Другое · 11 мин
Как в 1С провести учебу сотрудника: пошаговая инструкция
Как отразить учебу сотрудника в 1С:ЗУП: оформление отсутствия, оплата учебного отпуска, стипендия, проводки и типичные ошибки кадровиков.
Учеба сотрудника затрагивает сразу несколько участков учета: кадровый (оформление отсутствия и учебного отпуска), расчетный (начисление среднего заработка или стипендии) и бухгалтерский (проводки, НДФЛ, взносы). В 1С:ЗУП все эти операции выполняются штатными документами, но последовательность зависит от типа обучения: учебный отпуск по справке-вызову, повышение квалификации с отрывом от производства или обучение по инициативе работодателя.
Главная ошибка при отражении учебы — путать учебный отпуск с простым отсутствием. Отпуск по учебе оплачивается отдельным видом расчета с собственным порядком расчета среднего заработка, а отсутствие на обучении может оплачиваться по среднему или не оплачиваться вовсе. Неправильный выбор документа приводит к ошибкам в расчете зарплаты, табеле и отчетности по НДФЛ.
Ниже разобраны основные сценарии: как оформить учебный отпуск, как отразить обучение без отрыва от производства, как начислить стипендию и как проверить результат в расчетных документах. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 кадровые возможности ограничены.
Определите тип учебы перед оформлением документа
Прежде чем создавать документ, нужно понять, какой именно случай обучения вы отражаете. От этого зависит выбор вида отсутствия, порядок оплаты и налоговые последствия. Основных сценариев четыре: оплачиваемый учебный отпуск по справке-вызову, учебный отпуск без сохранения заработка, обучение с отрывом от производства по направлению работодателя и обучение без отрыва от работы.
Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется сотруднику, совмещающему работу с получением образования, на основании справки-вызова из учебного заведения. Справка-вызов — обязательный документ: без нее отпуск оформлять нельзя, а оплата будет необоснованной. Сроки отпуска ограничены законодательно в зависимости от уровня образования и формы обучения.
Если работодатель сам направляет сотрудника на повышение квалификации с отрывом от работы, применяется другой механизм — отсутствие с сохранением среднего заработка, а не учебный отпуск. Обучение без отрыва от производства (вечерние курсы, дистанционные программы) вообще не требует кадрового документа об отсутствии: сотрудник продолжает работать по графику.
Сравнение вариантов оформления
Справка-вызов из вуза/колледжа. Документ «Отпуск», оплата по среднему заработку, НДФЛ по коду отпускных.
Заявление сотрудника, например на время вступительных экзаменов. Отсутствие без сохранения заработка.
Приказ о направлении на обучение. Отсутствие с оплатой по среднему, в табеле — отдельный код.
Кадровый документ не нужен. Отражаются только расходы на обучение, если их оплачивает работодатель.
Оформите оплачиваемый учебный отпуск
Для оформления оплачиваемого учебного отпуска в 1С:ЗУП 3.1 используется стандартный документ «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Создайте новый документ, выберите сотрудника и в поле вида отпуска укажите «Отпуск учебный оплачиваемый». Затем введите период отпуска по справке-вызову — даты начала и окончания.
После заполнения периода программа автоматически рассчитает среднедневной заработок и сумму отпускных на вкладке «Начислено (подробно)». Расчет среднего выполняется по общим правилам для отпусков: берется заработок за 12 предшествующих календарных месяцев. Если сотрудник отработал меньше, берется фактически отработанный период.
Проверьте дату выплаты: учебные отпускные, как и обычные, должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска. В документе поле «Выплата» должно стоять в значении «С авансом» или «В межрасчетный период» с указанием планируемой даты. От этой даты зависит срок перечисления НДФЛ.
Проведите документ. Программа зарегистрирует отсутствие сотрудника в графике, начисление отпускных и исчисленный НДФЛ. На основании документа можно распечатать приказ по форме Т-6 и записку-расчет Т-60.
- 1Получите от сотрудника справку-вызов и заявление
- 2Создайте документ «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска»)
- 3Выберите сотрудника и вид отпуска «Учебный оплачиваемый»
- 4Укажите период по справке-вызову
- 5Проверьте расчет среднего заработка на вкладке «Начислено»
- 6Установите дату выплаты и проведите документ
- 7Выплатите отпускные ведомостью минимум за 3 дня до начала отпуска
Проведите неоплачиваемый учебный отпуск и отсутствие на обучении
Неоплачиваемый учебный отпуск (например, для сдачи вступительных испытаний или сессии на программах без права на оплату) оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом «Отпуск учебный неоплачиваемый». Начисления в этом случае не формируются — документ только регистрирует отсутствие и корректно уменьшает оплачиваемое время в расчете зарплаты за месяц.
Если сотрудник направлен на обучение работодателем с отрывом от производства, используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» — «Отсутствия». Выберите вид отсутствия «Отсутствие в связи с обучением» (в разных релизах наименование может отличаться: «Обучение» или «Повышение квалификации»).
Оплата за период такого отсутствия зависит от настройки вида расчета. Если нужно сохранить средний заработок, убедитесь, что в программе включена соответствующая настройка: раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» — вкладка «Прочие начисления». Там включаются виды расчета для оплаты времени обучения.
Начислите стипендию и компенсацию расходов на обучение
Если организация по ученическому договору выплачивает сотруднику стипендию, в 1С:ЗУП ее оформляют как отдельное начисление. Сначала создайте новый вид начисления: «Настройка» — «Начисления» — «Создать». Укажите способ расчета (фиксированной суммой или ежемесячно), назначение «Прочие начисления», обложение НДФЛ с нужным кодом дохода и обложение взносами — в зависимости от того, кто получает стипендию и на каком основании.
