Как в 1С провести выплату зарплаты через кассу

Выплата заработной платы наличными через кассу — стандартная операция, которая в 1С оформляется двумя связанными документами: ведомостью на выплату и расходным кассовым ордером (РКО). Ведомость фиксирует, кому и сколько начислено к выдаче, а РКО отражает фактическое движение денег по кассе и формирует проводку Дт 70 Кт 50.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведомость создаётся в разделе зарплатных документов, а проводки передаются в бухгалтерскую программу при синхронизации. В 1С:Бухгалтерии вся цепочка выполняется в одной базе: от ведомости до кассового документа.

Ниже разобран полный цикл: от проверки начислений до закрытия ведомости, включая депонирование невыданных сумм, типичные ошибки и контрольные точки, по которым можно убедиться, что выплата прошла корректно.

Подготовка: что проверить перед выплатой

Прежде чем создавать ведомость, убедитесь, что зарплата за период полностью начислена и рассчитана. В ЗУП это документы «Начисление зарплаты и взносов», в Бухгалтерии — «Начисление зарплаты». Если по сотруднику есть непроведённые начисления, сумма к выплате в ведомости будет занижена или сотрудник не попадёт в список вовсе.

Проверьте остаток задолженности перед работниками. В ЗУП это удобно сделать отчётом «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Полное сводное начисление зарплаты» или «Задолженность по зарплате». В Бухгалтерии подойдёт оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70. Сумма к выплате должна совпадать с кредитовым сальдо по счёту 70 за минусом уже выплаченных авансов.

Отдельно проверьте удержания: НДФЛ должен быть исчислен, алименты и прочие удержания — рассчитаны. Ведомость в кассу автоматически заполняется суммой «к выплате» с учётом всех удержаний, но только если расчёт завершён корректно.

Создание ведомости в кассу в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Выплаты» и выберите пункт «Ведомости в кассу». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, месяц начисления (период, за который выплачивается зарплата) и дату выплаты. В поле «Выплачивать» выберите «Зарплату за месяц» — от этого зависит, какие суммы программа подберёт автоматически.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, которым по выбранному периоду есть задолженность к выплате, и проставит суммы. Если нужно выплатить только части сотрудников, используйте кнопку «Подбор» или удалите лишние строки вручную. Каждую строку можно открыть и посмотреть расшифровку суммы.

После заполнения проведите документ. С этого момента суммы считаются «зарезервированными» под выплату: при повторном создании ведомости за тот же период эти сотрудники уже не попадут в подбор, что защищает от двойной выплаты.

1. 1
   Раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, месяц и дату выплаты, способ «Зарплату за месяц»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   При синхронизации с Бухгалтерией проверьте, что ведомость и РКО перенеслись
6. 6
   Сверьте проводку Дт 70 Кт 50 и остаток по счёту 70

Оформление выплаты в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты» (в некоторых версиях — «Зарплата» → «Ведомости в кассу»). Создайте документ, укажите месяц начисления и способ выплаты «Через кассу». Кнопка «Заполнить» подберёт сотрудников с задолженностью.

После проведения ведомости создайте расходный кассовый ордер. Удобнее всего — кнопкой «Создать на основании» прямо из ведомости: программа сама подставит вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям», сумму и ссылку на ведомость. Укажите номер и дату РКО в соответствии с кассовой книгой.

Проведённый РКО формирует проводку Дт 70 Кт 50.1 на общую сумму ведомости. Если выплата происходит частями в разные дни, создавайте отдельный РКО на каждую фактическую выдачу — сумма по всем РКО, привязанным к ведомости, не должна превышать итог ведомости.

Если в Бухгалтерии ведомость не заполняется автоматически, чаще всего причина в том, что начисление зарплаты проведено другим месяцем или по другой организации. Проверьте соответствие периода начисления и организации в шапке ведомости — в большинстве случаев проблема именно в этом.

Оплата ведомости и закрытие выплаты

Факт выдачи денег сотрудникам фиксируется оплатой ведомости. В ЗУП ведомость считается оплаченной, когда на её основании зарегистрирован кассовый документ — при синхронизации с Бухгалтерией статус оплаты передаётся автоматически. До подтверждения оплаты суммы числятся как задолженность.

Срок выдачи наличной зарплаты по кассе ограничен: деньги, снятые со счёта на зарплату, должны быть выданы в течение установленного количества рабочих дней (обычно до пяти, включая день получения наличных в банке). По истечении срока невыданные суммы подлежат депонированию.

Депонирование оформляется отдельной операцией. В ЗУП — документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты»), который создаётся по неоплаченным строкам ведомости. В Бухгалтерии депонирование отражается проводкой Дт 70 Кт 76.4. После этого ведомость закрывается, а депонированные суммы выплачиваются сотрудникам позже по отдельному заявлению через новый РКО.

Проводки и контроль результата

Стандартная цепочка проводок при выплате зарплаты через кассу выглядит так: начисление — Дт 20 (26, 44 и др.) Кт 70; удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01; выдача из кассы — Дт 70 Кт 50.1; депонирование — Дт 70 Кт 76.4; выплата депонированной суммы — Дт 76.4 Кт 50.1.

