Как в 1С провести возврат НДФЛ сотруднику

Излишне удержанный НДФЛ возникает, когда программа по ошибке удержала налог больше положенного: например, вычет на ребёнка применили не с начала года, сотрудник поздно принёс уведомление на имущественный вычет или изменился его налоговый статус. Вернуть такой налог обязан налоговый агент — работодатель, и в 1С для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат НДФЛ».

Важно различать две ситуации: излишне удержанный налог (деньги уже взяты у сотрудника сверх нормы) и отрицательный НДФЛ, возникший при пересчёте (налог к возврату из бюджета). В первом случае сумма возвращается сотруднику на счёт, во втором сначала формируется задолженность бюджета перед сотрудником, которую тоже нужно погасить выплатой. Оба сценария в 1С:ЗУП закрываются одним механизмом.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), а также особенности отражения возврата в 1С:Бухгалтерии и контроль результата по отчётам. Процедура регламентирована статьёй 231 НК РФ: возврат производится за счёт сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет, по заявлению сотрудника.

Когда возникает излишне удержанный НДФЛ и что проверить перед возвратом

Типичные причины переплаты: вычет на детей применён не с начала года из-за поздно поданного заявления, сотрудник принёс уведомление из ИФНС на имущественный вычет в середине года, сменился статус с нерезидента на резидента, либо ошибочно введён доход. Во всех случаях сначала выполняется пересчёт налога (документом «Пересчёт НДФЛ» или автоматически при вводе вычета задним числом), и только потом оформляется возврат.

Перед оформлением откройте отчёт «Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам — Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Если в колонке «Излишне удержано» или в итоге стоит отрицательное сальдо по удержанному налогу — основание для возврата есть. Если переплаты в отчёте нет, документ «Возврат НДФЛ» просто нечем будет заполнить: программа подбирает сумму автоматически по данным учёта.

Контрольные точки

Как проверить наличие переплаты

Отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»

Норма

Есть сумма в колонке «Излишне удержано» или отрицательное сальдо удержанного налога

Тревожный признак

Сальдо нулевое или положительное — возвращать нечего, документ не заполнится

Регистр расчётов после пересчёта

Норма

Пересчёт НДФЛ проведён, сумма к возврату видна в учёте

Тревожный признак

Пересчёт не выполнялся — сначала создайте документ «Пересчёт НДФЛ»

Получение заявления и подготовительные действия

По статье 231 НК РФ возврат производится только на основании письменного заявления сотрудника с указанием банковского счёта. Возврат наличными через кассу не допускается — это прямое требование налогового кодекса. Заявление храните вместе с платёжными документами: при проверке ИФНС запросит его в первую очередь.

В ЗУП реквизиты счёта сотрудника должны быть заполнены в карточке физического лица (раздел «Выплаты, учёт зарплаты» — место выплаты «На счёт в банке»). Если сотрудник указал в заявлении счёт, которого нет в программе, добавьте его до формирования ведомости, иначе выплата уйдёт на старые реквизиты или не сформируется вовсе.

Оформление документа «Возврат НДФЛ» в 1С:ЗУП

Документ находится в разделе «Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ» (в некоторых настройках интерфейса — «Зарплата — Возвраты НДФЛ»). Создайте новый документ, укажите организацию, сотрудника и месяц, в котором производится возврат. Поле суммы заполняется автоматически по кнопке «Подобрать» или «Заполнить» — программа подтянет излишне удержанный налог по данным регистров.

Если сумма не подобралась, проверьте дату документа: возврат видит только переплату, отражённую в учёте на дату документа. Также убедитесь, что пересчёт оформлен именно как излишне удержанный налог, а не как «недоимка» прошлых периодов — это разные состояния в регистрах.

После заполнения проведите документ. Он формирует движения по регистрам расчётов с бюджетом по НДФЛ и готовит основание для выплаты. Сам по себе документ деньги не перечисляет — нужна ведомость.

1. 1
   Возьмите у сотрудника заявление с реквизитами банковского счёта
2. 2
   Выполните пересчёт налога: документ «Пересчёт НДФЛ» или корректное введение вычета задним числом
3. 3
   Проверьте переплату отчётом «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»
4. 4
   Создайте документ «Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ — Создать», укажите сотрудника и месяц
5. 5
   Нажмите «Заполнить» или «Подобрать» — сумма подтянется автоматически, проведите документ
6. 6
   Создайте ведомость на счета: «Выплаты — Ведомости на счета», вид выплаты «Возврат НДФЛ», заполните по документу-основанию
7. 7
   Проведите ведомость, выгрузите платёжное поручение в банк или зарегистрируйте выплату
8. 8
   Проверьте результат отчётом: сальдо по излишне удержанному НДФЛ должно закрыться

Выплата суммы через ведомость

Возврат выплачивается отдельной ведомостью, а не вместе с зарплатой. Создайте документ «Ведомость на счета» (или «Ведомость в банк» при зарплатном проекте), в поле «Выплачивать» выберите «Возврат НДФЛ» и заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с непогашенными суммами возврата.

