Другое · 10 мин
Как в 1С провести зарплату через банк
Как в 1С провести зарплату через банк: ведомость, реестр в банк, выписка, проводки и ошибки. Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.
Выплата зарплаты через банк (зарплатный проект) — стандартный способ расчётов с сотрудниками, при котором компания перечисляет деньги на карты работников одним реестром. В 1С эта операция отражается цепочкой документов: начисление зарплаты, ведомость в банк, выгрузка реестра и подтверждение оплаты по выписке. Если пропустить или перепутать шаги, возникают расхождения между учётом и банком, зависают суммы на счёте 70 и ломается отчётность по НДФЛ.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика документооборота одинакова.
Что нужно настроить до первой выплаты
Прежде чем формировать ведомость, проверьте базовые настройки. В карточке организации должен быть указан расчётный счёт, с которого будут уходить деньги. В разделе «Зарплата» (или «Настройки — Реквизиты организации» в Бухгалтерии) укажите зарплатный проект: банк, номер договора с банком, вид договора. В ЗУП зарплатные проекты заводятся в справочнике «Зарплатные проекты» в разделе «Выплаты».
У каждого сотрудника, получающего деньги на карту, в личной карточке должно быть заполнено поле «Зарплатный проект» и указан лицевой счёт в банке. Если лицевые счета ещё не открыты, сначала сформируйте заявление на открытие счетов — в ЗУП для этого есть документ «Заявка на открытие лицевых счетов», который тоже выгружается в банк.
Шаг 1. Начисление зарплаты и взносов
Первая часть операции — расчёт. В ЗУП создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»), укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить». Программа рассчитает оклады, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы. В 1С:Бухгалтерии аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры — Все начисления».
Проверьте итоговые суммы перед проведением: сверьте количество сотрудников, начислено к выплате и удержанный НДФЛ. Частая ситуация — в расчёт попадает уволенный сотрудник или, наоборот, не попадает вновь принятый. Исправить проще на этапе начисления, чем сторнировать после выплаты.
Проведите документ. На этом этапе формируются проводки: Дт 20 (26, 44) — Кт 70 по начислению и Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ. Именно сумма по кредиту 70 минус НДФЛ и прочие удержания определяет, сколько денег нужно перечислить в банк.
Шаг 2. Ведомость в банк
Основной документ выплаты — «Ведомость в банк». В ЗУП он создаётся в разделе «Выплаты — Ведомости в банк», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры — Ведомости в банк». Укажите месяц, зарплатный проект и дату выплаты — от даты зависит период, в котором будет отражён НДФЛ.
Нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников, у которых есть задолженность по зарплате и указан именно этот зарплатный проект. Колонка «К выплате» заполнится суммами на руки. Если сотрудник должен получить деньги частично (например, есть удержание по исполнительному листу), сумма скорректируется автоматически при условии, что удержания введены документами.
- 1Создайте «Ведомость в банк», укажите месяц, дату выплаты и зарплатный проект
- 2Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 3Проверьте лицевые счета: пустые строки подсвечиваются ошибкой
- 4Проведите ведомость
- 5Выгрузите реестр в файл или отправьте через 1С:Директбанк
- 6Дождитесь выписки банка и подтвердите оплату
Проведите ведомость. Важно понимать: сама по себе ведомость деньги не перечисляет — она фиксирует намерение выплатить и служит основанием для реестра в банк. Проводка по выплате появится только после документа списания с расчётного счёта.
Шаг 3. Выгрузка реестра в банк
Реестр — это файл с фамилиями, лицевыми счетами и суммами, который банк обрабатывает для зачисления денег на карты. В 1С есть два способа его передать.
Первый — выгрузка в файл. В форме ведомости нажмите «Выгрузить файл в банк» (или «Обмен с банками — Выгрузить»), укажите каталог сохранения. Полученный файл загрузите в клиент-банк вашей кредитной организации. Формат файла определяется зарплатным проектом — у разных банков он свой, но типовые конфигурации поддерживают форматы крупнейших банков.
Второй — прямой обмен через 1С:Директбанк, если банк его поддерживает. Тогда ведомость отправляется из программы одной кнопкой, а статус исполнения возвращается автоматически. Это исключает ошибки ручной загрузки файлов и ускоряет подтверждение выплаты.
Перед выгрузкой сверьте итоговую сумму реестра с суммой к выплате по ведомости. Если в банк уходит один платёж на всю зарплату, сумма платёжного поручения должна совпасть с итогом реестра до копейки — иначе банк вернёт документы на исправление.
Шаг 4. Списание с расчётного счёта и подтверждение выплаты
После того как банк исполнил реестр, в учёте нужно отразить само движение денег. При загрузке банковской выписки создаётся документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомости» (или «Перечисление заработной платы»). В нём обязательно укажите ведомость — тогда программа закроет задолженность перед конкретными сотрудниками.
