Как провести внутреннее совместительство в 1С

Внутреннее совместительство — это ситуация, когда сотрудник уже работает в организации по основному месту и дополнительно выполняет другую работу в свободное от основной работы время. В программах 1С, прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом», такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу: у него будет два договора, два табельных номера и два лицевых счёта, но один физический человек в справочнике.

Главная ошибка расчётчиков — заводить нового физлица или пытаться «раздвоить» существующего сотрудника. Это ломает отчётность по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту. Правильный подход — использовать типовой механизм приёма на работу совместителя, который сам связывает новый договор с уже существующим физическим лицом.

Ниже разобран порядок действий в «1С:ЗУП» редакции 3.1 — от подготовки справочников до проверки начислений и отчётов. Для «1С:Бухгалтерии» с кадровым учётом логика аналогична, отличаются только названия документов.

Что такое внутреннее совместительство и как оно отражается в 1С

По Трудовому кодексу совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Если работодатель тот же — совместительство внутреннее. Для такого сотрудника издаётся отдельный приказ, заключается отдельный трудовой договор, ведётся отдельный учёт рабочего времени.

В 1С:ЗУП это отражается так: в справочнике «Физические лица» остаётся одна карточка человека, а в справочнике «Сотрудники» появляется второй элемент — новый договор со своим табельным номером, графиком работы и плановыми начислениями. Все расчёты по зарплате ведутся по каждому договору отдельно, а налоги и взносы программа сводит по физлицу автоматически.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые данные. Во-первых, физическое лицо уже должно существовать в справочнике с правильными ФИО, ИНН и СНИЛС — именно по этим реквизитам программа находит человека. Во-вторых, в штатном расписании (если оно ведётся) должна быть свободная позиция, на которую принимается совместитель.

Также проверьте настройки учётной политики: включено ли ведение штатного расписания, используются ли графики работы сотрудников. Для совместителя потребуется отдельный график — например, неполный рабочий день или работа по вечерам. Если подходящего графика нет, создайте его заранее в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников».

Оформление приёма на работу совместителя

Основной документ — «Приём на работу». Он создаётся из журнала «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы». Порядок заполнения принципиально не отличается от обычного приёма, но есть три ключевых момента, специфичных именно для совместителя.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» из раздела «Кадры»
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите существующее физлицо — программа предложит создать новый договор
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Заполните подразделение, должность (позицию штатного расписания) и дату приёма
5. 5
   Назначьте график работы и количество ставок (например, 0,5)
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад или тариф по совместительству
7. 7
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-1

Когда вы выбираете уже существующее физлицо, программа выдаёт сообщение о том, что сотрудник уже работает в организации, и предлагает оформить приём по совместительству. Соглашайтесь — тогда вид занятости подставится автоматически. Если программа такого сообщения не выдаёт, проверьте, точно ли выбрано то же самое физлицо, а не его дубль.

На вкладке «Оплата труда» задайте размер оплаты. Обычно совместителю устанавливают оклад пропорционально ставке: при 0,5 ставки указывается полный оклад по позиции, а фактическая сумма рассчитывается по отработанному времени. Можно также назначить доплаты и надбавки — они действуют только по этому договору и не влияют на основное место работы.

График работы и учёт рабочего времени

Совместитель не может работать по дополнительному договору полный день одновременно с основным — по общему правилу продолжительность работы по совместительству ограничена. Поэтому график совместителя должен отражать реальное неполное время: например, 4 часа в день пять дней в неделю или работа только в определённые дни.

В табеле учёта рабочего времени (документ «Табель» или отчёт Т-13) сотрудник появится дважды: отдельной строкой по основному месту и отдельной — по совместительству, с разными табельными номерами. Это нормально: время учитывается по каждому договору независимо. Если в вашей организации табель ведётся вручную, следите, чтобы часы по совместительству не попадали в строку основного договора — иначе начисление будет завышено.

Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов

Зарплата совместителю начисляется тем же документом «Начисление зарплаты и взносов», что и остальным сотрудникам. При автоматическом заполнении программа подбирает оба договора и рассчитывает каждый по своему графику и плановым начислениям. В расчётном листке сотрудник увидит два блока начислений — по основному месту и по совместительству.

НДФЛ и страховые взносы исчисляются по физическому лицу в целом: доходы по обоим договорам суммируются, вычеты (например, стандартные на детей) предоставляются один раз. Именно поэтому критично, чтобы оба договора были привязаны к одному физлицу — иначе программа посчитает вычет дважды и занизит налог.

Отпуска, больничные и увольнение совместителя

Отпуск по внутреннему совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С:ЗУП оформляется два документа «Отпуск»: один — по основному договору, второй — по совместительству, с одинаковым периодом. Отпускные рассчитываются по каждому договору из своего среднего заработка.

С больничными ситуация другая: пособие по временной нетрудоспособности оформляется одним документом «Больничный лист», а программа сама распределяет расчёт по местам работы с учётом среднего заработка по каждому. При увольнении с совместительства создаётся отдельный документ «Увольнение» только по договору совместительства — основной договор продолжает действовать без изменений.

Проверка результата и отчётность

После оформления убедитесь, что всё отражено корректно. Откройте справочник «Сотрудники» — должно быть два элемента с разными табельными номерами, но одним физлицом. Сформируйте расчётный листок за месяц приёма: в нём должны быть две секции начислений. Проверьте отчёт «Справка о доходах» — доход должен суммироваться по обоим договорам под одним ИНН и СНИЛС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Сотрудники»

Норма

Два договора, одно физлицо, разные табельные номера

Тревожный признак

Два физлица с похожими ФИО

Расчётный листок

Норма

Отдельные блоки по основному месту и совместительству

Тревожный признак

Начисления смешаны или совместитель отсутствует

Расчёт НДФЛ

Норма

Вычет предоставлен один раз, доход суммирован

Тревожный признак

Двойной вычет или раздельный учёт дохода

Табель Т-13

Норма

Две строки с разными табельными номерами

Тревожный признак

Одна строка, часы совместительства в основной строке

В отчётах по страховым взносам и персонифицированным сведениям совместитель отражается как один застрахованный, но с суммами по всем договорам. В статистической отчётности (например, П-4) внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности один раз — программа делает это автоматически при корректно заведённых данных.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместительство на ту же должность, что и основная работа?

Да, законодательство этого не запрещает, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В 1С при ведении штатного расписания потребуется отдельная позиция (или свободная ставка по той же позиции), на которую оформляется приём.

Чем внутреннее совместительство в 1С отличается от совмещения должностей?

Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного договора; в 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» и доплатой к основному окладу. Совместительство — отдельный договор, отдельный приём и отдельный учёт времени.

Программа не предлагает оформить совместительство при выборе сотрудника. Что делать?

Проверьте, что выбрано именно физическое лицо из справочника «Физические лица», а не создаётся новое. Также убедитесь, что у физлица нет дублей и что документ создаётся именно как «Приём на работу», а не перевод.

Как выплатить зарплату совместителю — одной ведомостью или двумя?

Можно одной ведомостью: программа суммирует к выплате оба договора, если они относятся к одному физлицу и способу выплаты. При желании выплату можно разделить отдельными ведомостями, отобрав конкретный договор.

Нужно ли совместителю отдельное заявление на вычет по НДФЛ?

Нет. Вычет предоставляется физическому лицу один раз по одному месту работы — обычно по основному. Если заявление уже есть, программа применит вычет к совокупному доходу автоматически. Главное — не регистрировать вычет повторно по договору совместительства.

Как уволить сотрудника только с совместительства, сохранив основную работу?

Создайте документ «Увольнение» и в поле «Сотрудник» выберите именно договор совместительства (его видно по табельному номеру и должности). Основной договор при этом не затрагивается, начисления по нему продолжатся в обычном порядке.