Другое · 11 мин
Как провести повышение квалификации сотрудника в 1С
Как оформить повышение квалификации в 1С:ЗУП: приказ, отсутствие, оплата по среднему заработку, стаж, отчётность. Пошаговая инструкция и типичные ошибки.
Повышение квалификации сотрудника — это не только обучение, но и кадровое событие, которое нужно правильно отразить в программе: оформить приказ, зарегистрировать отсутствие на период учёбы, начислить оплату по среднему заработку и сохранить сведения об образовании в карточке работника. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрены штатные документы, но последовательность действий зависит от того, как организовано обучение: с отрывом от производства или без.
Ошибки при оформлении приводят к некорректному расчёту среднего заработка, неверным данным в табеле и расхождениям в отчётности. Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3, а также варианты для конфигураций, где специализированных документов нет.
Подготовка: что проверить в программе до оформления
Перед тем как проводить документы, убедитесь, что в настройках учёта включены нужные механизмы. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» и проверьте, что доступны документы отсутствий и командировок. В типовой 1С:ЗУП они включены по умолчанию, но в доработанных конфигурациях часть функциональности могла быть отключена.
Также подготовьте первичные данные: приказ о направлении на обучение, договор с образовательной организацией, сроки обучения и форму (очная, очно-заочная, дистанционная). От формы зависит, будет ли сотрудник отсутствовать на рабочем месте и как это отражать в табеле. Если обучение проходит без отрыва от производства — вечером или дистанционно в нерабочее время, — отдельный документ об отсутствии может вообще не потребоваться.
Оформление отсутствия на период обучения
Если сотрудник направлен на повышение квалификации с отрывом от работы и обучение проходит в другой местности, типовой сценарий — документ «Командировка» (раздел «Кадры» → «Командировки» или «Все отсутствия сотрудников»). Командировка автоматически регистрирует отсутствие, резервирует начисление по среднему заработку и корректно отражается в табеле.
Если обучение проходит в той же местности, что и место работы, командировка не оформляется — используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». В поле «Вид отсутствия» выберите подходящее значение, например «Отсутствие в связи с командировкой» либо создайте собственный вид отсутствия «Повышение квалификации» в справочнике видов отсутствий, чтобы он корректно отображался в табеле отдельным кодом.
Укажите период обучения точно по приказу: дата начала и дата окончания. Если период захватывает выходные, проверьте, как это учитывается в настройках вида времени — от этого зависит количество оплачиваемых дней и строки в табеле.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать»
- 2Выберите документ «Командировка» или «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
- 3Укажите сотрудника, период обучения и вид отсутствия
- 4Проверьте начисление по среднему заработку на вкладке «Оплата»
- 5Проведите документ и сверьте отражение в табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени»)
Начисление оплаты за период обучения
За время повышения квалификации с отрывом от работы сотруднику по основному месту работы сохраняется средний заработок. В 1С:ЗУП это начисление рассчитывается автоматически внутри документа «Командировка» или «Отсутствие» — на вкладке «Оплата» или в отдельной части формы отображается расчёт среднедневного заработка и сумма к начислению.
Расчётный период для среднего заработка программа определяет автоматически — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала события. Если сотрудник принят недавно и расчётного периода нет, программа использует данные фактически отработанного времени. Проверьте состав базы: в расчёт среднего должны входить начисления за отработанное время и не должны входить отпускные, больничные и оплата прошлых периодов среднего заработка.
Если обучение оплачивается без сохранения среднего заработка (например, по договорённости сторон), в документе отсутствия снимите флаг оплаты или выберите вид отсутствия без начисления. Тогда дни обучения попадут в табель как неоплачиваемое отсутствие, и зарплата за месяц уменьшится пропорционально.
Отражение в табеле и проверка результата
После проведения документов сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Отчёты, справки» и проверьте, как обозначены дни обучения. Командировка отражается буквенным кодом «К», иные виды отсутствий — кодами, заданными в настройках соответствующего вида времени. Если используете собственный вид отсутствия, заранее назначьте ему обозначение в справочнике «Виды использования рабочего времени».
Дополнительно сверьтесь с документом «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц: строка оплаты по среднему заработку должна присутствовать, а окладная часть — уменьшиться пропорционально дням отсутствия. Если сумма оклада не изменилась, значит документ отсутствия не учтён в расчёте — проверьте, проведён ли он и попадает ли его период в расчётный месяц.
Как проверить результат
Дни обучения отмечены кодом командировки или отсутствия
Дни стоят как рабочие или как неявка по невыясненной причине
Есть строка оплаты по среднему, оклад уменьшен пропорционально
Оклад начислен полностью или оплата за обучение отсутствует
Расчётный период 12 месяцев, база без отпускных и больничных
Пустой расчётный период или явно завышенная сумма
Внесение сведений об обучении в карточку сотрудника
После завершения обучения внесите сведения о полученном документе (удостоверение о повышении квалификации, диплом о профпереподготовке) в карточку сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите работника и перейдите по ссылке «Образование» в панели навигации личных данных. Добавьте строку: вид образования, учебное заведение, специальность или направление, серия и номер документа, дата окончания.
