Как в 1С провести выходное пособие при увольнении

Выходное пособие при увольнении — одна из тех выплат, где ошибка в программе приводит сразу к нескольким проблемам: неверный расчет среднего заработка, неправильное обложение НДФЛ и взносами, расхождения в отчетности 6-НДФЛ и РСВ. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен штатный механизм, но он корректно срабатывает только при правильной настройке вида расчета и основания увольнения.

В типовой конфигурации пособие начисляется либо автоматически документом «Увольнение», либо отдельным документом «Простои, отсутствия» / разовым начислением — в зависимости от того, как настроен план видов расчета. Ниже разберем рабочий порядок действий, контрольные точки и типичные ошибки, из-за которых пособие «не считается» или облагается налогами неправильно.

Когда пособие положено и как это влияет на расчет

Выходное пособие обязательно при увольнении по сокращению штата, ликвидации организации и в ряде других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и локальными актами. Размер обычно привязан к среднему месячному заработку: от двухнедельного до месячного, а по соглашению сторон или коллективному договору — больше.

От основания увольнения зависит, какой вид расчета подставит программа и как выплата будет облагаться. Пособие в пределах трех средних месячных заработков (шести — для работников Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и страховыми взносами; сумма превышения облагается. Если в документе увольнения указано неверное основание, программа может применить не тот лимит.

Проверка настроек перед начислением

До оформления увольнения убедитесь, что в программе включен нужный функционал. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Компенсирующие выплаты» и проверьте, что отмечена возможность начисления выходного пособия и компенсаций при увольнении.

Затем проверьте сам вид расчета: «Настройка» → «Начисления» → найдите «Выходное пособие». На вкладке «Налоги, взносы, учет» у него должно быть указано, что начисление не облагается НДФЛ и взносами в пределах установленного лимита. Если в вашей базе вид расчета изменяли вручную или создавали копированием, именно здесь чаще всего скрывается причина неверного обложения.

Оформление увольнения и начисление пособия

Стандартный путь — документ «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Увольнение» (или «Зарплата» → «Увольнения»). Заполните сотрудника, дату увольнения и основание — именно от основания зависит состав компенсаций. Если при увольнении положено пособие, в документе появится соответствующая закладка или строка в таблице начислений.

На вкладке «Компенсации» (или в табличной части начислений) укажите количество дней или месяцев пособия. Программа автоматически рассчитает средний заработок по тем же правилам, что и для отпускных/командировок, но за расчетный период для выходного пособия — по своей методике. Сумму можно открыть и посмотреть расшифровку: какие начисления вошли в базу среднего заработка.

1. 1
   Проверьте настройку состава начислений: включены компенсации при увольнении
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
3. 3
   На вкладке компенсаций задайте количество дней/месяцев пособия
4. 4
   Откройте расчет среднего заработка и сверьте базу и период
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы: лимит в три средних заработка не облагается
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника
7. 7
   Выплатите пособие ведомостью в день увольнения

Как программа считает средний заработок

Средний заработок для выходного пособия считается из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за расчетный период — как правило, 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник отработал меньше, берется фактический период работы.

Если расчет выглядит странным, откройте в документе форму расчета среднего (кнопка с суммой или «Показать подробности расчета»). Типовые причины искажений: не проведены документы начисления за прошлые месяцы, премии введены документом с неверным периодом, либо сотрудник был принят недавно и расчетный период фактически пуст.

НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

После проведения документа проверьте налоги. Необлагаемая часть пособия в 6-НДФЛ не показывается как доход, облагаемое превышение отражается с кодом дохода, предусмотренным для таких выплат. Взносы начисляются только на сумму сверх лимита.

Быстрый контроль: сформируйте «Расчетный листок» сотрудника и отчет «Анализ НДФЛ» или «Анализ взносов» за месяц увольнения. Если пособие целиком попало в облагаемую базу — почти наверняка в виде расчета нарушена настройка налогообложения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в документе увольнения

Норма

Расчетный период заполнен, база соответствует начислениям

Тревожный признак

Пустой период или нулевая база при наличии зарплаты

НДФЛ с пособия

Норма

Не удержан с суммы в пределах трехкратного заработка

Тревожный признак

Налог удержан со всей суммы пособия

Взносы

Норма

Начислены только на превышение лимита

Тревожный признак

Взносы посчитаны со всей суммы

Расчетный листок

Норма

Пособие показано отдельной строкой как необлагаемое

Тревожный признак

Пособие слилось с обычной зарплатой

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пособие не появляется в документе увольнения. Причина: не включена настройка компенсирующих выплат или основание увольнения не предполагает пособия. Вторая по частоте — неверный средний заработок из-за непроведенных документов прошлых периодов: сначала проведите начисления, затем пересчитайте увольнение.

Если ошибку обнаружили после выплаты и сдачи отчетности, исправляйте через сторнирование и корректировочные документы, а затем подавайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ. Ручное редактирование проведенного документа задним числом без пересчета налогов — прямой путь к расхождениям между учетом и отчетностью.

Если типового вида расчета недостаточно

Когда пособие выплачивается по соглашению сторон в повышенном размере, штатный вид расчета справляется: укажите нужное количество месяцев, лишнее сверх лимита обложится автоматически. Если же методика расчета нестандартная (например, фиксированная сумма без привязки к среднему), создайте копию вида расчета с формулой «фиксированной суммой» и корректными настройками налогов — не меняйте типовой вид, чтобы не сломать обновления.

Частые вопросы

Почему в документе «Увольнение» нет строки с выходным пособием?

Проверьте две вещи: включена ли настройка компенсирующих выплат в «Настройке состава начислений и удержаний» и предполагает ли выбранное основание увольнения выплату пособия. При увольнении по собственному желанию пособие по умолчанию не предлагается — для соглашения сторон добавьте начисление вручную в таблицу документа.

Как начислить пособие за второй месяц после сокращения?

Используйте разовое начисление тем же видом расчета «Выходное пособие» (документ «Разовые начисления» или премия с этим видом расчета) в месяце, когда бывший работник подтвердил отсутствие трудоустройства. Средний заработок берется тот же, что при увольнении.

Облагается ли пособие НДФЛ, если оно больше трех окладов?

Не облагается только часть в пределах трех средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера). Превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами. Программа делит сумму автоматически, если вид расчета настроен корректно.

Можно ли выплатить пособие фиксированной суммой без расчета среднего?

Да, если это предусмотрено соглашением или локальным актом. Создайте копию вида расчета с результатом фиксированной суммой и правильными настройками налогообложения — лимит в три средних заработка при этом все равно применяется, его придется контролировать вручную.

Что делать, если пособие ошибочно обложили НДФЛ полностью?

Сначала проверьте настройку вида расчета на вкладке «Налоги, взносы, учет». Затем сторнируйте неверное начисление, начислите заново корректным видом расчета, пересчитайте налог и при необходимости верните излишне удержанный НДФЛ работнику. Отчетность подайте уточненную.