов расчёта неверно настроено назначение начисления. Проверьте в настройках вида расчёта, участвует ли он в среднем заработке.

Третья ситуация — сотруднику уже начисляли отпускные авансом, и при увольнении возникает удержание за неотработанные дни отпуска. В документе «Увольнение» это оформляется автоматически как сторно, но итоговая сумма к выплате может стать отрицательной — тогда вопрос взыскания решается отдельно, так как удержания при увольнении ограничены законодательно.

Как проверить результат после проведения

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения — там должны быть видны компенсация отпуска, зарплата за отработанные дни, удержанный НДФЛ и итог к выплате. Сумма в ведомости на выплату должна совпасть с итогом расчётного листка.

Дополнительно распечатайте записку-расчёт по форме Т-61: она доступна из документа «Увольнение» по кнопке «Печать». В ней сведены дни компенсации, средний заработок и итоговые суммы — этот документ подписывается и хранится вместе с приказом.

Частые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчиталась компенсация?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицателен — проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также компенсация не появится, если сотрудник уже уволен другим документом или вид расчёта компенсации отключён в настройках. Реже помогает обновление кэша расчёта: перезаполните документ после выбора даты увольнения.

Как посчитать компенсацию, если сотрудник отработал меньше месяца?

Документ «Увольнение» рассчитает компенсацию автоматически и в этом случае: программа определит стаж и, если он меньше половины месяца, компенсация обычно не полагается, если больше — округлит до полного месяца. Средний заработок будет рассчитан из фактических начислений и отработанных дней.

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, как обычный доход сотрудника. Программа рассчитывает налоги при проведении документа увольнения, если включён расчёт НДФЛ и взносов в самом документе.

Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчёте?

Создайте документ «Доначисление, перерасчет» (или «Возврат задолженности» при переплате) по этому сотруднику — в 1С:ЗУП перерасчёты по уволенным выполняются специальными документами. Отменять или распроводить исходное «Увольнение» следует только если кадровое событие оформлено ошибочно целиком.

Как удержать дни отпуска, использованные авансом?

В документе «Увольнение» отметьте вариант удержания за неотработанные дни отпуска — программа рассчитает сторно автоматически. Учтите, что общий размер удержаний при увольнении ограничен, а в ряде случаев (например, при ликвидации организации или сокращении) удержание за авансовый отпуск не производится вовсе.

Можно ли рассчитать компенсацию в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, если в программе ведётся кадровый учёт: создаётся документ «Увольнение» с автоматическим расчётом компенсации. Однако в 1С:Бухгалтерии механизм проще — остатки отпусков и средний заработок часто приходится контролировать вручную, поэтому для большого штата предпочтительна 1С:ЗУП.