Как в 1С провести совмещение должностей

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в рабочее время по основной должности. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) совмещение оформляется кадровым документом и доплатой, которая начисляется вместе с зарплатой. Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчёту среднего заработка, отпускных и отчётности.

Процедура отличается от совместительства: при совмещении не заключается отдельный трудовой договор, не заводится новый табельный номер, а дополнительная работа выполняется в основное рабочее время. Поэтому в программе используется не приём на работу, а специальный документ «Совмещение должностей».

Ниже разобран полный цикл: от настройки программы и оформления приказа до начисления доплаты, отражения в расчётных документах и проверки результата. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП ред. 3.1; в других конфигурациях названия документов могут отличаться.

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С

Прежде чем проводить документ, важно выбрать правильный механизм. Совмещение — это дополнительная работа по другой должности или расширение обязанностей без отрыва от основной работы, оформляется дополнительным соглашением и приказом. Совместительство — отдельный трудовой договор на свободное от основной работы время.

В 1С:ЗУП совместительство отражается приёмом на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство», а совмещение — одним кадровым документом без создания нового сотрудника. Если по ошибке оформить совмещение как совместительство, в табеле появятся лишние строки, а расчёт отпускных и среднего заработка исказится.

Сравнение вариантов

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Оформляется документом «Совмещение должностей», доплата идёт к основному начислению.

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор в свободное время. Оформляется приёмом на работу, отдельный табельный номер, отдельный расчёт.

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего сотрудника. В 1С:ЗУП оформляется тем же документом «Совмещение должностей» с типом «Исполнение обязанностей сотрудника».

Подготовка: настройки программы и начисление доплаты

Перед оформлением проверьте, что в программе включена возможность совмещения. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что установлен флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». Без этой настройки документ «Совмещение должностей» в журнале кадровых документов не появится.

Далее проверьте вид начисления доплаты. В разделе «Настройка» → «Начисления» должен присутствовать предопределённый элемент «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Если он был удалён или изменён, создайте новое начисление с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и формулой по проценту от оклада или фиксированной суммой.

Убедитесь, что у сотрудника корректно заполнено плановое начисление по основной должности — доплата часто рассчитывается в процентах от оклада или от ФОТ совмещаемой должности, и пустые данные дадут нулевую сумму.

Оформление кадрового документа «Совмещение должностей»

Откройте раздел «Кадры» → «Совмещения должностей» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организацию, сотрудника, дату начала и окончания совмещения, совмещаемую должность из штатного расписания.

В поле «Тип совмещения» выберите подходящий вариант: «Совмещение должностей», «Расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ» или «Исполнение обязанностей сотрудника» — последний позволяет указать конкретного замещаемого работника. От типа зависит формулировка в печатной форме приказа.

На вкладке с оплатой установите размер доплаты: процент от оклада сотрудника, процент от ФОТ совмещаемой должности или фиксированную сумму в месяц. Проверьте, что флажок начисления доплаты установлен, иначе доплата не попадёт в расчёт.

1. 1
   Включите совмещение в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Проверьте наличие начисления «Доплата за совмещение»
3. 3
   Создайте документ «Кадры» → «Совмещения должностей»
4. 4
   Укажите сотрудника, должность, период и тип совмещения
5. 5
   Задайте размер доплаты и проведите документ
6. 6
   Распечатайте приказ и дополнительное соглашение из документа

Начисление доплаты при расчёте зарплаты

После проведения кадрового документа доплата становится плановым начислением сотрудника на указанный период. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически добавит строку доплаты и рассчитает её пропорционально отработанному времени.

Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, доплата рассчитается за фактические дни действия приказа. Проверьте сумму вручную: при доплате в процентах от оклада формула — оклад × процент × отработанные дни / норма дней.

