Другое · 10 мин
Как провести займ сотруднику в 1С
Как оформить и провести займ сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: договор займа, удержания из зарплаты, материальная выгода, НДФЛ и типичные ошибки.
Выдача займа сотруднику — операция на стыке зарплатного и бухгалтерского учёта. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный механизм: программа сама рассчитывает ежемесячное погашение, проценты и материальную выгоду по бесспроцентным и льготным займам, а также удерживает НДФЛ с этой выгоды. В 1С:Бухгалтерии без зарплатного модуля учёт ведётся вручную через операции и удержания.
Прежде чем заводить документы, убедитесь, что займ оформлен юридически: заключён письменный договор займа, в котором указаны сумма, срок, процентная ставка (или условие о беспроцентности) и порядок возврата — из зарплаты или отдельными платежами. От этих условий зависит, какие документы и настройки понадобятся в программе.
Ниже разобран порядок работы в 1С:ЗУП 3.1 как основном инструменте, особенности отражения в 1С:Бухгалтерии 3.0, расчёт материальной выгоды и типичные ошибки, из-за которых займы «зависают» в учёте или искажают расчёт НДФЛ.
Что подготовить перед отражением займа в программе
Проверьте, что в договоре займа прописаны ключевые параметры: сумма, срок возврата, ставка (или беспроцентность), график погашения — равными долями, в конце срока или по индивидуальному графику. Именно эти данные вводятся в документ, и расхождения между договором и программой приведут к неверным удержаниям.
Определите способ возврата. Если сотрудник гасит займ из зарплаты, понадобится его заявление на удержание — без него удерживать суммы сверх ограничений Трудового кодекса рискованно. Если сотрудник вносит деньги сам (в кассу или на расчётный счёт), в ЗУП займ всё равно заводят для расчёта материальной выгоды, но удержания из зарплаты не настраивают.
Уточните ставку: если она ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (для рублёвых займов) или займ беспроцентный, у сотрудника возникает материальная выгода, облагаемая НДФЛ по ставке 35%. Программа рассчитает её автоматически, но только если займ оформлен корректным документом, а не «вручную» через операции.
Оформление договора займа в 1С:ЗУП 3.1
Основной документ находится в разделе Зарплата → Займы сотрудникам → Договоры займа сотруднику. Если раздел недоступен, включите функциональность: Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления и удержания» и установите флажок «Займы сотрудникам».
В документе укажите сотрудника, дату выдачи, сумму займа, срок (в месяцах) и годовую ставку — для беспроцентного займа поставьте 0%. Выберите порядок погашения: ежемесячно (долг равными долями, проценты отдельно или вместе), в конце срока или по произвольному графику. Программа сразу покажет график платежей.
Если займ целевой — на приобретение жилья — и сотрудник принёс уведомление о праве на вычет, установите соответствующий флажок в документе: тогда материальная выгода начисляться не будет. Дату начала удержаний задайте с месяца, следующего за выдачей, или по условиям договора.
- 1Включите функциональность «Займы сотрудникам» в настройках состава начислений и удержаний
- 2Создайте документ «Договор займа сотруднику» и заполните сумму, ставку, срок и график
- 3Проверьте автоматически рассчитанный график платежей на соответствие бумажному договору
- 4Проведите документ и убедитесь, что в следующем расчёте зарплаты появились удержания по займу
- 5При наличии уведомления о вычете отметьте займ как целевой на жильё
Как отразить выдачу денег сотруднику
Сам документ «Договор займа сотруднику» регистрирует задолженность в зарплатном учёте, но фактическую выплату денег отражают отдельно. Если займ выдан через кассу или банк вместе с зарплатой, используются ведомости с видом операции «Займы сотрудникам» — сумма подставляется из договора займа.
Если деньги перечислены отдельным платежом, в ЗУП оформляют документ выдачи займа, а в бухгалтерской программе — «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа сотруднику» (счёт дебета 73.01 «Расчёты по предоставленным займам»). При синхронизации ЗУП и Бухгалтерии проверьте, чтобы сумма не задвоилась: выдача должна пройти один раз.
Признак корректного оформления: на счёте 73.01 по сотруднику висит дебетовое сальдо, равное выданной сумме, а в ЗУП в отчёте по займам отображается та же задолженность и график погашения.
Удержание платежей и расчёт материальной выгоды
При ежемесячном расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически подтягивает удержания по займу: погашение основного долга и проценты попадают на вкладку «Займы». Если займ беспроцентный или ставка ниже льготного порога, там же рассчитывается материальная выгода и НДФЛ с неё по ставке 35%.
Материальная выгода считается на последний день каждого месяца пользования займом, даже если платежи по графику вносятся в другие даты. Программа использует ключевую ставку ЦБ, актуальную на дату расчёта, поэтому сумма выгоды может меняться от месяца к месяцу при изменении ставки.
