Как в 1С провести увеличение зарплаты

Повышение зарплаты в 1С оформляется не редактированием прошлых документов, а созданием нового кадрового или расчётного документа, который с определённой даты меняет размер начисления сотруднику. Конкретный документ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП это «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», в 1С:Бухгалтерии — «Кадровый перевод» либо изменение оклада в справочнике сотрудников.

Главный принцип — программа хранит историю изменений оплаты труда. Если просто поменять оклад в карточке сотрудника «задним числом», расчёты прошлых периодов могут пересчитаться, а средний заработок и отчётность станут недостоверными. Поэтому любое повышение проводится документом с датой, начиная с которой действует новый размер оплаты.

Ниже разобраны основные сценарии: повышение оклада одному сотруднику, массовая индексация, изменение системы оплаты труда, а также проверка результата и типичные ошибки. Инструкции ориентированы на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) — наиболее распространённые конфигурации.

Подготовка: что проверить перед оформлением повышения

Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что предыдущие периоды закрыты: зарплата за прошлый месяц рассчитана и выплачена, документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены. Повышение, введённое «задним числом» в уже закрытый период, потребует перерасчёта и может повлиять на страховые взносы и НДФЛ.

Определите дату, с которой действует новый оклад. Обычно это первое число месяца — так проще считать, и программа корректно применит новый размер к полному расчётному периоду. Если повышение происходит в середине месяца, 1С рассчитает оплату пропорционально отработанному времени до и после даты изменения, но только при условии, что начисление настроено с расчётом «по отработанному времени».

Проверьте, каким начислением оплачивается сотрудник: «Оплата по окладу», «Оплата по окладу (по дням)», по часам или сдельно. От этого зависит, что именно нужно менять — размер оклада, тарифную ставку или шкалу сдельных расценок.

Повышение оклада одному сотруднику в 1С:ЗУП

Стандартный способ — документ «Кадровый перевод». Он отражает и кадровое событие (приказ), и изменение условий оплаты труда. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Кадровые переводы») и создайте новый документ.

1. 1
   Создайте документ «Кадровый перевод», укажите сотрудника и дату перевода — день, с которого действует новый оклад.
2. 2
   На вкладке «Оплата труда» установите флаг «Изменить начисления» и в строке «Оплата по окладу» укажите новый размер.
3. 3
   Проверьте, что остальные плановые начисления (премии, надбавки) перенесены корректно — при необходимости скорректируйте их размеры.
4. 4
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-5 или в свободной форме.
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что новый оклад применился.

Если кадровое перемещение не требуется, а нужно изменить только оплату, удобнее документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Он делает то же самое в части начислений, но не создаёт кадрового приказа о переводе — подходит, когда приказ оформлен отдельно или не требуется по локальным документам.

Обратите внимание на поле «Учитывать как индексацию заработка». Если повышение является индексацией (для всех работников организации или подразделения), флаг нужно установить и указать коэффициент — тогда новый заработок корректно войдёт в расчёт среднего заработка для отпускных и командировочных. Если повышение персональное, флаг индексации ставить не нужно.

Массовое повышение и индексация зарплаты

Когда оклады повышаются сразу группе сотрудников, заводить отдельный документ на каждого нерационально. В 1С:ЗУП документ «Изменение оплаты труда» позволяет выбрать несколько сотрудников или целое подразделение и применить коэффициент повышения ко всем одновременно.

Создайте документ, нажмите «Подбор» и добавьте сотрудников списком. Затем в табличной части выделите все строки и используйте команду «Изменить» (кнопка над таблицей начислений) — укажите коэффициент, например 1,1 для повышения на 10 %. Программа пересчитает оклады всех выбранных сотрудников. Округление результата проверьте вручную: при коэффициентах вроде 1,07 могут получаться суммы с копейками, которые обычно округляют до рублей приказом.

Для индексации обязательно установите признак «Учитывать как индексацию заработка» — иначе средний заработок для отпускных будет рассчитан без применения повышающего коэффициента, и сотрудники потеряют деньги, а организация — нарушит нормы о расчёте среднего заработка.

Повышение зарплаты в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по зарплате проще, чем в ЗУП, но базовый сценарий поддерживается. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте документ. Укажите сотрудника, дату перевода, установите флаг изменения начислений и введите новый оклад. После проведения документа при расчёте зарплаты за соответствующий месяц будет применён новый размер.

Если в вашей версии кадровые документы не используются (упрощённый учёт), оклад меняется в карточке сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → поле «Оклад» с указанием даты «Изменить с...». Программа сохранит историю изменения. Не редактируйте оклад без даты — тогда новый размер применится ко всем периодам, включая прошлые.

