Как в 1С провести увеличение окладов сотрудникам

Увеличение окладов в 1С — это не просто правка цифры в карточке сотрудника. Прямое изменение размера начисления в обход документов ломает историю расчётов: средний заработок для отпускных и больничных начнёт считаться неправильно, а при индексации зарплаты по статье 134 ТК РФ коэффициент повышения вообще не зафиксируется.

Правильный путь зависит от масштаба повышения. Если оклад меняется одному или нескольким сотрудникам по приказу руководителя, используется кадровый перевод или изменение оплаты труда. Если повышаются оклады всего подразделения или всей организации, применяется документ индексации заработка — он автоматически пересчитает начисления с учётом коэффициента.

Ниже разобран порядок действий для наиболее распространённых конфигураций: 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8. Названия документов в разных релизах могут незначительно отличаться, но логика везде одинаковая: сначала кадровый документ с новой датой, затем проверка начисления в расчёте зарплаты.

Какой документ выбрать в зависимости от ситуации

Прежде чем открывать программу, определите характер повышения. От него зависит и документ, и последствия для расчёта среднего заработка.

Индивидуальное повышение — оклад вырос одному сотруднику по решению руководства или при переводе на другую должность. Оформляется кадровым переводом либо документом «Изменение оплаты труда». Коэффициент индексации при расчёте среднего заработка в этом случае обычно не применяется.

Массовое повышение — оклады выросли всем сотрудникам организации, филиала или структурного подразделения. Это индексация по ст. 134 ТК РФ, и её нужно проводить специальным документом с коэффициентом, чтобы программа при расчёте отпускных и командировочных проиндексировала выплаты расчётного периода.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Подходит при изменении должности, подразделения или оклада конкретного сотрудника. Не создаёт коэффициент индексации для среднего заработка.

Изменение оплаты труда

Точечная смена состава или размера начислений без смены должности. Удобен, когда меняется только оклад или добавляется надбавка.

Изменение плановых начислений (индексация)

Массовое повышение с коэффициентом. Обязателен при индексации всей организации или подразделения — без него средний заработок не проиндексируется.

Подготовка: приказ и проверка текущих начислений

Любое изменение оклада начинается с приказа руководителя. В приказе указывают дату, с которой действует новый оклад, новый размер и основание. Эта же дата потом вносится в документ 1С — расхождение между приказом и программой приведёт к спорам при проверках.

Перед проведением документа откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотрите текущие плановые начисления: какой вид расчёта используется (оклад по дням, по часам, тарифная ставка), есть ли надбавки, заданные в процентах от оклада. Процентные надбавки пересчитаются автоматически, а надбавки фиксированной суммой придётся менять вручную, если приказ предусматривает их повышение.

Также проверьте, нет ли по сотруднику незакрытых отсутствий: если в месяце повышения был отпуск или больничный, начисление за месяц разобьётся на периоды «до» и «после», и это нормально — но расчёт нужно будет внимательно проверить.

Индивидуальное повышение оклада в 1С:ЗУП

Для повышения оклада конкретному сотруднику откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите сотрудника и дату, с которой действует новый оклад.

На вкладке с начислениями установите флаг изменения оплаты труда (в типовой форме это признак «Изменить начисления»). В табличной части найдите строку с окладом и введите новый размер. Если повышаются и фиксированные надбавки, измените их в этой же таблице новыми строками.

Проведите документ. С этого момента в регистре плановых начислений появится новая запись, а при расчёте зарплаты за месяц повышения программа автоматически разобьёт начисление на два периода: по старому окладу до даты изменения и по новому после.

Документ «Изменение оплаты труда»

Если должность и подразделение не меняются, вместо кадрового перевода удобнее документ «Зарплата» → «Изменение оплаты труда» (в некоторых релизах — «Изменение плановых начислений»). Он работает так же, но не затрагивает кадровые данные — меняется только состав и размер начислений.

1. 1
   Издайте приказ о повышении оклада с датой начала действия
2. 2
   Создайте «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с той же датой
3. 3
   Отметьте изменение начислений и введите новый размер оклада
4. 4
   Проведите документ и проверьте запись в истории изменения оплаты труда
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что начисление разбито на периоды до и после повышения

Массовая индексация окладов в 1С:ЗУП

Для повышения окладов всем сотрудникам или целому подразделению используйте документ «Зарплата» → «Изменение плановых начислений». В шапке документа установите признак «Учитывать как индексацию заработка» — именно он заставляет программу применять коэффициент повышения при расчёте среднего заработка.

