Другое · 11 мин
Как провести военные сборы в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить военные сборы в 1С:ЗУП — отсутствие с сохранением среднего заработка, настройка вида расчета, начисление и отражение в учете.
Военные сборы — это период, когда сотрудник отсутствует на работе по вызову военкомата, но за ним по закону сохраняется рабочее место и средний заработок. Для бухгалтерии это означает две задачи: корректно оформить отсутствие в кадровом учете и правильно начислить оплату, чтобы она попала в расчет среднего заработка, налоги и отчетность без ошибок.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен типовой механизм — документ отсутствия с сохранением оплаты. В «1С:Бухгалтерии» механизм проще: начисление создается вручную через вид начисления. Ниже разобраны оба варианта, настройка вида расчета, проверка среднего заработка и типичные ошибки, из-за которых оплата сборов искажает расчеты.
Компенсация расходов работодателя по военным сборам впоследствии возмещается из бюджета через военкомат, поэтому важно, чтобы начисление было оформлено документально чисто: приказ, табель, расчет среднего заработка и отдельный вид начисления для сверки сумм к возмещению.
Что проверить до оформления документа
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас есть основание: повестка из военкомата и приказ руководителя об освобождении сотрудника от работы на период сборов. Именно даты из повестки должны совпадать с периодом отсутствия в 1С — расхождения станут проблемой при возмещении средств и при проверках.
Проверьте, что в базе корректно заполнены данные для расчета среднего заработка: сотрудник принят на работу, ему начислялась зарплата в расчетном периоде (по общему правилу — 12 предшествующих месяцев), график работы заполнен. Если сотрудник недавно принят и расчетный период пуст, средний заработок будет рассчитан из фактически отработанного времени или оклада — это норма, но сумму стоит проверить вручную.
Настройка вида расчета для оплаты сборов
В типовой 1С:ЗУП вид расчета «Оплата времени нахождения на военных сборах» обычно уже присутствует в плане видов расчета «Начисления». Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите его поиском. Если начисления нет или конфигурация доработана, создайте его вручную.
Ключевые параметры вида расчета: назначение — «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», способ расчета — по среднему заработку, начисление выполняется документом отсутствия. На вкладке налогов и взносов проверьте: НДФЛ — облагается (код дохода 2000), страховые взносы — облагаются в общем порядке. Ошибки в этих полях приводят к неверной отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
В «1С:Бухгалтерии» зайдите в «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» и создайте новый элемент: назовите его, например, «Оплата военных сборов», укажите код дохода по НДФЛ 2000, обложение взносами, а флаг «Входит в базу среднего заработка» установите в соответствии с принятым в учете порядком — сама оплата сборов в базу среднего заработка для последующих расчетов не включается.
Оформление отсутствия в 1С:ЗУП
Основной документ — «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия с сохранением оплаты»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите вид отсутствия «Военные сборы» и период по повестке. Если вид отсутствия недоступен, проверьте настройку видов расчета и прав на документ.
На вкладке «Оплата» программа автоматически рассчитает среднедневной заработок и сумму начисления. Откройте расчет по кнопке с зеленым кружком у поля «Средний заработок» и сверьте состав базы: какие начисления и месяцы вошли, есть ли премии, не попали ли исключаемые периоды (больничные, отпуска, прошлые командировки).
После проведения документа программа вытеснит основное начисление сотрудника (оклад, тариф) за дни сборов — в документе «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц оклад будет рассчитан только за фактически отработанные дни, а оплата сборов пройдет отдельной строкой.
- 1Получите повестку и издайте приказ об освобождении от работы на период сборов
- 2Проверьте наличие и настройки вида расчета «Оплата военных сборов»
- 3Создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» с видом «Военные сборы»
- 4Укажите период точно по повестке и проверьте расчет среднего заработка
- 5Проведите документ и убедитесь, что оклад за дни сборов вытеснен
- 6Сформируйте расчетный листок и сверьте итоговую сумму
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного кадрового документа отсутствия, поэтому схема другая. Сначала отразите отсутствие в табеле: при формировании документа «Начисление зарплаты» скорректируйте количество отработанных дней сотрудника вручную — уменьшите их на дни сборов, чтобы оклад рассчитался пропорционально.
Оплату сборов начислите отдельной строкой в этом же документе «Начисление зарплаты»: добавьте сотруднику созданный ранее вид начисления «Оплата военных сборов» и укажите сумму, рассчитанную вручную по среднему заработку. Средний заработок программа посчитает сама только если у вида начисления включен соответствующий способ расчета — в простых настройках Бухгалтерии чаще приходится считать сумму вне программы и вводить готовой цифрой.
Для расчета среднего заработка вне программы используйте расшифровку начислений за расчетный период: отчет «Расчетный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» за 12 месяцев. Среднедневной заработок = учитываемые выплаты / отработанные дни расчетного периода, затем умножьте на рабочие дни по графику сотрудника, приходящиеся на сборы.
Сравнение вариантов учета
Полный автоматический расчет: документ отсутствия сам считает средний заработок и вытесняет оклад. Подходит, если зарплата ведется в ЗУП.
Ручной расчет среднего заработка и ручная корректировка табеля. Подходит для небольшого штата, но требует внимательности.
