Как провести срочный трудовой договор в 1С

Срочный трудовой договор в 1С:ЗУП оформляется через стандартный документ «Приём на работу», но с двумя обязательными отличиями от бессрочного: нужно указать дату окончания договора и выбрать основание срочности из предусмотренного законом перечня. Если эти поля оставить пустыми, программа проведёт договор как бессрочный, а при проверке трудовой инспекции это будет расценено как нарушение.

Ошибки в этой операции дорого обходятся: договор без корректного основания срочности суд может переквалифицировать в бессрочный, а отсутствие уведомления об окончании срока — признать увольнение незаконным. Поэтому важно не только правильно заполнить документ, но и настроить контроль дат окончания договоров.

Материал написан для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый блок ограничен: там можно ввести приём и дату окончания, но печатные формы и контроль сроков реализованы слабее — для полноценного кадрового учёта срочных договоров лучше использовать ЗУП.

Когда в 1С оформляется срочный договор и что нужно подготовить

Срочный трудовой договор допустим только по основаниям из ст. 59 ТК РФ: временные работы, замещение отсутствующего сотрудника, сезонные работы, прохождение практики, работа у работодателя — субъекта малого предпринимательства и другие случаи. Перед оформлением в 1С определите, какое именно основание применяется, — от него зависит формулировка в приказе и в трудовом договоре.

Подготовьте данные: ФИО и паспортные данные сотрудника, должность и подразделение, дату начала работы, дату окончания договора, условия оплаты и график работы. Если сотрудник новый, его карточку придётся создать прямо из документа приёма.

Проверьте, что в программе заполнены организация, подразделения, должности и графики работы. Без этих справочников документ не проведётся или проведётся с пустыми значениями, что потом исказит отчёты и расчёт зарплаты.

Создание документа «Приём на работу»

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». Укажите организацию, дату приёма и сотрудника. Если человек впервые в базе, нажмите «Новый сотрудник» в поле выбора — откроется карточка физического лица, где нужно ввести ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные.

На основной вкладке заполните подразделение, должность, график работы и количество ставок. Эти данные попадут в приказ и в штатное расписание, если оно ведётся. Проверьте, чтобы дата приёма не была раньше даты создания организации в программе — иначе документ не проведётся.

Если приём оформляется на время отсутствия основного работника (например, на период декретного отпуска), в поле «Исполнитель обязанностей» или в условиях договора укажите, чьё место занимает сотрудник. В ЗУП 3.1 для этого есть механизм временного исполнения обязанностей, который корректно отражается в кадровых отчётах.

Настройка условий срочного договора

Перейдите на вкладку «Трудовой договор». В поле «Вид договора» выберите «Срочный трудовой договор». После этого станут доступными поля «Дата окончания» и «Основание срочности» — оба обязательны для корректного оформления.

Дата окончания — это конкретный день, когда договор прекращается. Если договор заключается на время выполнения определённой работы и точная дата неизвестна, укажите предполагаемую дату, а в формулировке основания отразите событие (например, «до выхода основного работника из отпуска по уходу за ребёнком»).

Основание срочности выбирается из предопределённого списка, соответствующего ст. 59 ТК РФ. Выберите пункт, который реально применим: «временные работы (до двух месяцев)», «замещение временно отсутствующего работника», «сезонные работы» и т.д. Формулировка из этого поля автоматически подставится в печатную форму договора и приказа.

Начисления, печать приказа и проведение

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Для срочных договоров начисления назначаются так же, как для бессрочных, но проверьте, чтобы в настройках начислений не стояло ограничений по виду договора, если они предусмотрены локальными актами.

Нажмите «Провести и закрыть». После проведения по кнопке «Печать» доступны формы: приказ о приёме (Т-1 или Т-1а), трудовой договор, личная карточка Т-2. В приказе Т-1 автоматически появится строка «условия приёма на работу, характер работы» с указанием срока и основания срочности.

Распечатайте приказ и трудовой договор, подпишите у руководителя и работника. Электронный документ в 1С не заменяет бумажный приказ, если организация не перешла на кадровый ЭДО — в ЗУП 3.1 есть возможность подписания кадровых документов электронной подписью через сервис 1С:КЭДО.

1. 1
   Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу
2. 2
   Укажите организацию, дату приёма, сотрудника (при необходимости создайте нового)
3. 3
   Заполните подразделение, должность, график, ставку
4. 4
   На вкладке «Трудовой договор» выберите вид «Срочный»
5. 5
   Укажите дату окончания и основание срочности
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор
8. 8
   Проверьте данные в личной карточке Т-2 и отчёте по срочным договорам

Контроль сроков окончания договоров

Главный риск срочных договоров — пропустить дату окончания. Если работник продолжает работать после истечения срока и ни одна из сторон не потребовала расторжения, договор считается заключённым на неопределённый срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

В ЗУП 3.1 используйте отчёт «Остатки отпусков и сроки договоров» или кадровый отчёт «Срочные трудовые договоры» (точное название зависит от релиза): он показывает сотрудников с датами окончания договоров в заданном периоде. Настройте рассылку этого отчёта ответственному кадровику за 2–4 недели до даты окончания.

