Как провести работу в выходной день в 1С

Работа в выходной или праздничный день в 1С:ЗУП оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно фиксирует факт привлечения сотрудника и задаёт способ компенсации: оплату в двойном размере или одинарную оплату с предоставлением дня отдыха. Если документ не ввести, программа не начислит доплату автоматически — начисление зарплаты посчитает только обычные дни по графику.

Перед тем как проводить документ, убедитесь, что у вас есть основание: согласие сотрудника (в общем случае письменное), приказ руководителя и выбранный сотрудником вариант компенсации. Программа отражает только учётную сторону, но от корректности введённых данных зависит размер начислений и правильность табеля.

Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): от проверки настроек до контроля расчёта в документе «Начисление зарплаты и взносов», а также типичные ошибки и варианты для нестандартных ситуаций.

Проверьте настройки учёта перед оформлением

Документ «Работа в выходные и праздничные дни» доступен, если в настройках расчёта зарплаты включён учёт работы сверхурочно и в выходные. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и проверьте, что на вкладке «Почасовая оплата» (или «Прочие начисления» в зависимости от релиза) отмечен признак «Работа в праздничные и выходные дни».

После включения настройки в плане видов расчёта появляется начисление «Оплата работы в праздничные и выходные дни». Именно оно будет использоваться при расчёте. Если начисление уже существует, откройте его и убедитесь, что формула не изменялась вручную: типовая формула умножает стоимость часа на отработанные часы и на два при двойной оплате.

Также проверьте производственный календарь и график работы сотрудника. Программа определяет, является ли день выходным, по графику сотрудника, а не по календарю «суббота–воскресенье». Для сменного графика выходным считается день, не запланированный как рабочий в его графике.

Создайте приказ и документ «Работа в выходные и праздничные дни»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» (или «Зарплата» → «Работа в выходные и праздничные») и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа и дату (или период) работы. Если сотрудников привлекают к работе в разные дни, удобнее оформить отдельный документ на каждую дату — так проще контролировать табель.

В табличную часть добавьте сотрудников. Для каждого укажите количество отработанных часов, если оплата почасовая, либо оставьте полный день. Программа предложит выбор способа компенсации: «Повышенная оплата» (по умолчанию двойная) или «Отгул» — одинарная оплата с последующим предоставлением дня отдыха.

При выборе отгула сотрудник вправе взять день отдыха позже. В этом случае в месяце работы начисляется одинарная оплата за выходной, а день отгула оформляется документом «Отгул» (или через отсутствие в табеле, в зависимости от настроек). Зафиксируйте выбор сотрудника до расчёта зарплаты — менять способ компенсации после расчёта придётся сторнированием или исправлением документа.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Работа в выходные и праздничные дни»
2. 2
   Укажите организацию, дату работы и добавьте сотрудников в табличную часть
3. 3
   Проставьте часы работы и выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул
4. 4
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по кнопке «Печать»
5. 5
   В документе «Начисление зарплаты и взносов» проверьте, что доплата рассчиталась автоматически

Как программа рассчитывает оплату

При варианте «Повышенная оплата» программа начисляет оплату за часы работы в выходной в двойном размере стоимости часа (или дня — для сотрудников с окладом по дням). Стоимость часа определяется по настройкам пересчёта оклада в часовую ставку: через среднемесячное количество часов, норму часов по графику сотрудника или норму производственного календаря. Способ пересчёта задаётся в настройках расчёта зарплаты и влияет на сумму.

При варианте «Отгул» программа начисляет одинарную оплату за работу в выходной. Дополнительно в учёте резервируется право на день отдыха, который сотрудник использует позже. День отгула не оплачивается — важно, чтобы кадровик и расчётчик понимали это и не ждали двойного начисления.

Если сотрудник отработал в выходной неполный день, укажите фактические часы — оплата будет пропорциональной. Для сдельщиков типовой документ не подбирает сдельные наряды автоматически: работа в выходной для них оформляется через наряд с повышенными расценками или дополнительным начислением.

Сравнение вариантов компенсации

Повышенная (двойная) оплата

Подходит, когда сотрудник не планирует брать день отдыха. Начисляется сразу в месяце работы, облагается НДФЛ и взносами как обычная зарплата.

Одинарная оплата + отгул

Подходит, когда сотрудник хочет дополнительный день отдыха. В месяце работы — одинарная оплата, день отгула оформляется отдельным документом и не оплачивается.

Проведение в табеле и расчёте зарплаты

После проведения документа данные попадают в табель учёта рабочего времени: день отмечается кодом «РВ» (работа в выходные) с указанием часов. Откройте «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и убедитесь, что дата отражена корректно и обычные часы по графику не задвоились.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц доплата появится автоматически при заполнении. Откройте расшифровку по сотруднику и проверьте строку «Оплата работы в праздничные и выходные дни»: часы, ставку и итоговую сумму. Если строки нет — чаще всего документ не проведён, дата в нём не попадает в расчётный месяц или у сотрудника в этот период оформлено отсутствие, перекрывающее работу.