Эти сведения используются при формировании статистической отчётности (например, формы П-4 в части сведений об обучении, если она заполняется) и внутренних кадровых отчётов. Если организация ведёт учёт компетенций, дополнительно можно заполнить данные о полученных знаниях и навыках в разделе «Развитие и обучение» — в расширенных настройках кадрового учёта 1С:ЗУП доступны документы планирования обучения.
Если обучение длится несколько месяцев с частичным отрывом от работы (например, два дня в неделю), удобнее оформлять не один длинный документ, а отдельные документы отсутствия на каждый период или использовать индивидуальный график работы сотрудника — иначе программа посчитает отсутствующими все дни подряд, включая рабочие.
Если у вас другая конфигурация: 1С:Бухгалтерия и УПП
В 1С:Бухгалтерии 8 специализированного документа для повышения квалификации нет. Отсутствие регистрируется документом «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления») при условии, что в настройках учёта зарплаты включён учёт отсутствий. Начисление рассчитывается по среднему заработку, но функциональность расчёта проще, чем в ЗУП, — сумму при необходимости скорректируйте вручную.
В 1С:УПП и 1С:Комплексная автоматизация механизмы близки к ЗУП: используются документы «Отсутствие на работе» и «Оплата по среднему заработку». Логика та же — сначала регистрируется отсутствие, затем начисление, затем сверка с табелем. Точные названия документов и разделов проверьте в своей версии конфигурации, так как они различаются между релизами.
Сравнение вариантов оформления
Подходит, если обучение в другой местности по направлению работодателя. Автоматически считает средний заработок и отражается в табеле кодом «К».
Для обучения в своей местности с отрывом от работы. Гибкий выбор вида отсутствия, но нужно следить за настройкой вида времени.
Для дистанционного или вечернего обучения без отрыва от работы. Зарплата не меняется, в программе отражаются только сведения в карточке сотрудника.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление периода обучения обычным отпуском без сохранения заработка или административным отпуском. Это неверно: при направлении работодателем сотруднику положен средний заработок, а не неоплачиваемое отсутствие. Проверяйте основание по приказу до создания документа.
Вторая распространённая проблема — расхождение между датами приказа и датами документа в 1С. Если в приказе период обучения с 10 по 14 число, а в документе указано с 9 по 15, табель и средний заработок будут рассчитаны неверно. Сверяйте даты по первичному документу перед проведением.
Отчётность и документальное подтверждение
Расходы на повышение квалификации подтверждаются приказом о направлении, договором с образовательной организацией, актом оказанных услуг и документом об окончании обучения. В 1С печатную форму приказа о направлении можно сформировать из документа «Командировка» или из кадрового приказа, если ваша конфигурация поддерживает соответствующие печатные формы.
Оплата по среднему заработку за период обучения облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — программа учтёт её автоматически при расчёте зарплаты. Отдельных действий по налогам не требуется, но проверьте, что начисление попало в регистры учёта НДФЛ и взносов за соответствующий месяц.
Что важно запомнить
Повышение квалификации в 1С оформляется документом отсутствия (командировка или отсутствие с оплатой по среднему), оплата начисляется по среднему заработку, результат проверяется по табелю и расчётному листку, а сведения об удостоверении вносятся в карточку сотрудника.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять документ в 1С, если сотрудник учится дистанционно в свободное время?
Нет. Если обучение не занимает рабочее время, отсутствия нет, и документ оформлять не нужно. Достаточно после завершения внести сведения о полученном удостоверении в карточку сотрудника в разделе «Образование».
Как оформить обучение, которое идёт несколько месяцев по частичным дням?
Удобнее создавать отдельные документы отсутствия на каждый учебный день или период, либо настроить сотруднику индивидуальный график работы. Один документ на весь срок приведёт к тому, что все дни периода будут считаться отсутствием.
Что делать, если средний заработок в документе рассчитался неверно?
Откройте в документе расчёт среднего заработка и проверьте расчётный период и базу начислений. Чаще всего проблема в том, что сотрудник недавно принят или в базу попали исключаемые суммы. При необходимости период и данные можно скорректировать вручную в форме расчёта.
Можно ли оформить повышение квалификации задним числом?
Технически можно, но только до расчёта и выплаты зарплаты за соответствующий месяц. Если зарплата уже выплачена, потребуется перерасчёт, что приведёт к сторнированиям и уточнённой отчётности. Безопаснее оформлять документы до закрытия периода.
Облагается ли оплата за период обучения налогами?
Да, оплата по среднему заработку за время повышения квалификации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 1С это учитывается автоматически при расчёте зарплаты, отдельных настроек не требуется.
Где в 1С хранить скан удостоверения о повышении квалификации?
Если в конфигурации включена работа с присоединёнными файлами, скан можно прикрепить к карточке сотрудника через кнопку «Присоединённые файлы» или к строке сведений об образовании. Это удобно для быстрого доступа при проверках и внутреннем аудите.