Дата ведомости определяет период отражения выплаты в отчётности. Возврат НДФЛ не является доходом сотрудника, поэтому в 6-НДФЛ он показывается не как выплата дохода, а в специально отведённых строках как возвращённый налог. Убедитесь, что дата фактического перечисления денег совпадает с датой ведомости — расхождение может исказить данные отчётности.

Возврат НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механика похожая: документ «Возврат НДФЛ» находится в разделе «Зарплата и кадры — НДФЛ — Возвраты НДФЛ» (доступен при ведении полного учёта зарплаты в программе). Документ заполняется вручную или автоматически по сотруднику, после чего переплата выплачивается через ведомость на выплату зарплаты с соответствующим видом операции.

Если зарплата ведётся во внешней программе (ЗУП), а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, документ возврата оформляется в ЗУП, а в бухучёт попадает синхронизацией. Проверьте, что после обмена документ появился в Бухгалтерии и отражение по счёту 68.01 корректно: излишне удержанный налог уменьшает задолженность перед бюджетом.

Отражение в 6-НДФЛ и контроль результата

Возвращённый налог отражается в расчёте 6-НДФЛ в строках, предназначенных для возвращённых сумм (в разделе 1 — возврат за последние три месяца, в разделе 2 — нарастающим итогом с начала года). Это не доход и не вычет, поэтому в раздел 2 как выплата дохода возврат не попадает.

После проведения всех документов сформируйте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» за год: колонка «Излишне удержано» должна обнулиться, а «Возвращено» — показать выплаченную сумму. Дополнительно сверьте отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» и сам расчёт 6-НДФЛ: сумма возврата в отчёте должна совпасть с ведомостью.

Особые сценарии и ограничения

Смена налогового статуса

Если сотрудник в течение года был нерезидентом (ставка 30%), а затем стал резидентом, пересчёт по ставке 13% выполняется только по итогам налогового периода. В середине года оформлять возврат нельзя, даже если программа показывает переплату, — это одна из самых частых ошибок.

Имущественный вычет по уведомлению

При получении уведомления из ИФНС работодатель возвращает налог, удержанный с начала года. В ЗУП вводится документ «Уведомление о праве на вычет» (или «Операция учёта НДФЛ» в частных случаях), программа пересчитывает налог, а переплата возвращается стандартным документом «Возврат НДФЛ» по описанной выше схеме.

Уволенный сотрудник

Возврат бывшему работнику оформляется так же: заявление, документ «Возврат НДФЛ», ведомость на счёт. Ограничение — сотрудник не должен быть «закрыт» в учёте с обнулением всех взаиморасчётов до проведения возврата, иначе сумма не подберётся.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Переплата видна в отчёте и есть заявление с реквизитамиОформляйте «Возврат НДФЛ» и ведомость на счёт

Переплаты в отчёте нет, но сотрудник уверен в излишнем удержанииСначала выполните «Пересчёт НДФЛ» и проверьте правильность вычетов и доходов

Переплата возникла из-за смены статуса нерезидента на резидентаДождитесь конца года — пересчёт и возврат выполняются по итогам налогового периода

Сумм НДФЛ к перечислению не хватает для покрытия возвратаПодайте в ИФНС заявление о возврате из бюджета и отразите поступление отдельно

Частые вопросы

Можно ли вернуть НДФЛ наличными из кассы?

Нет. Статья 231 НК РФ допускает возврат только в безналичной форме на банковский счёт, указанный сотрудником в заявлении. Выплата через кассу — нарушение, которое налоговая трактует как неисполнение обязанности по возврату.

Документ «Возврат НДФЛ» не заполняется суммой. Что делать?

Программа подбирает только излишне удержанный налог, отражённый в учёте. Проверьте отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»: если переплаты нет, выполните пересчёт налога, проверьте дату документа возврата и убедитесь, что вычеты введены корректным периодом.

Нужно ли показывать возврат в 6-НДФЛ?

Да. Возвращённые суммы отражаются в специальных строках расчёта: в разделе 2 нарастающим итогом и в разделе 1 за последние три месяца отчётного периода. Как доход сотрудника возврат не показывается.

Чем возврат НДФЛ отличается от зачёта переплаты?

Возврат — это перечисление денег сотруднику по его заявлению. Зачёт возможен только внутри учёта: например, излишне удержанный налог засчитывается при последующих начислениях. Для излишне удержанного НДФЛ НК предписывает именно возврат, зачёт против будущего налога того же сотрудника не предусмотрен.

Можно ли вернуть НДФЛ уволенному сотруднику?

Да, порядок тот же: заявление с реквизитами, документ «Возврат НДФЛ», ведомость на счёт. Увольнение не отменяет обязанность работодателя вернуть излишне удержанный налог.