Как в 1С провести отзыв из отпуска в середине отпуска

Отзыв из отпуска — одна из операций, которая в 1С регулярно вызывает вопросы у кадровиков и расчётчиков. Сотрудник уже ушёл в отпуск, отпускные начислены и выплачены, а теперь его нужно вернуть на работу раньше срока. Если просто отразить дни как рабочие по табелю, программа не скорректирует начисления, и в расчёте зарплаты появятся ошибки: одновременно будут идти отпускные и оплата по окладу за одни и те же дни.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 (а также в 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP с модулем кадров) для этой задачи предусмотрен специальный документ «Отзыв из отпуска». Он прерывает действие отпуска, корректно сторнирует отпускные за неиспользованные дни и позволяет начислить зарплату за фактически отработанное время. Ниже разберём порядок действий, условия и типичные ошибки.

Обратите внимание: с точки зрения трудового законодательства отзыв из отпуска допускается только с согласия работника, а для отдельных категорий сотрудников (несовершеннолетних, беременных, занятых на вредных работах) отзыв запрещён вовсе. Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что согласие оформлено документально — программа не контролирует это ограничение автоматически.

Когда нужен документ «Отзыв из отпуска», а когда достаточно исправления

Способ оформления зависит от того, выплачены ли отпускные и закрыт ли период расчёта. Если отпуск ещё только планируется или документ «Отпуск» проведён, но отпускные не выплачены, проще всего исправить сам документ отпуска — изменить даты или отменить его. Отдельный документ отзыва в этом случае не нужен.

Если же сотрудник фактически находится в отпуске, отпускные выплачены, а расчётный период возможно уже закрыт, используется именно «Отзыв из отпуска». Этот документ не трогает исходный отпуск, а фиксирует факт досрочного выхода на работу с конкретной даты.

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Отпуск проведён, но отпускные ещё не выплаченыИсправьте или отмените исходный документ «Отпуск» — отзыв не нужен

Отпускные выплачены, сотрудник выходит раньше срокаОформите документ «Отзыв из отпуска» с датой фактического выхода

Период закрыт и данные переданы в отчётностьОформите отзыв текущей датой, сторно отразится в текущем периоде

Оформление документа «Отзыв из отпуска» в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах путь может быть «Кадры → Отзывы из отпусков» или документ доступен через журнал отсутствий). Создайте новый документ «Отзыв из отпуска».

В документе укажите организацию, сотрудника и дату, с которой он приступает к работе. Программа автоматически определит действующий на эту дату отпуск и прервёт его. Проверьте, что выбран именно тот отпуск, который нужно прервать, — особенно если у сотрудника было несколько отпусков подряд (например, ежегодный и за свой счёт).

После проведения документа дни с даты отзыва перестанут считаться отпуском: в табеле они будут отражаться как рабочие (или как выходные по графику сотрудника), а остаток неиспользованного отпуска сохранится и может быть предоставлен позже.

1. 1
   Проверьте, что отпускные по прерываемому отпуску начислены и выплачены
2. 2
   Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отзыв из отпуска»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату фактического выхода на работу
4. 4
   Проверьте, что программа подобрала правильный прерываемый отпуск
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что дни после отзыва стали рабочими по графику
6. 6
   При следующем расчёте зарплаты проверьте сторно отпускных за неиспользованные дни

Что происходит с отпускными и зарплатой после отзыва

Отпускные были выплачены за весь период отпуска, включая дни, которые сотрудник теперь отработает. За эти дни возникает переплата: одновременно нельзя получать и отпускные, и зарплату. В 1С:ЗУП перерасчёт выполняется автоматически при следующем начислении зарплаты: программа сторнирует отпускные за неиспользованные дни и начислит оплату по окладу (или тарифу) за отработанное время.

На практике возможны два варианта зачёта переплаты. Чаще всего излишне выплаченные отпускные зачитываются в счёт предстоящей зарплаты — это проще и не требует возврата денег от сотрудника. Возврат через кассу или на расчётный счёт применяется реже и требует отдельного оформления, при этом удержать сумму принудительно без согласия работника работодатель в общем случае не вправе.

Остаток отпуска и его дальнейшее использование

Неиспользованные из-за отзыва дни отпуска не сгорают. В 1С:ЗУП остаток отпуска по сотруднику корректируется автоматически: после проведения отзыва неиспользованные дни возвращаются в остаток. Проверить это можно через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» или «Зарплата» (в зависимости от настроек интерфейса).

