Другое · 11 мин
Как проводить зарплату в 1С: полная инструкция для расчётчика
Пошаговая инструкция по начислению и выплате зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройки, документы, НДФЛ, взносы, ведомости и типичные ошибки расчётчиков.
Расчёт заработной платы в 1С строится по единой цепочке: кадровые данные сотрудника → учёт отработанного времени → начисление → удержание НДФЛ и взносов → выплата → отражение в учёте. Если на каждом шаге заполнены корректные данные, программа посчитает суммы автоматически, а задача расчётчика — проверить результат и вовремя сформировать выплатные документы.
Основной инструмент для полноценного расчёта — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В небольших организациях зарплату ведут и в «1С:Бухгалтерии», но там меньше возможностей: нет сложных графиков, кадрового учёта в полном объёме и детальных отчётов по персоналу. Ниже разобран порядок работы в ЗУП как наиболее полном варианте, с пометками, где логика в Бухгалтерии отличается.
Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта
До начисления зарплаты проверьте учётную политику и настройки зарплаты: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Настройка состава начислений и удержаний». Там задаются виды расчёта (оклад, премии, больничные, отпускные), порядок учёта НДФЛ, страховые взносы и способы отражения в бухучёте. Если вид начисления не создан или не назначен сотруднику, программа просто не посчитает его.
Второй обязательный блок — производственный календарь и графики работы сотрудников. Календарь обновляется через сервис обновления или вручную; графики (пятидневка, сменные) создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». От них зависит норма времени: при неправильном графике оклад за неполный месяц посчитается неверно.
Третий блок — кадровые документы. Каждый сотрудник должен быть принят документом «Приём на работу» с указанием подразделения, должности, графика и плановых начислений (оклад, надбавки). Изменения условий оформляются «Кадровым переводом» или «Изменением оплаты труда», а не редактированием старого документа «задним числом» — иначе история расчётов ломается.
Учёт отработанного времени
По умолчанию ЗУП считает, что сотрудник отработал месяц по своему графику. Все отклонения — отпуска, больничные, командировки, отсутствия — должны быть введены отдельными документами до расчёта зарплаты: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие с сохранением оплаты» и т.д. Каждый такой документ вытесняет оклад за соответствующие дни и начисляет свой вид оплаты.
Если в организации ведут табель вручную, используйте документ «Табель учёта рабочего времени» (раздел «Зарплата» → «Табели»). Он нужен при сменных графиках, суммированном учёте или когда фактическое время систематически отличается от графика. Для стандартной пятидневки без отклонений табель обычно не вводят — программа берёт данные из графика.
Начисление зарплаты: документ «Начисление зарплаты и взносов»
Центральный документ месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте его, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников, посчитает оклад по отработанному времени, премии, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Документ состоит из нескольких вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», и каждую стоит просмотреть перед проведением.
Что проверить на вкладке «Начисления»
Сверьте количество отработанных дней у каждого сотрудника с ожидаемым. Если у сотрудника был отпуск или больничный, дни должны быть уменьшены, а сумма оклада — пропорционально ниже. Отсутствие сотрудника в списке означает, что он не принят на работу, уволен или у него нет плановых начислений.
Что проверить на вкладке «НДФЛ»
НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов (на детей и др.). Вычеты применяются, только если у сотрудника введено «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Если налог выглядит завышенным, первым делом проверьте, есть ли заявление и не дублируется ли доход в прошлых периодах.
Выплата зарплаты: ведомости
Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (по зарплатному проекту), «Ведомость на счета» (перечисление на карты разных банков), «Ведомость через кассу» или «Ведомость через раздатчика». Создайте ведомость из раздела «Выплаты», укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за вычетом НДФЛ и ранее выплаченного аванса.
Дата ведомости критична для НДФЛ: именно датой выплаты определяется, когда налог считается удержанным и в какой срок его перечислять. Не ставьте в ведомости дату «на всякий случай» — она должна совпадать с фактической датой перечисления денег, иначе отчётность по НДФЛ (6-НДФЛ) разойдётся с реальными платежами.
После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение на перечисление НДФЛ и взносов. Сроки уплаты установлены законодательством и периодически меняются — сверяйте их с актуальными нормами НК РФ, а не с памятью или старыми памятками.