Не менее чем за 3 календарных дня до окончания срока работнику нужно вручить письменное уведомление о прекращении договора (исключение — договоры на время отсутствия основного работника, они прекращаются в день его выхода). Уведомление можно сформировать в произвольной форме; в ЗУП его удобно хранить как присоединённый файл к карточке сотрудника.

Увольнение по окончании срока договора

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). В поле «Основание увольнения» выберите п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — «истечение срока трудового договора». Дата увольнения должна совпадать с датой окончания договора, указанной в приёме.

При проведении документа программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты при увольнении. Для срочных договоров до двух месяцев компенсация считается по особому правилу — из расчёта два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ); ЗУП учитывает это автоматически при корректно указанном виде договора.

Распечатайте приказ об увольнении (Т-8), записку-расчёт (Т-61) и проверьте запись в трудовой книжке или формирование сведений о трудовой деятельности (ЭТК). Отчёт СЗВ-ТД по событию «увольнение» должен быть отправлен не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Особые сценарии

Договор на время отсутствия основного работника

В поле основания выберите «замещение временно отсутствующего работника». Дату окончания укажите ориентировочную, но в тексте договора зафиксируйте событие — выход основного работника. Увольнение проводите датой выхода основного сотрудника, уведомление за 3 дня в этом случае не требуется.

Сезонные и временные работы до двух месяцев

Для договоров сроком до двух месяцев испытательный срок не устанавливается, а компенсация отпуска считается по ст. 291 ТК РФ. Убедитесь, что в приёме не заполнено поле «Испытательный срок» — иначе приказ будет содержать противоречащее закону условие.

Продление срока через допсоглашение

Если закон позволяет продлить договор (например, соглашением сторон в пределах максимального пятилетнего срока), в ЗУП оформите документ «Кадровый перевод» с изменением даты окончания договора или изменение условий трудового договора — в зависимости от релиза. Печатная форма допсоглашения формируется из тех же данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приказ Т-1 после проведения

Норма

В строке условий указан срок окончания и основание срочности

Тревожный признак

Поле срока пустое или договор назван бессрочным

Карточка сотрудника, раздел «Трудовая деятельность»

Норма

Вид договора — срочный, даты начала и окончания заполнены

Тревожный признак

Дата окончания отсутствует или не совпадает с бумажным договором

Отчёт по срочным договорам

Норма

Сотрудник присутствует в списке с корректной датой окончания

Тревожный признак

Сотрудника нет в отчёте — значит, вид договора не установлен

Частые вопросы

Можно ли оформить срочный договор в 1С:Бухгалтерии 8?

Да, в документе «Приём на работу» есть поля вида договора и даты окончания. Однако печатные формы трудового договора и контроль сроков там ограничены, поэтому при регулярной работе со срочными договорами рекомендуется 1С:ЗУП.

Что делать, если срок договора уже истёк, а увольнение не оформлено?

Не оформляйте увольнение задним числом. Если работник продолжил работать, договор по закону превратился в бессрочный — корректный путь: оформить соглашение о признании договора бессрочным и продолжить учёт без даты окончания.

Как в 1С отследить все срочные договоры, которые заканчиваются в этом месяце?

Используйте кадровый отчёт по срочным трудовым договорам (в ЗУП 3.1 — в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»), задайте период окончания договоров и настройте регулярную рассылку отчёта ответственному специалисту.

Нужно ли в 1С отдельно оформлять уведомление об окончании договора?

Специального документа для уведомления нет. Его формируют в свободной форме (часто в Word) и хранят как присоединённый файл к карточке сотрудника или регистрируют в журнале. Главное — вручить работнику под подпись не позднее чем за 3 календарных дня.

Как уволить сотрудника, принятого на время декретного отпуска основного работника?

Дата увольнения — рабочий день, предшествующий выходу основного работника (или день выхода, в зависимости от формулировки договора). Основание — п. 2 ст. 77 ТК РФ. Уведомление за 3 дня в этом случае закон не требует.

Можно ли установить испытательный срок по срочному договору?

Да, если договор заключён на срок от двух до шести месяцев — испытание не более двух недель. При сроке до двух месяцев испытательный срок устанавливать нельзя, и поле «Испытательный срок» в документе приёма должно остаться пустым.