Если работа в выходной пришлась на командировку, ситуация иная: оплата производится по правилам для командировок, и документ «Работа в выходные и праздничные» оформляется в дополнение к командировке с учётом её особенностей. В простых случаях достаточно стандартного документа, но проверьте, чтобы начисление не задвоилось с оплатой командировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом РВ с фактическими часами

Тревожный признак

День пустой, стоит обычный код или часы продублированы

Расчётный листок

Норма

Есть строка оплаты работы в выходные с верными часами и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма не сходится с ручным расчётом

Способ компенсации

Норма

При отгуле — одинарная оплата и оформленный позже день отдыха

Тревожный признак

При отгуле начислена двойная оплата или отгул нигде не отражён

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — оформление документа «задним числом» после расчёта зарплаты. Начисление не попадёт в уже проведённый расчёт: потребуется либо пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов», либо доначислить сумму в следующем месяце, что искажает учёт и расчёт среднего заработка.

Вторая ошибка — неверное определение выходного дня для сменных графиков. Если суббота для сотрудника рабочая по графику, а документ всё равно введён, программа может начислить лишнюю доплату за фактически обычный рабочий день. Всегда сверяйте день с индивидуальным графиком сотрудника.

Третья группа ошибок связана с часами: указывают полный день вместо фактических часов или наоборот. Для сотрудника с окладом работа в выходной сверх месячной нормы оплачивается иначе, чем работа в пределах нормы (актуально при неполном рабочем времени) — программа учитывает это по данным графика, поэтому графики должны быть актуальны.

Особые сценарии

Работа в праздничный день

Праздничные дни определяются производственным календарём. Документ оформляется так же, но для сменных графиков работа в праздник оплачивается в повышенном размере, даже если день рабочий по графику. Проверьте, что производственный календарь в программе обновлён — устаревший календарь приведёт к ошибкам в определении праздников.

Массовое привлечение к работе

Если в выходной работает целое подразделение, не создавайте документ на каждого сотрудника — добавьте всех в один документ через кнопку «Подбор». Это упрощает печать единого приказа и контроль. При разных способах компенсации у сотрудников способ указывается индивидуально в строке.

Исправление ошибочного документа

Если документ проведён ошибочно и зарплата ещё не рассчитана, просто отмените его проведение или отредактируйте. Если расчёт уже выполнен, используйте механизм исправления (ссылка «Исправить» в документе, если она доступна) или сторнируйте начисление и введите корректный документ. Не удаляйте документы из закрытых периодов — это нарушит отчётность.

FAQ

Можно ли оформить работу в выходной без согласия сотрудника в программе?

Технически программа не проверяет наличие согласия — документ проведётся в любом случае. Но по трудовому законодательству привлечение к работе в выходной в общем случае требует письменного согласия, кроме исключительных ситуаций (аварии, чрезвычайные обстоятельства). Ответственность за наличие основания несёт работодатель, а не программа.

Почему доплата не появилась в начислении зарплаты?

Проверьте три вещи: документ «Работа в выходные и праздничные дни» проведён; дата работы попадает в расчётный месяц; у сотрудника на эту дату не оформлено отсутствие (отпуск, больничный), которое вытесняет начисление. Также убедитесь, что в настройках включено начисление за работу в выходные.

Как оформить, если сотрудник работал в выходной всего 3 часа?

В документе в строке сотрудника укажите фактическое количество часов вместо полного дня. Программа рассчитает оплату пропорционально — стоимость часа, умноженная на три и на два при двойной оплате.

Нужно ли оформлять документ для сотрудника с ненормированным рабочим днём?

Ненормированный рабочий день сам по себе не отменяет требование повышенной оплаты за работу в выходные и праздники. Если сотрудник привлекался к работе в свой выходной по приказу, документ оформляется в общем порядке.

Как отразить отгул, выбранный сотрудником, в следующем месяце?

День отдыха оформляется документом «Отгул» (раздел «Кадры» или «Зарплата») на дату фактического отдыха. В табеле день будет отражён соответствующим кодом, оплата за него не начисляется — одинарная оплата за работу в выходной уже была выплачена в месяце работы.

Влияет ли работа в выходной на расчёт среднего заработка?

Оплата работы в выходные и праздничные дни включается в базу для расчёта среднего заработка, а сами дни учитываются как отработанные. Поэтому важно проводить документы вовремя: доначисления задним числом искажают уже выплаченные отпускные или командировочные.