Этот документ формирует проводку Дт 70 — Кт 51. Если выписка загружается автоматически, проверьте, что программа правильно подобрала ведомость: при нескольких ведомостях за месяц возможна привязка не к той.
В ЗУП дополнительно проверьте статус ведомости: после подтверждения оплаты она должна перейти в состояние «Оплачена». Если часть сумм банк не зачислил (например, счёт сотрудника закрыт), оформите возврат и отразите неполученную сумму — такие случаи обрабатываются документом о зачислении/незачислении зарплаты либо вручную в зависимости от конфигурации.
Как проверить результат
После выплаты нет кредитового остатка по выплаченным сотрудникам
Висит остаток — ведомость не закрыта списанием или выплата не прошла
Ведомость оплачена полностью
Часть строк не подтверждена — нужно разбираться с банком
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — банк может отклонить реестр
Заполнены у всех в ведомости
Есть пустые — выплата этим сотрудникам не пройдёт
Выплата аванса и отпускных через банк
Аванс оформляется той же «Ведомостью в банк», но в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Сумма либо задаётся фиксированно, либо рассчитывается как процент от оклада или за фактически отработанное время — способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики по зарплате.
Отпускные и другие межрасчётные выплаты проводятся отдельными ведомостями с указанием конкретного документа-основания (например, «Отпуск»). Объединять их с зарплатой за месяц в одну ведомость не стоит: у отпускных другие сроки перечисления НДФЛ и дата фактического получения дохода.
Сравнение вариантов передачи реестра
Подходит для любого банка; минус — ручная загрузка файла и контроль статуса
Автоматическая отправка и подтверждение; требует поддержки банком и настройки обмена
Возможна как перевод по реквизитам, но теряются преимущества реестра и контроль в 1С
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее частая проблема — несовпадение суммы платёжного поручения и реестра. Обычно причина в ручной правке ведомости после выгрузки файла. Правило простое: любые изменения вносятся в ведомость, после чего файл выгружается заново.
Вторая типичная ошибка — неправильная дата выплаты в ведомости. От неё зависит дата удержания НДФЛ и попадание сумм в отчёт 6-НДФЛ. Если реальная выплата прошла другим днём, дату ведомости нужно исправить до формирования отчётности.
FAQ
Можно ли выплатить зарплату через банк, если сотрудник хочет деньги на карту другого банка?
Да. В карточке сотрудника вместо зарплатного проекта указываются банковские реквизиты (БИК, номер счёта). В ведомости для таких сотрудников выбирается способ выплаты «через банк по реквизитам», а в банк передаётся отдельное платёжное поручение на каждого получателя, а не общий реестр.
Что делать, если банк не зачислил зарплату одному сотруднику?
Сначала уточните причину в банке — чаще всего это закрытый или ошибочный лицевой счёт. После возврата денег на расчётный счёт отразите поступление, исправьте реквизиты сотрудника и сформируйте новую ведомость только на него. Сторнировать всю ведомость из-за одной строки не нужно.
Нужно ли отдельное платёжное поручение на зарплату, если есть реестр?
Да, в большинстве случаев. Реестр говорит банку, кому зачислить деньги, а платёжное поручение — само распоряжение списать общую сумму с расчётного счёта. При прямом обмене через 1С:Директбанк платёжное поручение формируется и отправляется из программы вместе с реестром.
Как отменить ошибочно проведённую ведомость?
Если реестр ещё не отправлен в банк, ведомость можно просто пометить на удаление или распровести и исправить. Если файл уже ушёл, сначала отзовите платёж в банке, и только после подтверждения отзыва корректируйте документы в 1С — иначе возможна двойная выплата.
Проводится ли зарплата через банк, если в компании один сотрудник?
Механизм тот же: начисление, ведомость в банк, реестр или платёжное поручение, подтверждение по выписке. Для малого штата некоторые оформляют выплату напрямую платёжным поручением по реквизитам карты без зарплатного проекта — это допустимо, но ведомость в 1С всё равно нужна для корректного закрытия счёта 70 и учёта НДФЛ.
Когда перечислять НДФЛ при выплате через банк?
НДФЛ перечисляется в бюджет в сроки, установленные налоговым законодательством, по уведомлению в рамках единого налогового платежа. В 1С удержанный налог фиксируется в момент выплаты дохода, поэтому важно, чтобы дата ведомости совпадала с реальной датой списания денег — тогда данные для уведомления и отчёта 6-НДФЛ сформируются корректно.
Что важно запомнить
Цепочка выплаты зарплаты через банк в 1С: начисление → ведомость в банк → реестр → списание с расчётного счёта с привязкой к ведомости. Контролируйте лицевые счета, дату выплаты и совпадение сумм реестра и платёжного поручения, а результат проверяйте по остатку счёта 70 и статусу ведомости.