После завершения выплаты сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за период. Если вся задолженность выплачена, кредитовое сальдо по сотрудникам, включённым в ведомость, должно обнулиться (либо остаться только депонированная часть на счёте 76.4). Сверьте также оборот по дебету 70 с суммой проведённых РКО.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70 после выплаты

Норма

Задолженность по выплаченным сотрудникам закрыта

Тревожный признак

Осталась кредитовая задолженность при отсутствии депонирования

Сумма РКО и ведомости

Норма

РКО равен итогу ведомости или сумме фактически выданных частей

Тревожный признак

РКО больше итога ведомости или не привязан к ней

Кассовая книга

Норма

Остаток наличных в программе совпадает с фактическим

Тревожный признак

Есть расхождения между данными 1С и наличными в кассе

Типичные ошибки при выплате через кассу

Самая частая ошибка — ручное редактирование сумм в ведомости без анализа расчёта. Если сумма к выплате неверна, причина почти всегда в начислении или удержаниях, а ручная правка ведомости создаёт расхождение с расчётными листками и регистрами НДФЛ.

Вторая распространённая проблема — выплата без привязки РКО к ведомости. Если РКО создан вручную с видом операции «Прочий расход» вместо «Выплата заработной платы по ведомостям», ведомость останется неоплаченной, а в ЗУП при синхронизации выплата не закроется и задолженность «повиснет».

Третья группа ошибок связана с датами: дата выплаты в ведомости влияет на дату фактического получения дохода для НДФЛ. Некорректная дата приводит к ошибкам в 6-НДФЛ, которые приходится исправлять уточнёнными расчётами.

Особые сценарии и ограничения

Если часть сотрудников получает зарплату на карту, а часть — наличными, создавайте разные ведомости: «Ведомость в банк» (или на зарплатный проект) и «Ведомость в кассу». Способ выплаты у сотрудника задаётся в его карточке или в реквизитах подразделения, но ведомость всегда можно заполнить подбором вручную.

Для выплаты аванса через кассу используется та же ведомость, но в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Программа рассчитает сумму по установленному способу: процентом от оклада, фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца — в зависимости от настроек учётной политики.

Учтите ограничение: расчёты наличными между организацией и работниками по зарплате законодательно допустимы, но требуют строгого ведения кассовой книги и соблюдения лимита остатка кассы, если он установлен. Микропредприятия и ИП могут работать без лимита, однако порядок должен быть закреплён приказом.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ведомость не заполняется автоматическиПроверьте, что начисление проведено за тот же месяц и по той же организации

Часть сотрудников не получила деньги в срокОформите депонирование и закройте ведомость, выплату проведите позже отдельным РКО

Нужно выплатить только нескольким сотрудникамИспользуйте кнопку «Подбор» вместо «Заполнить» и добавьте нужных сотрудников вручную

После синхронизации ЗУП и Бухгалтерии выплата не закрыласьПроверьте, что РКО создан на основании ведомости с правильным видом операции

Частые вопросы

Можно ли выплатить зарплату через кассу без ведомости, одним РКО?

Технически в Бухгалтерии можно создать РКО с выплатой отдельному сотруднику без ведомости, но это нарушает штатную схему учёта: в ЗУП выплата не отразится, задолженность не закроется корректно, а отчёты по зарплате покажут расхождения. Ведомость — обязательный элемент цепочки.

Что делать, если сотрудник уволен, а зарплата не выдана?

Невыданную при увольнении сумму депонируйте в общем порядке. Выплата производится по заявлению бывшего работника через отдельный РКО с проводкой Дт 76.4 Кт 50.1. Сроки обращения за депонированной зарплатой ограничены сроком исковой давности.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость?

Если РКО ещё не создан, пометьте ведомость на удаление или отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если РКО уже проведён, сначала отмените его проведение, затем корректируйте ведомость. Не удаляйте документы, по которым уже сданы отчёты, — используйте корректировочные документы.

Почему сумма в ведомости меньше, чем в расчётном листке?

Ведомость заполняется суммой к выплате: начислено минус НДФЛ и удержания, минус ранее выплаченный аванс. Сравнивайте не с общей суммой начислений, а со строкой «К выплате» в расчётном листке — эти цифры должны совпасть.

Нужно ли пробивать кассовый чек при выплате зарплаты?

Выплата заработной платы работникам не является расчётом в смысле закона о ККТ, поэтому онлайн-касса при выдаче зарплаты не применяется. Достаточно расходного кассового ордера и подписи сотрудника в ведомости.

Как выплатить зарплату через кассу, если основной способ — зарплатный проект?

Создайте отдельную ведомость в кассу и заполните её подбором нужных сотрудников. Способ выплаты, указанный в карточке сотрудника, не мешает разовой выплате наличными — важно, чтобы сумма не была уже включена в ведомость в банк за тот же период.