Как в 1С провести совмещение должности

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой (или такой же) профессии в течение своего основного рабочего дня, без освобождения от основной работы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого существует специальный документ «Совмещение должностей», который назначает доплату и автоматически учитывает её при расчете заработной платы.

Важно не путать совмещение с внутренним совместительством: при совмещении дополнительная работа выполняется в основное рабочее время и отражается только доплатой, а при совместительстве оформляется отдельный трудовой договор, отдельное рабочее место и отдельный табель. Ошибка в выборе механизма приводит к неверному начислению зарплаты и проблемам с кадровым учетом.

Ниже разобран порядок оформления совмещения в 1С:ЗУП 3.1: настройка программы, создание документа, проверка расчета, отмена совмещения и типичные ошибки. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия» без модуля зарплаты механизм отсутствует — там доплата вводится вручную.

Шаг 1. Включите возможность совмещения в настройках

По умолчанию документ «Совмещение должностей» может быть скрыт. Чтобы он появился, откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления». Установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» (в некоторых релизах — «Доплата за совмещение»).

После включения опции в плане видов расчета автоматически появится предопределенное начисление «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Проверьте его настройки: формула обычно рассчитывает доплату пропорционально отработанному времени от оклада совмещаемой должности или фиксированной суммой — в зависимости от того, как вы настроите показатель.

Шаг 2. Создайте документ «Совмещение должностей»

Откройте раздел «Кадры» → «Совмещения должностей» (или «Зарплата» → «Совмещения должностей») и нажмите «Создать». Заполните основные поля документа:

• Организация и подразделение — подставляются автоматически, проверьте корректность.
• Сотрудник — работник, которому поручается дополнительная работа.
• Дата начала и дата окончания — период совмещения. Если срок окончания заранее неизвестен, дату окончания можно не указывать, а позже оформить документ отмены.
• Совмещаемая должность — должность, по которой выполняется дополнительная работа.
• Размер доплаты — процент от оклада совмещаемой должности, процент от оклада самого сотрудника или фиксированная сумма.

Проведите документ. С этого момента доплата будет назначена сотруднику как плановое начисление и попадет в расчет зарплаты за указанный период.

1. 1
   Включите опцию «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройке состава начислений
2. 2
   Создайте документ «Совмещение должностей» и заполните сотрудника, период и должность
3. 3
   Укажите размер доплаты: процент или фиксированная сумма
4. 4
   Проведите документ и проверьте плановые начисления сотрудника
5. 5
   Рассчитайте зарплату и убедитесь, что доплата начислена пропорционально отработанному времени

Шаг 3. Проверьте назначение доплаты и расчет зарплаты

Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Начисления и удержания». В списке плановых начислений должна появиться доплата за совмещение с указанием периода действия и размера. Если начисления нет — документ либо не проведен, либо проведен на другую дату.

Затем сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором действует совмещение. В табличной части у сотрудника появится строка «Доплата за совмещение». Если совмещение действует неполный месяц, сумма рассчитается пропорционально отработанным дням — проверьте это, расшифровав сумму по кнопке «Подробнее» или через расчетный листок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Плановые начисления сотрудника

Норма

Присутствует доплата за совмещение с верным периодом и размером

Тревожный признак

Начисления нет или размер не соответствует приказу

Расчетный листок за месяц

Норма

Доплата начислена пропорционально дням действия совмещения

Тревожный признак

Доплата начислена за полный месяц при частичном периоде или отсутствует

Документ «Совмещение должностей»

Норма

Проведен, даты совпадают с приказом

Тревожный признак

Документ в черновике или даты расходятся с приказом

Как отменить или изменить совмещение

Если совмещение прекращается раньше срока или условия меняются, не редактируйте проведенный документ задним числом — это может исказить уже рассчитанную зарплату. Для прекращения используйте документ «Прекращение совмещения» (создается на основании документа совмещения по кнопке «Создать на основании» или из того же журнала). Укажите дату прекращения — с этого момента плановое начисление будет отменено.

Для изменения размера доплаты корректный путь — прекратить старое совмещение и оформить новое документом с актуальными условиями. Либо, если в вашей версии конфигурации доступно, использовать документ «Изменение плановых начислений».

Чем совмещение отличается от совместительства и расширения зон обслуживания

В кадровом учете 1С легко перепутать три похожие ситуации. Совмещение оформляется одним документом и одной доплатой, отдельный табель не ведется. Внутреннее совместительство требует приема на новое рабочее место (второй трудовой договор), отдельного графика и отдельного учета времени. Расширение зон обслуживания и увеличение объема работ в ЗУП обычно оформляются тем же документом совмещения, но с соответствующей формулировкой в приказе.

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Один документ, одна доплата, отдельный табель не нужен.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной время. Отдельный прием на работу, договор, график и табель.

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего сотрудника. Оформляется тем же документом совмещения с указанием замещаемого работника.

Типичные ошибки при проведении совмещения

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за пропущенных настроек и неверного выбора механизма. Ниже собраны ошибки, которые приводят к неверному расчету или отсутствию доплаты.

Если доплата не появилась в расчете зарплаты, проверьте последовательно: проведен ли документ, верны ли даты, не отменено ли начисление другим документом, совпадает ли подразделение сотрудника с подразделением в документе начисления зарплаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить совмещение без даты окончания?

Да, дату окончания можно оставить пустой — доплата будет действовать бессрочно. Когда совмещение закончится, оформите документ «Прекращение совмещения» с фактической датой окончания.

Как оформить совмещение в 1С:Бухгалтерии 8?

В 1С:Бухгалтерии нет специализированного документа совмещения. Создайте новое начисление с формулой (процент от оклада или фиксированная сумма) и назначьте его сотруднику через документ «Начисление зарплаты» вручную каждый месяц либо через кадровый перевод с добавлением начисления.

Нужен ли отдельный табель при совмещении?

Нет. При совмещении дополнительная работа выполняется в течение основного рабочего дня, поэтому время учитывается по основному месту работы. Отдельный табель требуется только при внутреннем совместительстве.

Почему доплата начислена не за весь месяц?

Доплата рассчитывается пропорционально дням действия совмещения и фактически отработанному времени. Если совмещение началось в середине месяца или сотрудник был на больничном, сумма будет меньше полного месячного размера — это нормальное поведение.

Как оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника?

Используйте тот же документ «Совмещение должностей», указав совмещаемую должность отсутствующего работника и период его отсутствия. Доплату обычно устанавливают в процентах от оклада замещаемой должности.

Влияет ли доплата за совмещение на средний заработок?

Да, доплата за совмещение входит в состав выплат, учитываемых при расчете среднего заработка для отпускных и командировочных, при условии что начисление настроено корректно и облагается взносами в стандартном порядке.