Если сотрудник увольняется, не погасив займ, удержать остаток из последней зарплаты можно только в пределах суммы расчёта и с его согласия. Оставшуюся задолженность переводят на договорной порядок возврата: в ЗУП прекращают удержания, а в бухучёте долг остаётся на 73.01 до фактического погашения.
Как проверить результат
Совпадает с непогашенной частью долга по графику
Сальдо не меняется месяцами или не совпадает с данными ЗУП
Ежемесячно появляются погашение долга и/или проценты
Строки пустые — проверьте дату начала удержаний в договоре
Начисляется по ставке 35% при льготном или беспроцентном займе
Выгода не считается — не включён механизм займов или займ оформлен вручную
Отражение займа в 1С:Бухгалтерии 3.0 без ЗУП
Если зарплата считается не в ЗУП, а в Бухгалтерии (или займ выдан там, где зарплатного модуля нет), все операции выполняются вручную. Выдача: документ «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа сотруднику», счёт 73.01.
Возврат займа из зарплаты оформляется документом «Операция, введённая вручную»: Дт 70 Кт 73.01 на сумму удержания. Начисленные проценты отражаются проводкой Дт 73.01 Кт 91.01 и признаются прочим доходом организации. Материальную выгоду и НДФЛ с неё в этом случае придётся считать самостоятельно и начислять проводкой Дт 70 Кт 68.01.
Этот вариант трудоёмок и чувствителен к ошибкам: нет автоматического графика, контроля остатка и расчёта выгоды. Если займы выдаются регулярно, разумнее вести их в ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.
Сравнение вариантов учёта
Автоматический график, удержания, материальная выгода и НДФЛ. Подходит для регулярной выдачи займов; требует корректной настройки обмена с Бухгалтерией.
Подходит для разового займа без зарплатного модуля. Минус — ручной расчёт процентов, выгоды и НДФЛ, выше риск ошибок.
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — займ оформлен только бухгалтерскими проводками, без документа «Договор займа сотруднику». В этом случае ЗУП не видит задолженность: удержания не рассчитываются, материальная выгода не начисляется, и при проверке НДФЛ возникнет недоимка.
Вторая ошибка — неверная дата начала удержаний или дата выдачи в договоре, из-за чего первый платёж пропускается или задваивается. Третья — ручная корректировка удержаний в расчёте зарплаты: такие правки не меняют график в договоре, и в следующем месяце программа снова посчитает по-старому, а остаток долга разойдётся с бухучётом.
Помните и об ограничениях: проценты по займу — доход организации, облагаемый налогом на прибыль или УСН; прощение долга сотруднику признаётся его доходом и облагается НДФЛ, а страховые взносы на прощённую сумму — спорный вопрос, который лучше урегулировать с учётом позиции вашей налоговой инспекции.
Частые вопросы
Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику и что с налогами?
Можно, закон это не запрещает. Но у сотрудника ежемесячно возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой организация как налоговый агент удерживает НДФЛ по ставке 35%. Исключение — займы на покупку или строительство жилья при подтверждённом праве на имущественный вычет.
Что делать, если сотрудник хочет погасить займ досрочно?
В ЗУП досрочное погашение отражают изменением графика в договоре займа или документом возврата, если деньги вносятся через кассу/банк. После полного погашения убедитесь, что удержания в расчёте зарплаты прекратились, а сальдо на 73.01 закрылось.
Как быть, если сотрудник уволился, не вернув займ?
Из окончательного расчёта удержать можно только сумму в пределах причитающихся выплат и с согласия сотрудника. Остаток долга остаётся на счёте 73.01 и взыскивается по договору: добровольными платежами или через суд. В ЗУП удержания из зарплаты после увольнения прекращают.
Почему в начислении зарплаты не появляются удержания по займу?
Проверьте три вещи: включена ли функциональность «Займы сотрудникам» в настройках, проведён ли документ «Договор займа сотруднику» и не наступила ли дата начала удержаний, указанная в графике. Чаще всего причина — дата начала удержаний установлена на следующий месяц.
Нужно ли начислять страховые взносы на сумму займа?
Нет. Выдача и возврат займа — не оплата труда, объектом обложения взносами эти суммы не являются. Взносы также не начисляются на материальную выгоду от экономии на процентах — она облагается только НДФЛ.
Облагается ли НДФЛ прощённый займ сотруднику?
Да. При прощении долга (подписании соглашения о прощении или дарении) сотрудник получает экономическую выгоду в размере невозвращённой суммы, которая облагается НДФЛ по ставке 13% (15% при превышении порога). Организация удерживает налог при ближайшей выплате дохода или сообщает в налоговую о невозможности удержания.
Что важно запомнить
Оформляйте займ документом «Договор займа сотруднику» в ЗУП — тогда удержания, проценты, материальная выгода и НДФЛ 35% рассчитаются автоматически. Выдачу денег отражайте один раз на счёте 73.01, сверяйте остаток долга между ЗУП и бухучётом, а ручные правки удержаний заменяйте корректировкой графика в договоре.