Другое · 9 мин
Как провести увольнение сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению увольнения сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ, расчёт компенсации, НДФЛ, взносы, печать приказа Т-8.
Увольнение сотрудника в 1С — это не просто проставление даты в карточке работника. Программа должна автоматически рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать излишне использованные дни отпуска, начислить окончательную зарплату, исчислить НДФЛ и страховые взносы, а также сформировать печатные формы приказа и записки-расчёта. Если пропустить хотя бы один шаг, в отчётности появятся ошибки, а расчёт с сотрудником окажется неверным.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Увольнение», а в 1С:Бухгалтерии кадровые операции ограничены. Ниже разобраны оба варианта, а также массовое увольнение, типовые ошибки и способы проверки результата.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе отражены все начисления сотрудника за последний месяц работы: оклад, премии, больничные, командировочные. Если какой-то документ не проведён, окончательный расчёт будет неполным, и сумму придётся исправлять сторнирующими документами.
Также проверьте остаток отпуска сотрудника. В 1С:ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам» или «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» в зависимости от версии). Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа при увольнении предложит удержать излишне выплаченные отпускные — это должно быть отражено корректно, иначе возникнет необоснованное удержание.
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Увольнения»). Создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание — например, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Поле основания заполняется из классификатора, формулировку можно отредактировать вручную.
После заполнения шапки перейдите на вкладку расчёта. Программа автоматически подтянет компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из остатка дней и среднего заработка за расчётный период. Если сотруднику положено выходное пособие (например, при сокращении), добавьте соответствующее начисление вручную на вкладке «Начисления и удержания» или в отдельном поле документа — в зависимости от версии конфигурации.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска на вкладке расчёта
- 4Добавьте выходное пособие или удержание за отпуск авансом, если требуется
- 5Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
Массовое увольнение
При сокращении штата или ликвидации подразделения удобнее использовать документ «Увольнение списком». Он создаётся там же, в журнале кадровых документов, и позволяет указать нескольких сотрудников с одинаковой датой и основанием. Расчёт по каждому сотруднику выполняется индивидуально, поэтому суммы компенсаций всё равно нужно проверить построчно.
Окончательный расчёт: компенсация, НДФЛ и взносы
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник отработал меньше, программа берёт фактически отработанный период. Проверить корректность среднего заработка можно, открыв в документе увольнения расшифровку расчёта — там видно, какие начисления и дни вошли в базу.
НДФЛ с компенсации и окончательной зарплаты исчисляется в том же документе. Учтите, что выходное пособие в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для работников Крайнего Севера) НДФЛ и взносами не облагается; программа обычно настраивает это через вид начисления, поэтому важно использовать правильный предопределённый вид расчёта, а не создавать пособие как обычную премию.
Печать приказа и записки-расчёта
Из проведённого документа увольнения доступны печатные формы: унифицированный приказ Т-8 (или Т-8а для списка) и записка-расчёт Т-61. Если организация использует самостоятельно разработанные формы, в настройках печати можно выбрать соответствующий макет — при наличии доработанных внешних печатных форм они подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Перед печатью сверьте в приказе дату, основание и формулировку с записью, которую кадровик внесёт в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Расхождение формулировок — частая причина претензий при проверках.
Увольнение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии полноценного кадрового документа увольнения нет. Дата увольнения указывается в карточке сотрудника: «Справочники» → «Сотрудники» → открыть карточку → поле «Уволен» или ссылка на кадровые данные. После этого сотрудник перестаёт попадать в автоматическое начисление зарплаты.
Компенсацию отпуска придётся рассчитать вручную и отразить документом «Начисление зарплаты» с добавлением строки по соответствующему виду начисления. НДФЛ и взносы программа посчитает при проведении. Печатная форма Т-8 в типовой бухгалтерской конфигурации может отсутствовать — приказ формируют внешней печатной формой или в текстовом редакторе.
Сравнение вариантов
Полный цикл: документ увольнения, автоматический расчёт компенсации, пособия, НДФЛ, взносов, печать Т-8 и Т-61. Подходит, если кадровый учёт ведётся в программе.
Только дата увольнения в карточке сотрудника и ручное начисление компенсации. Подходит для небольших компаний, но требует ручного контроля расчёта.
Компенсация считается вне программы, в 1С вносится готовая сумма. Допустимо как исключение, но повышает риск арифметических ошибок и расхождений в отчётности.
Проверка результата после проведения
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть видны окончательная зарплата, компенсация отпуска, удержания и НДФЛ. Затем проверьте отчёт «Остатки отпусков» — после увольнения с компенсацией остаток должен обнулиться.
Дополнительно сверьте обороты по счетам 70 и 69/68 в бухгалтерском учёте после синхронизации, если ЗУП обменивается данными с Бухгалтерией. Несинхронизированный документ увольнения — частая причина расхождений между зарплатной и бухгалтерской базами.
Как проверить результат
Есть зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ; итог к выплате соответствует расчёту
Компенсация отсутствует или средний заработок явно искажён
После увольнения остаток равен нулю
Остались дни отпуска — компенсация не начислена
Стоит дата увольнения, сотрудник исключён из начислений
Сотрудник попадает в следующее начисление зарплаты
Документ перенесён, проводки по 70 счёту сформированы
Документ висит в очереди обмена или выгружен с ошибкой
Типичные ошибки при увольнении в 1С
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за пропущенных подготовительных шагов. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к пересчётам и уточнённой отчётности.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал?
Да. Откройте документ увольнения и снимите проведение (кнопка «Отменить проведение»), затем пометьте документ на удаление или оставьте непроведённым. Если увольнение уже отражено в отчётности, дополнительно проверьте, не нужно ли подать корректирующие сведения. Саму карточку сотрудника удалять не нужно.
Что делать, если программа не рассчитала компенсацию отпуска?
Проверьте, ведётся ли в базе учёт отпусков и есть ли у сотрудника остаток дней в отчёте «Остатки отпусков». Если остаток нулевой или отрицательный, компенсация не начислится — это корректно. Если остаток есть, а суммы нет, убедитесь, что в документе увольнения включён флажок начисления компенсации и задан расчётный период.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По общему правилу увольнение по инициативе работодателя в период болезни недопустимо, а по собственному желанию — возможно. В 1С документ увольнения оформляется обычным порядком, но убедитесь, что больничный лист введён и оплачен до окончательного расчёта, иначе суммы придётся доначислять отдельным документом.
Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?
В 1С:ЗУП документ «Увольнение» сам рассчитывает зарплату за отработанные дни последнего месяца, если она ещё не была начислена. Если зарплата уже начислена документом «Начисление зарплаты и взносов», увольнение добавит только компенсацию и пособия. Дважды одна и та же сумма не начислится.
Как отразить удержание за отпуск, использованный авансом?
В документе увольнения на вкладке расчёта программа автоматически предложит удержание, если остаток отпуска отрицательный. Проверьте сумму по расшифровке среднего заработка. Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен трудовым законодательством, излишек оформляется отдельно по согласованию с сотрудником.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который сам считает компенсацию, НДФЛ и взносы; в Бухгалтерии расчёт выполняется вручную. Перед проведением проверьте начисления последнего месяца и остаток отпуска, после — расчётный листок и синхронизацию с бухгалтерией. Документ не удаляйте, а отменяйте проведение.