Отсутствие и начисление оформляются в ЗУП, проводки переносятся синхронизацией. Оптимально для средних и крупных организаций.
Табель, приказ и возмещение расходов
В табеле учета рабочего времени дни сборов отмечаются буквенным кодом «Г» (невыходы на время исполнения государственных обязанностей). В ЗУП табель формируется автоматически на основании документа отсутствия — откройте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и проверьте код и количество дней. В Бухгалтерии табель ведется условно, поэтому сверяйте с данными начисления зарплаты.
Приказ об освобождении от работы оформляется в свободной форме со ссылкой на повестку: ФИО сотрудника, период, основание. Храните приказ и копию повестки в личном деле — эти документы понадобятся для возмещения.
Расходы на оплату среднего заработка за период сборов компенсируются организации из бюджета через военкомат. Для возмещения обычно требуются заявление, копия приказа, расчет начисленных сумм и справка о фактических расходах. Чтобы сверка прошла быстро, выгрузите из 1С расчетный листок сотрудника за месяцы, затронутые сборами, и отчет по виду начисления — например, «Анализ зарплаты по сотрудникам» с отбором по нужному виду расчета.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов выполните контрольную сверку. Откройте расчетный листок сотрудника: там должны быть строка оплаты сборов по среднему заработку и уменьшенный оклад за фактически отработанные дни. Сумма оклада и оплаты сборов вместе не должна механически равняться полному окладу — средний заработок рассчитывается иначе и обычно отличается.
Проверьте налоги: в отчете «Анализ НДФЛ» сумма оплаты сборов должна появиться с кодом дохода 2000, в расчете по страховым взносам — войти в облагаемую базу. Если вид начисления был настроен неверно, исправьте настройки и перепроведите документы начисления, затем сформируйте отчеты заново.
Как проверить результат
Есть строка оплаты сборов по среднему заработку, оклад уменьшен пропорционально дням отсутствия
Оклад начислен полностью или оплата сборов отсутствует
Дни сборов отмечены кодом «Г»
Дни отмечены как явка или прогул
Оплата сборов проходит с кодом дохода 2000
Сумма отсутствует или стоит неверный код
Оплата сборов и период отсутствия исключены
Сумма сборов попала в расчет отпускных
Если сборы переходят на следующий месяц
Когда период сборов захватывает два месяца, в ЗУП документ «Отсутствие с сохранением оплаты» корректно разделит начисление: часть суммы попадет в зарплату одного месяца, часть — другого. Убедитесь, что в документе указан полный период, а в «Начислении зарплаты и взносов» каждого месяца отражена своя доля.
Средний заработок при этом рассчитывается один раз — на дату начала события. Если между месяцами в организации прошла индексация окладов, проверьте настройки учета индексации в расчете среднего заработка: типовая конфигурация умеет учитывать повышение, но только при корректно оформленном документе изменения оплаты.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты военных сборов?
Да. Оплата среднего заработка за период сборов — облагаемый доход сотрудника, НДФЛ удерживается в общем порядке с кодом дохода 2000. Страховые взносы также начисляются в обычном порядке.
Сотрудник призван на сборы, а расчетный период пуст — он только что принят. Как считать?
Если в расчетном периоде нет начислений, средний заработок определяется исходя из фактически начисленной зарплаты за отработанные дни в месяце начала сборов, а при полном отсутствии отработанных дней — из установленного оклада (тарифной ставки). В ЗУП программа применит эти правила автоматически, но сумму стоит перепроверить вручную.
Чем оформить сборы, если сотрудник работает по совместительству?
Документ отсутствия оформляется по каждому месту работы, где ведется учет в вашей базе. В ЗУП создайте отдельный документ «Отсутствие с сохранением оплаты» по сотруднику-совместителю — средний заработок будет рассчитан по начислениям именно этого места работы.
Как отменить ошибочно проведенный документ отсутствия?
Пометьте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» на удаление или распроведите его, затем перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц — оклад пересчитается за полный период. Если зарплата уже выплачена, корректировку делайте через сторнирование в следующем периоде, а не удалением документов закрытого месяца.
Кто возмещает работодателю оплату сборов и куда обращаться?
Расходы компенсируются за счет средств федерального бюджета через военкомат, направивший сотрудника на сборы. Обычно требуется заявление организации с приложением приказа, расчета сумм и документов, подтверждающих выплату. Точный перечень документов уточните в своем военкомате — требования к пакету могут отличаться.
Входят ли дни сборов в стаж для отпуска?
Да, период исполнения государственных обязанностей с сохранением рабочего места включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В ЗУП вид отсутствия «Военные сборы» настроен так, что стаж не прерывается — проверять вручную обычно не требуется.
Что важно запомнить
Военные сборы в 1С:ЗУП оформляются документом «Отсутствие с сохранением оплаты» с расчетом по среднему заработку, в Бухгалтерии — отдельным видом начисления с ручным расчетом. Ключевые контрольные точки: период по повестке, вытеснение оклада, код дохода 2000, исключение оплаты из базы среднего заработка и правильный код «Г» в табеле — от этого зависят корректность отчетности и возмещение расходов.