Заполнить документ можно автоматически: кнопка «Заполнить» подберёт сотрудников по организации или подразделению, а при указании коэффициента индексации (например, 1,1 при повышении на 10%) программа сама пересчитает все оклады. Проверьте округление: при необходимости задайте правило округления до целых рублей, чтобы не получить оклады с копейками.

После проведения убедитесь, что новые оклады появились у всех сотрудников из приказа и никто не пропущен — например, сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком или принятые в день индексации часто выпадают из автоматического заполнения.

Повышение оклада в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт проще, и документов индексации среднего заработка в полном смысле нет. Повышение оформляется документом «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» (или «Кадровый перевод» из карточки сотрудника): укажите дату, сотрудника и новый оклад, проведите документ.

При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты» подтянет новый оклад с даты перевода. Если повышение произошло в середине месяца, проверьте, что программа корректно разделила дни: в типовой Бухгалтерии разбивка по периодам внутри месяца выполняется, но при нестандартных графиках её стоит перепроверить вручную по табелю.

Если сотрудников много и повышение массовое, кадровый перевод придётся создавать на каждого. Чтобы не ошибиться, сверьте итоговый список с приказом по табельным номерам.

Проверка результата после проведения

Первый контроль — расчётный листок сотрудника за месяц повышения («Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок»). Если повышение с первого числа, начисление должно быть целиком по новому окладу. Если в середине месяца — две строки: по старому окладу за отработанные дни до даты изменения и по новому после.

Второй контроль — средний заработок. Создайте тестовый документ «Отпуск» с датой после повышения и посмотрите расчёт среднего: при массовой индексации выплаты расчётного периода до повышения должны быть умножены на коэффициент. Если коэффициент не применился, значит, повышение проведено без признака индексации — документ нужно исправить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц повышения

Норма

Начисление по новому окладу с даты изменения, при повышении в середине месяца — две строки начисления

Тревожный признак

Весь месяц посчитан по старому окладу или новый оклад применён задним числом на весь месяц

История изменения оплаты труда сотрудника

Норма

Новая запись с датой приказа и новым окладом

Тревожный признак

Запись отсутствует — значит, сумму поменяли напрямую в карточке

Расчёт среднего заработка для отпуска

Норма

При массовой индексации выплаты до повышения умножены на коэффициент

Тревожный признак

Коэффициент не применяется — повышение проведено обычным переводом без признака индексации

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — ручная правка размера начисления в карточке сотрудника или в регистре без документа. Внешне всё выглядит правильно, но история изменений теряется, средний заработок искажается, а при следующем обновлении или пересчёте данные могут «откатиться».

Вторая ошибка — неверная дата повышения. Если приказом установлено повышение с первого числа, а документ проведён серединой месяца, сотрудник недополучит зарплату, и разницу придётся доначислять отдельным документом.

Третья ошибка — забытые фиксированные надбавки. При индексации коэффициентом пересчитываются все плановые начисления, но при индивидуальном повышении надбавки фиксированной суммой остаются прежними, даже если по смыслу приказа они должны вырасти.

Частые вопросы

Можно ли повысить оклад задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если зарплата за тот период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт: программа создаст доначисление в текущем периоде. Учтите, что это может повлиять на расчёт взносов и потребовать уточнённой отчётности. Безопаснее проводить повышение текущей датой до расчёта зарплаты за месяц.

Чем индексация отличается от обычного повышения оклада?

Индексация — это повышение всем сотрудникам организации или подразделения в связи с ростом цен (ст. 134 ТК РФ). При расчёте среднего заработка выплаты расчётного периода умножаются на коэффициент повышения. Индивидуальное повышение оклада одному сотруднику такого коэффициента не создаёт.

Почему после повышения отпускные посчитались без учёта нового оклада?

Чаще всего повышение проведено кадровым переводом без признака индексации, либо отпуск начинается до даты повышения — тогда средний заработок считается по старым выплатам, что корректно. Проверьте документ повышения и дату начала отпуска.

Нужно ли повышать оклад сотруднику в декрете?

Если проводится массовая индексация, новый оклад должен быть установлен и сотрудникам в отпуске по уходу за ребёнком — иначе при выходе на работу их оклад окажется ниже индексированного уровня должности. При автозаполнении документа такие сотрудники часто не попадают в список, их нужно добавить вручную.

Как повысить оклад, если сотрудник работает по часовой тарифной ставке?

Порядок тот же: кадровым переводом или изменением оплаты труда меняется размер тарифной ставки. Убедитесь, что в документе изменён именно тот вид расчёта, по которому сотруднику начисляется оплата, — иногда в плановых начислениях остаются старые неиспользуемые строки.