Другое · 9 мин
Как в 1С провести зарплату умершему сотруднику
Как в 1С:ЗУП оформить прекращение трудового договора по смерти сотрудника, начислить и выплатить зарплату, удержать НДФЛ и выдать деньги родственникам.
Смерть сотрудника — особое основание прекращения трудового договора, и в 1С:Зарплата и управление персоналом оно оформляется иначе, чем обычное увольнение. Начисленная, но не выплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся суммы выдаются членам семьи умершего, а порядок обложения НДФЛ и взносами у таких выплат свой.
Ошибки в этой ситуации чреваты не только налоговыми доначислениями, но и конфликтом с родственниками: неверно удержанный НДФЛ, выплата «не тому» лицу или пропущенный документ в программе приводят к спорам и претензиям. Поэтому важно пройти весь путь последовательно: от кадрового приказа до ведомости на выплату и отражения в отчётности.
Ниже разобран рабочий порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: какие документы создать, как настроить начисления, как выплатить деньги наследникам и что проверить перед сдачей отчётности.
Какие документы понадобятся до начала работы в программе
Прежде чем вносить данные в 1С, у кадровой службы должны быть на руках два ключевых документа: свидетельство о смерти (или решение суда о признании гражданина умершим) и заявление члена семьи о выдаче причитающихся сумм. Без свидетельства о смерти кадровое увольнение по этому основанию оформлять нельзя — до получения документа сотрудник считается отсутствующим, и его зарплата просто не выплачивается.
Заявление на получение зарплаты вправе подать член семьи умершего или лицо, находившееся на его иждивении. К заявлению прикладывают документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении), и паспорт получателя. Эти данные понадобятся при оформлении ведомости на выплату — именно на основании заявления деньги выдаются конкретному человеку, а не «наследникам вообще».
Кадровое оформление: приказ о прекращении трудового договора
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». В поле «Сотрудник» выберите умершего работника, датой увольнения укажите дату смерти — именно она считается днем прекращения трудового договора, даже если свидетельство получено позже.
В поле «Основание увольнения» выберите пункт, связанный со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В реквизитах основания укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и орган ЗАГС. Эти данные попадут в приказ по форме Т-8 и в личную карточку сотрудника.
На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически рассчитает остаток неиспользованного отпуска. Проверьте корректность остатка: если сотрудник болел или был в отпуске без сохранения, стаж для компенсации мог быть скорректирован. При смерти сотрудника компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в полном объёме, как при обычном увольнении.
Начисление зарплаты и компенсаций умершему сотруднику
После проведения кадрового приказа создайте документ «Увольнение» с расчётом (если используете единый документ) либо отдельно «Начисление зарплаты и взносов» за последний месяц работы. Программа рассчитает оплату за фактически отработанные дни до даты смерти включительно, все положенные премии, надбавки и компенсацию отпуска.
Если на момент смерти есть невыплаченная зарплата за предыдущий месяц, она тоже включается в сумму к выдаче родственникам. Проверьте это через отчёт «Расчётный листок» или «Полное свод начислений»: задолженность перед сотрудником должна быть закрыта выплатой полностью.
Отдельно проверьте, нет ли у сотрудника оформленных больничных: если листок нетрудоспособности был открыт до смерти, пособие за дни до даты смерти начисляется и выплачивается родственникам в общем порядке. Пособие на погребение, если работодатель его выплачивает, оформляется отдельным начислением и в базу по взносам не входит.
- 1Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 2Проверьте расчёт компенсации отпуска и остаток задолженности по зарплате
- 3Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за последний период или используйте расчёт при увольнении
- 4Проверьте расчётный листок: все начисления, взносы и итог к выплате
- 5Переходите к оформлению выплаты члену семьи
НДФЛ и страховые взносы: что удерживать, а что нет
Ключевая особенность ситуации: суммы, начисленные умершему сотруднику и выплачиваемые членам семьи, не облагаются НДФЛ. Получатель не является налогоплательщиком по этим суммам, а у умершего обязанность по уплате налога прекращается смертью. Поэтому в 1С удержание НДФЛ с окончательного расчёта умершего производиться не должно.