Назначить стипендию на постоянной основе можно документом «Изменение оплаты труда» или «Назначение планового начисления» — тогда сумма будет начисляться ежемесячно автоматически при расчете зарплаты. Для разовой выплаты подойдет документ «Разовое начисление» или «Премия» с выбранным видом начисления.
Оплата самого обучения (перечисление денег учебному заведению) — это не расчет с сотрудником, а расчет с контрагентом. В 1С:ЗУП такая операция не проводится: ее отражает бухгалтер в 1С:Бухгалтерии документом «Списание с расчетного счета» с последующим признанием расходов. Возмещение стоимости обучения самому сотруднику, если он платил сам, оформляется через «Разовое начисление» с не облагаемым НДФЛ кодом в пределах условий, предусмотренных законодательством.
Проверьте отражение в табеле, зарплате и отчетности
После проведения документов обязательно проверьте результат в нескольких местах. Откройте «Табель учета рабочего времени» (раздел «Зарплата» — «Отчеты, справки» — «Табель учета рабочего времени (Т-13)»): дни учебного отпуска должны отражаться кодом «У» или «УД» (оплачиваемый/неоплачиваемый), а обучение по направлению работодателя — кодом «ПК» или «ПМ».
Далее сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц. В нем должны быть видны: начисленные отпускные или оплата времени обучения отдельной строкой, уменьшение оплаты по окладу за дни отсутствия (если отсутствие неоплачиваемое) и удержанный НДФЛ. Если оклад не уменьшился при неоплачиваемом отсутствии — документ отсутствия не проведен или период указан неверно.
Наконец, проверьте регистры для отчетности: суммы отпускных и стипендии должны попасть в 6-НДФЛ с корректными кодами дохода и датами. Для отпускных датой получения дохода считается день выплаты, а срок перечисления налога — последний день месяца выплаты. Ошибки в дате выплаты в документе-основании искажают раздел 2 расчета 6-НДФЛ.
Как проверить результат
Дни учебы отмечены кодами У, УД, ПК или ПМ
Дни стоят как явка (Я) или не заполнены
Отпускные/оплата обучения отдельной строкой, оклад скорректирован
Оклад начислен полностью при неоплачиваемом отсутствии
Дата дохода = дата выплаты отпускных
Дата дохода стоит как конец месяца
Расчетный период — 12 месяцев, суммы соответствуют начислениям
Период пустой или средний явно занижен
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление учебного отпуска как обычного ежегодного. Внешне документы похожи, но у них разные коды в табеле, разные основания и разные права сотрудника: учебный отпуск нельзя заменить компенсацией, а при увольнении он не компенсируется. Всегда проверяйте вид отпуска перед проведением.
Вторая распространенная проблема — отсутствие справки-вызова в деле. Документ в 1С проведен, деньги выплачены, а подтверждения права на отпуск нет. При проверке расходы могут быть сняты. Заведите правило: документ в программе создается только после получения бумажной справки-вызова, а ее реквизиты фиксируются в комментарии к документу.
Третья ошибка — двойное начисление: сотруднику провели и документ отсутствия, и отдельное разовое начисление «за обучение», в результате сумма задвоилась. Перед проведением разовых начислений проверяйте расчетный листок за период. Также следите за сторнированием: если отпуск отменен, документ нужно отменить или сторнировать до расчета зарплаты за месяц, а не после.
Что важно запомнить
Тип обучения определяет документ: оплачиваемый учебный отпуск — «Отпуск» со справкой-вызовом, обучение по направлению работодателя — «Отсутствие» с оплатой по среднему, стипендия — отдельное начисление. После проведения всегда сверяйте табель, расчетный листок и НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли оформить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8?
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет сильно ограничен: документа «Отпуск» с автоматическим расчетом среднего заработка там нет. Отпускные придется рассчитать вручную и ввести через документ «Начисление зарплаты» с произвольным видом начисления, а отсутствие отразить ручной корректировкой отработанных дней. Для регулярных кадровых операций правильнее использовать 1С:ЗУП.
Как быть, если сотрудник учится, а работодатель оплачивает обучение по договору с вузом?
Кадровый документ об отсутствии нужен только если сотрудник фактически не работает в дни занятий. Сама оплата вузу отражается в бухгалтерской программе как расчеты с контрагентом. Если сотрудник продолжает работать по графику, никаких кадровых документов в ЗУП не требуется.
Облагается ли НДФЛ оплата учебного отпуска?
Да. Оплата учебного отпуска — это доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Особенность только в датах: датой получения дохода считается день выплаты отпускных, а срок перечисления налога — последний день месяца выплаты.
Что делать, если сотрудник отозван из учебного отпуска досрочно?
Откройте исходный документ «Отпуск» и скорректируйте дату окончания, либо введите документ «Сторнирование начислений» на часть периода, если зарплата за месяц уже рассчитана. Переплата отпускных удерживается по согласованию с сотрудником — автоматически удержать ее из зарплаты без оснований нельзя.
Как отразить обучение совместителя?
По месту совместительства учебный отпуск может быть предоставлен без сохранения заработка — оформите документ «Отпуск» с видом «Учебный неоплачиваемый» по карточке совместителя. Оплачиваемый отпуск по справке-вызову предоставляется только по основному месту работы.
Нужен ли приказ на учебный отпуск?
Да, приказ (типовая форма Т-6 или самостоятельно разработанная) обязателен — он является первичным документом. В 1С:ЗУП приказ формируется печатной формой из документа «Отпуск», подписывается руководителем и хранится в кадровом деле вместе со справкой-вызовом.