Массовой индексации с коэффициентом в типовой Бухгалтерии нет — для каждого сотрудника создаётся отдельный документ или изменение. Если сотрудников много, это аргумент в пользу ведения расчёта зарплаты в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Подходит для персонального повышения с оформлением приказа. Создаёт и кадровое событие, и изменение оплаты.

Изменение оплаты труда

Подходит для массового повышения и индексации. Позволяет применить коэффициент к списку сотрудников, но не формирует приказ о переводе.

Изменение оклада в карточке сотрудника

Допустимо только в 1С:Бухгалтерии при упрощённом учёте и обязательно с датой изменения. В ЗУП так делать не следует.

Проверка результата после проведения

После проведения документа рассчитайте зарплату за месяц повышения и откройте расчётный листок сотрудника. Если повышение с первого числа — начисление должно быть по новому окладу за весь месяц. Если с середины месяца — в расчётном листке появятся две строки «Оплата по окладу» за периоды до и после даты изменения.

Дополнительно проверьте средний заработок: создайте черновик документа «Отпуск» и посмотрите базу расчёта среднего. При индексации с корректным флагом выплаты прошлых месяцев должны быть увеличены на коэффициент. Если коэффициент не применился — вернитесь в документ повышения и проверьте настройку индексации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц повышения

Норма

Начисление по новому окладу с даты изменения

Тревожный признак

Старый оклад или отсутствие начисления

Средний заработок в документе «Отпуск»

Норма

При индексации база пересчитана с коэффициентом

Тревожный признак

База без изменений при установленном флаге индексации

Плановые начисления (отчёт «Штатное расписание» или карточка сотрудника)

Норма

Новый оклад действует с нужной даты, история сохранена

Тревожный признак

Оклад изменён без даты, история потеряна

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — редактирование оклада напрямую в карточке сотрудника или в документе приёма на работу. Это переписывает историю: прошлые расчёты при перепроведении начнут считаться по новому окладу, а отчёты разойдутся с уже сданными. Все изменения — только новыми документами с датой.

Вторая ошибка — неверная дата. Если приказ о повышении с 1-го числа, а документ проведён 15-м, сотрудник получит полмесяца по старому окладу, и возникнет необходимость доначисления. Сверяйте дату документа с приказом до проведения.

Третья группа ошибок связана с индексацией: флаг «Учитывать как индексацию» не установлен, и отпускные считаются заниженными, либо, наоборот, персональное повышение ошибочно проведено как индексация, и средний заработок завышен. Перед проведением определите характер повышения: оно массовое (индексация) или персональное.

Частые вопросы

Можно ли провести повышение зарплаты задним числом?

Технически да, но программа потребует перерасчёт зарплаты за затронутые месяцы, а вместе с ним — перерасчёт НДФЛ и страховых взносов. Если отчётность за эти периоды уже сдана, придётся подавать уточнённые расчёты. Безопаснее оформлять повышение текущей или будущей датой.

Как повысить зарплату, если сотруднику платят не оклад, а по часовой ставке?

Механизм тот же: в «Кадровом переводе» или «Изменении оплаты труда» меняется размер начисления «Оплата по часовой ставке». Для сдельщиков изменяются расценки в документах «Данные для расчёта зарплаты» или в самом виде начисления — в зависимости от настройки.

Чем отличается индексация от обычного повышения оклада?

Индексация — это повышение оплаты всем работникам (или целому подразделению) в связи с ростом цен. В 1С она отмечается специальным флагом и влияет на расчёт среднего заработка: выплаты прошлых месяцев пересчитываются на коэффициент. Персональное повышение на средний заработок так не влияет.

Почему после повышения в расчётном листке две строки оплаты по окладу?

Это нормально, если дата повышения пришлась на середину месяца: программа делит месяц на два периода и считает оплату пропорционально отработанным дням до и после изменения. Сумма обеих строк должна соответствовать фактически отработанному времени.

Нужно ли менять штатное расписание при повышении оклада?

Если в программе ведётся штатное расписание с историей изменений (в ЗУП это включается в настройках), то изменение оплаты оформляется документом «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания», а кадровые документы по сотрудникам создаются на его основании. Так история позиций и окладов остаётся согласованной.

Что делать, если повышение провели ошибочно?

Если зарплата ещё не рассчитана — достаточно отменить проведение или удалить документ. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените или пересчитайте начисление зарплаты, затем отмените документ повышения. При уже сданной отчётности действуйте через уточнённые расчёты и зафиксируйте исправление приказом.