Когда сотрудник решит догулять оставшиеся дни, оформляется обычный документ «Отпуск» на нужный период. Никакой связи с документом отзыва при этом создавать не требуется — программа считает остатки по регистрам, а не по цепочке документов.

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) отдельного документа «Отзыв из отпуска» нет. Если функциональность расчёта отпусков включена, отзыв оформляется через исправление исходного документа «Отпуск»: откройте документ, скорректируйте дату окончания отпуска до дня, предшествующего выходу сотрудника, и перепроведите. Программа пересчитает отпускные, а разница отразится как сторно в текущем периоде.

Если документ отпуска находится в закрытом периоде, прямое исправление может быть нежелательным. В этом случае создают исправление документа (кнопка «Исправить» в форме документа, если механизм исправлений включён) либо выполняют ручную корректировку начислений. После этого в табеле и начислении зарплаты за месяц отзыва дни выхода сотрудника должны оплачиваться как рабочие.

Проверка результата и отчётность

После проведения отзыва и расчёта зарплаты за месяц проверьте несколько контрольных точек. В расчётном листке сотрудника за месяц отзыва должны присутствовать: сторно отпускных за неиспользованные дни и начисление оплаты за отработанные дни. Одновременного «полного» отпускного начисления и полной оплаты за те же дни быть не должно.

Также проверьте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени», форма Т-13): дни до отзыва — отпуск (ОТ или иной код), дни после — рабочие по графику. Дополнительно сверьте остаток отпуска в отчёте «Остатки отпусков» — неиспользованные дни должны вернуться в остаток.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц отзыва

Норма

Есть сторно отпускных за неиспользованные дни и оплата за отработанные дни

Тревожный признак

Отпускные начислены полностью и одновременно идёт оплата за те же дни

Табель Т-13

Норма

Дни до отзыва — код отпуска, после — рабочие дни

Тревожный признак

Дни после отзыва всё ещё отмечены как отпуск

Отчёт «Остатки отпусков»

Норма

Неиспользованные дни вернулись в остаток

Тревожный признак

Остаток уменьшился на весь период исходного отпуска

Типичные ошибки при отзыве из отпуска

Самая распространённая ошибка — отражение выхода сотрудника только в табеле без документа отзыва. В этом случае программа продолжает считать сотрудника находящимся в отпуске, а ручные правки табеля приводят к расхождению между кадровым учётом и расчётом зарплаты.

Вторая частая ошибка — неправильная дата отзыва. Датой отзыва считается первый рабочий день сотрудника, а не последний день отпуска. Если указать дату на день раньше или позже, сторно и начисление зарплаты сместятся, и исправлять это придётся отменой документа и повторным проведением.

Частые вопросы

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска без его согласия?

По трудовому законодательству отзыв из отпуска допускается только с согласия работника, а для отдельных категорий (несовершеннолетних, беременных, занятых на вредных работах) запрещён. Программа 1С это не контролирует — юридическую сторону нужно обеспечить до внесения данных.

Что делать с излишне выплаченными отпускными?

Обычно переплата зачитывается в счёт предстоящей зарплаты: 1С:ЗУП автоматически сторнирует отпускные за неиспользованные дни при следующем расчёте. Принудительно удержать сумму без согласия сотрудника работодатель в общем случае не вправе.

Сгорают ли неиспользованные из-за отзыва дни отпуска?

Нет. После проведения документа «Отзыв из отпуска» неиспользованные дни возвращаются в остаток отпуска сотрудника и могут быть предоставлены позже обычным документом «Отпуск».

В 1С:Бухгалтерии нет документа «Отзыв из отпуска» — как быть?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отзыв оформляется исправлением исходного документа «Отпуск» (корректировка даты окончания) либо через механизм исправлений, если период закрыт. Сторно лишних отпускных отразится при следующем начислении зарплаты.

Какой датой оформлять отзыв, если сотрудник вышел в середине дня?

Документ оформляется на дату выхода целым днём — учёт в программе ведётся по дням, а не по часам. Дата отзыва — это первый рабочий день сотрудника после прерванного отпуска.

Нужно ли пересдавать отчётность по НДФЛ после отзыва?

Если сторно отпускных отразилось в том же квартале, что и начисление, корректировка обычно попадает в текущую отчётность автоматически. Если период уже отчитан, может потребоваться уточнённый расчёт — это зависит от того, в каком периоде произошёл перерасчёт.