Со страховыми взносами ситуация иная: взносы начисляются на выплаты за период, когда трудовые отношения существовали. То есть зарплата за отработанные дни и компенсация отпуска, начисленные за период до смерти, облагаются взносами в обычном порядке. Выплаты, произведённые уже после смерти и не связанные с трудовыми обязанностями (например, материальная помощь родственникам), в базу по взносам не включаются.
Проверьте настройку видов начислений в программе: для начислений, выплачиваемых после смерти и не относящихся к оплате труда, в карточке начисления должен быть указан соответствующий код дохода и признак необложения. Если типовые настройки удерживают НДФЛ — скорректируйте документ вручную или обратитесь к настройкам вида расчёта.
Выплата денег члену семьи: как оформить ведомость
Выплата оформляется документом «Ведомость в кассу» (или «Ведомость на счета», если родственник просит перечислить деньги на свой банковский счёт). В ведомости в поле получателя вручную укажите ФИО и паспортные данные члена семьи — получателя по заявлению. Сумма подтягивается из задолженности перед умершим сотрудником.
Если деньги выдаются наличными через кассу, получатель расписывается в расходном кассовом ордере, и к документу прикладывается копия его паспорта и заявления. Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи заявления, поэтому не затягивайте с проведением ведомости.
Если за причитающимися суммами никто не обратился, их нужно депонировать. В 1С создайте документ «Депонирование зарплаты»: сумма числится за организацией до востребования наследниками, которые смогут получить её в порядке наследования.
Отчётность и проверка результата
После всех операций проверьте, как данные попали в отчётность. В расчёте по страховым взносам умерший сотрудник отражается с начислениями за период до смерти. В отчёте 6-НДФЛ выплаты, не облагаемые налогом, не показываются как доход получателя — убедитесь, что программа не включила их ошибочно.
По форме СЗВ-ТД (или актуальному отчёту о кадровых событиях в ПФР/СФР) подаётся сведение о прекращении трудового договора с основанием «смерть работника». Проверьте, что документ увольнения проведён до формирования отчёта, иначе событие не попадёт в подборку.
Как проверить результат
Все начисления за период до смерти рассчитаны, НДФЛ к удержанию с финальной выплаты отсутствует
НДФЛ удержан с окончательного расчёта или компенсация отпуска не начислена
После ведомости долг перед сотрудником равен нулю или сумма депонирована
Остаток задолженности «висит» без ведомости и без депонирования
Дата увольнения совпадает с датой смерти, указаны реквизиты свидетельства
Дата увольнения — дата приказа или получения документов
Частые вопросы
Можно ли выплатить зарплату умершего на его банковскую карту?
Технически перевод возможен, пока банк не заблокировал счёт, но делать этого не стоит. Деньги на счёте умершего входят в наследственную массу, и получить их смогут только наследники через нотариуса. Правильный путь — выплата члену семьи по его заявлению через кассу или на счёт самого получателя.
Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?
Члены семьи (супруг, дети, родители и другие родственники по определению Семейного кодекса) и лица, находившиеся на иждивении умершего. Если обратилось несколько человек, выплату обычно производят тому, кто подал заявление с подтверждающими документами; при споре сумму депонируют до разрешения вопроса.
Что делать, если никто не обратился за зарплатой умершего?
Начисленные суммы депонируются документом «Депонирование зарплаты» в 1С и числятся в учёте до востребования. Наследники смогут получить эти деньги позже в составе наследственной массы через нотариуса.
Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск умершего взносами?
Да, поскольку она начислена за период действия трудового договора. Взносы рассчитываются в обычном порядке, а вот НДФЛ с этой суммы при выплате родственникам не удерживается.
Какой датой увольнять, если свидетельство о смерти получено через месяц?
Датой смерти, указанной в свидетельстве. Дата получения документа на расчёт не влияет: начисления считаются по дату смерти, а приказ оформляется тем днём, когда документы поступили в организацию.
Нужно ли подавать сведения об увольнении в СФР при смерти сотрудника?
Да, кадровое событие «прекращение трудового договора» по этому основанию подлежит отражению в отчётности в те же сроки, что и обычное увольнение. В 1С сведения формируются автоматически на основании проведённого документа «Увольнение».
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти с основанием по ст. 83 ТК РФ, зарплата и компенсации начисляются в обычном порядке, НДФЛ с выплаты родственникам не удерживается, взносы начисляются только за период до смерти. Деньги выдаются члену семьи по заявлению, а при отсутствии обращений — депонируются.