НДФЛ и страховые взносы с доплаты начисляются в общем порядке — отдельных настроек не требуется. В расчётном листке сотрудника доплата отображается отдельной строкой, что удобно для контроля.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отдельная строка «Доплата за совмещение» с корректной суммой

Тревожный признак

Доплаты нет или сумма не соответствует приказу

Отчёт «Начисления сотрудников»

Норма

Доплата присутствует в периоде действия совмещения

Тревожный признак

Доплата начисляется после даты окончания совмещения

Табель учёта рабочего времени

Норма

Одна строка по основной должности

Тревожный признак

Появилась вторая строка — значит, оформлено совместительство

Прекращение совмещения и исполнение обязанностей отсутствующего

Если срок совмещения указан в документе, начисление доплаты прекратится автоматически после даты окончания. Для досрочного прекращения создайте документ «Прекращение совмещения» из журнала совмещений или кнопкой «Создать на основании» в исходном приказе — программа снимет плановое начисление с указанной даты.

При временном замещении (отпуск, больничный основного работника) используйте тип «Исполнение обязанностей сотрудника» и укажите замещаемого. Это удобно для кадрового учёта: в отчётах видно, кто кого замещал, и проще формировать приказ типовой формы.

Не удаляйте и не отменяйте проведение исходного документа совмещения ради прекращения доплаты — это нарушит историю кадрового учёта и может «оторвать» уже начисленные суммы в закрытых периодах.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление совмещения через приём на работу внутренним совместителем. В результате у сотрудника появляется второй табельный номер, отпуск считается дважды, а отчёты по среднесписочной численности искажаются.

Вторая ошибка — ручное добавление доплаты в «Начисление зарплаты и взносов» вместо планового назначения. Такая сумма не попадает в базу среднего заработка корректно и повторяется только в одном месяце.

Третья группа проблем — неправильный период: дата окончания не указана, и доплата «тянется» бесконечно, либо дата начала раньше даты приёма сотрудника на совмещаемую ставку. Всегда сверяйте период документа с приказом.

Контроль через отчёты и печатные формы

Для проверки используйте отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Полный свод начислений» и «Расчётный листок» покажут доплату в разрезе месяцев. Кадровый отчёт «Сотрудники, совмещающие должности» (при наличии в подсистеме) или универсальный отчёт по документам совмещения поможет увидеть всех совмещающих на дату.

Из документа совмещения доступны печатные формы: приказ о совмещении и дополнительное соглашение к трудовому договору. Тексты формируются автоматически из данных документа, поэтому корректное заполнение полей важно не только для расчёта, но и для кадрового делопроизводства.

Частые вопросы

Нужно ли заводить нового сотрудника для совмещения в 1С?

Нет. Совмещение оформляется на действующего сотрудника документом «Совмещение должностей». Новый элемент справочника и новый табельный номер создаются только при внутреннем совместительстве — это другой механизм с отдельным трудовым договором.

Почему доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли кадровый документ, попадает ли месяц расчёта в период совмещения и установлен ли в документе флажок начисления доплаты с указанным размером. Также убедитесь, что вид начисления не удалён из плана видов расчёта.

Как оформить замещение сотрудника на время отпуска?

Используйте тот же документ «Совмещение должностей» с типом «Исполнение обязанностей сотрудника» и укажите замещаемого работника. Даты совмещения должны совпадать с периодом отсутствия основного работника.

Входит ли доплата за совмещение в расчёт отпускных?

Да, если она оформлена как плановое начисление с назначением оплаты труда. Доплата включается в базу среднего заработка. Разовые премии и ручные доначисления могут учитываться иначе — поэтому оформляйте доплату через кадровый документ.

Как досрочно прекратить совмещение?

Создайте документ «Прекращение совмещения» из журнала совмещений или на основании исходного приказа, укажите дату прекращения. Начисление доплаты остановится с этой даты, история кадрового учёта сохранится.

Можно ли указать доплату фиксированной суммой, а не процентом?

Да. В документе совмещения доступен выбор способа расчёта: процент от оклада сотрудника, процент от ФОТ совмещаемой должности или фиксированная сумма в месяц. При фиксированной сумме доплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.