Отражение в учёте и отчётность
Последний шаг месяца — документ «Отражение зарплаты в учёте» (раздел «Зарплата»). Он группирует начисления, удержания и взносы по способам отражения (счетам и статьям затрат). При обмене с «1С:Бухгалтерией» данные переносятся туда и формируют проводки: Дт 20/26/44 — Кт 70 по начислениям, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ, проводки по взносам на счёт 69.
Способы отражения задаются в настройках: для организации в целом, для подразделений и для отдельных сотрудников. Если весь персонал у вас «свалился» на один счёт затрат, а нужно разделять по подразделениям — проверьте, что в карточках подразделений указаны свои способы отражения.
Из ЗУП формируется регламентированная отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1. Перед отправкой используйте встроенную проверку отчёта — она покажет расхождения контрольных соотношений до того, как их найдёт налоговая.
Как проверить результат
Начислено минус НДФЛ и удержания равно сумме к выплате
Сумма к выплате не сходится с ведомостью или отрицательная
После выплаты по счёту нет разногласий с ведомостями, долг соответствует невыплаченным суммам
Зависшие суммы без документа-основания
Исчисленный налог равен удержанному по выплаченным доходам
Удержано больше или меньше исчисленного без причины
Взносы посчитаны у всех сотрудников с облагаемой базы
У части сотрудников взносы нулевые при ненулевом доходе
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пересчёт прошлого периода вручную. Расчётчик находит ошибку за прошлый месяц, открывает старый документ и правит его. Итог: сбитый НДФЛ, расхождения в отчётности, «висящие» суммы в ведомостях. Правильный путь — документы исправления и перерасчёта текущим периодом, которые программа создаёт автоматически при исправлении кадровых документов.
Вторая группа ошибок связана с отсутствующими документами: не введён больничный, забыли заявление на вычет, не оформили увольнение. Симптомы — неверный оклад, завышенный НДФЛ, сотрудник продолжает получать начисления после ухода. Лечится регламентом: перед расчётом сверять список отсутствующих и кадровые события месяца по отчётам «Остатки отпусков», «Сотрудники организаций».
FAQ
Чем отличается расчёт зарплаты в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?
В Бухгалтерии есть базовые документы «Начисление зарплаты» и ведомости, но нет полноценного кадрового учёта, сложных графиков, автоматических перерасчётов и части отчётности. Для организации с несколькими сотрудниками и простой пятидневкой этого достаточно; при сменных графиках, большом штате или кадровом документообороте нужен ЗУП.
Почему сотрудник не попал в документ «Начисление зарплаты и взносов»?
Проверьте три вещи: оформлен ли «Приём на работу» и не уволен ли сотрудник в этом месяце, назначены ли ему плановые начисления, не находится ли он в отпуске без сохранения зарплаты на весь месяц — в последнем случае начислять просто нечего, и это нормально.
Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?
Не редактируйте старые документы. Найдите документ, ставший причиной ошибки (например, кадровый или отсутствие), исправьте его — программа предложит ввести документ-исправление и сделает перерасчёт в текущем периоде. Переплата или недоплата отразится в следующем расчёте и ведомости.
Нужно ли вводить табель каждый месяц?
Нет, если сотрудники работают по стандартным графикам, а все отклонения оформляются отдельными документами. Табель нужен при сменных и гибких режимах, суммированном учёте или когда фактическое время систематически не совпадает с плановым графиком.
Почему НДФЛ в программе больше, чем я посчитал на калькуляторе?
Чаще всего причины такие: не введено заявление на вычеты, налог считается нарастающим итогом и «добирает» ранее неудержанные суммы, или доход сотрудника в прошлых периодах был отражён с ошибкой. Откройте отчёт «Анализ НДФЛ» по сотруднику — он показывает базу, вычеты и налог по месяцам, и расхождение видно сразу.
Как часто нужно обновлять программу для расчёта зарплаты?
Зарплатная конфигурация критична к обновлениям: меняются ставки, лимиты базы по взносам, формы отчётности и правила НДФЛ. Работать на релизе давностью больше нескольких месяцев рискованно — расчёт и отчёты могут не соответствовать текущему законодательству.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С считается автоматически, если корректно введены кадровые документы, графики и отклонения. Расчёт идёт цепочкой: начисление → НДФЛ и взносы → ведомость с точной датой выплаты → отражение в учёте. Ошибки прошлых периодов исправляйте только документами перерасчёта, а результат сверяйте по расчётным листкам и отчёту «Анализ НДФЛ».