Другое · 10 мин
Как в 1С провести отпуск за сдачу крови
Как оформить в 1С:ЗУП день отдыха донору после сдачи крови: настройка вида отсутствия, документы, оплата по среднему заработку, типичные ошибки.
Донору, сдавшему кровь, по Трудовому кодексу положены два вида гарантий: освобождение от работы в день сдачи крови и дополнительный день отдыха после неё. Оба дня оплачиваются по среднему заработку, и бухгалтеру или кадровику нужно корректно отразить их в 1С:ЗУП, чтобы табель, расчёт зарплаты и отчётность сошлись без ручных правок.
Основная сложность в том, что в типовой конфигурации нет готового документа «отпуск донора» — используются стандартные механизмы отсутствий: «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Прогул, отсутствие» или разовое начисление через «Разовое начисление». Какой вариант выбрать, зависит от того, оплачивается ли день по среднему заработку и как настроены виды расчёта в вашей базе.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): проверка настроек, оформление отсутствия, начисление оплаты, отражение в табеле и контроль результата. Отдельно рассмотрены ситуации, когда сотрудник сдавал кровь в выходной день или во время отпуска.
Какие дни положены донору и как они оплачиваются
По статье 186 ТК РФ работнику предоставляется день сдачи крови с сохранением среднего заработка, а также дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи. Если сотрудник сдавал кровь в свой выходной, в праздничный день или в период отпуска, ему положен другой день отдыха по его желанию — фактически вместо одного дня получается два оплачиваемых.
Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медицинском освидетельствовании). Без справки отсутствие нельзя провести как донорское: при проверке это будет расценено как прогул или неоплачиваемое отсутствие. Дату из справки и дату дополнительного дня отдыха сотрудник согласует с работодателем заявлением.
Что проверить в настройках 1С:ЗУП перед оформлением
Сначала убедитесь, что в базе есть подходящий вид расчёта для оплаты донорских дней. Откройте «Настройка → Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата времени отсутствия» и способом расчёта по среднему заработку. В типовой поставке часто используется начисление «Оплата дней отсутствия по среднему заработку» или аналогичное.
Если подходящего начисления нет, создайте его копированием типового: назначение — «Прочие начисления и выплаты», расчёт — по среднему заработку, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Важно, чтобы начисление входило в базу для расчёта среднего заработка корректно и не дублировало оплату за те же дни.
Затем проверьте вид отсутствия: «Настройка → Виды отсутствий». Для донорских дней удобно создать отдельный вид, например «День сдачи крови (донорский)», с буквенным обозначением для табеля. Унифицированного кода для донорских дней нет — организации используют «ОВ» (дополнительные выходные с оплатой) или собственное обозначение, закреплённое в локальных актах.
Как оформить день сдачи крови документом отсутствия
Стандартный способ — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры → Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата → Отсутствия». Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату сдачи крови по справке 402/у.
В поле «Вид отсутствия» выберите созданный вид «День сдачи крови» либо «Отсутствие по другим причинам (оплачиваемое по среднему)» — в зависимости от настроек базы. Если вид отсутствия связан с начислением по среднему заработку, программа при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц автоматически рассчитает оплату за этот день.
В комментарии к документу укажите реквизиты справки: номер, дату выдачи, медицинскую организацию. Это упростит проверку обоснованности выплаты при ревизии. Скан справки можно прикрепить к документу через механизм присоединённых файлов.
- 1Получите от сотрудника справку 402/у и заявление на дополнительный день отдыха
- 2Проверьте наличие вида отсутствия и начисления по среднему заработку в настройках
- 3Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» на дату сдачи крови
- 4Создайте второй документ на дополнительный день отдыха, если он в другой день
- 5Проведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и проверьте строку оплаты по среднему
- 6Сформируйте табель Т-13 и убедитесь, что дни отражены с нужным кодом
Как провести дополнительный день отдыха
Дополнительный день отдыха оформляется отдельным документом «Отсутствие», если он не совпадает с датой сдачи крови. Сотрудник пишет заявление с конкретной датой — именно заявление, а не справка, определяет, когда он использует этот день.
Если сотрудник присоединяет день отдыха к ежегодному отпуску, оформите стандартный документ «Отпуск», а донорский день — отдельным отсутствием сразу после окончания отпуска. Смешивать их в одном документе нельзя: у отпуска и донорского дня разные основания и разные коды в табеле.
Учтите ограничение: дополнительный день отдыха должен быть использован в течение года со дня сдачи крови. В 1С автоматического контроля срока нет, поэтому ведите учёт неиспользованных дней — например, в комментариях к документам или в отдельном регистре/электронной таблице.
Особые ситуации: выходной день, отпуск, сменный график
Сдача крови в выходной или праздничный день
Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, ему положены два дня отдыха: один за день сдачи (по желанию — в любую дату) и один дополнительный. Оба оформляются документами «Отсутствие» на рабочие дни по графику сотрудника, оба оплачиваются по среднему заработку. В документе укажите в комментарии, что кровь сдана в выходной.
Сдача крови во время отпуска
При сдаче крови в период ежегодного отпуска отпуск продлевается или переносится на соответствующее число дней, либо сотрудник берёт дни отдыха позже. В 1С перенос отпуска оформляется корректировкой документа «Отпуск», а донорские дни — отдельными отсутствиями.
Сменный график работы
Для сменщиков день отдыха приходится на рабочую смену по графику. Документ «Отсутствие» корректно вытеснит смену, если вид времени в графике настроен стандартно. Проверьте по табелю, что смена не посчиталась отработанной, а оплата по среднему рассчиталась за правильное количество часов.
Как выбрать способ оформления
Проверка расчёта и отражение в табеле
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц: в нём должна появиться строка оплаты донорских дней по среднему заработку. Сумма считается из среднедневного заработка за расчётный период — те же правила, что для командировок и других случаев сохранения среднего.
Сформируйте табель учёта рабочего времени (Т-13): донорские дни должны отразиться выбранным кодом (например, «ОВ») и не попасть в явку. Если день отображается как «Я» или пустой — вид отсутствия настроен неверно или документ не проведён.
Как проверить результат
Есть отдельная строка оплаты по среднему заработку за донорские дни
Оплаты нет или дни оплачены как обычная явка по окладу
Дни отмечены кодом оплачиваемого отсутствия (например, ОВ)
Дни стоят как явка, прогул или пустые
Сумма вошла в облагаемую базу месяца
Начисление не облагается налогами — неверные настройки вида расчёта
Типичные ошибки при оформлении донорских дней
Чаще всего проблемы возникают из-за того, что день сдачи крови проводят как обычный отпуск за свой счёт или прогул. В первом случае сотрудник теряет оплату, во втором — возникают кадровые риски вплоть до споров об увольнении. Обе ситуации легко предотвратить, если требовать справку до проведения документа.
Вторая распространённая ошибка — двойная оплата: день отражён и как отсутствие по среднему, и как явка по окладу из-за ручной корректировки табеля. Проверяйте расчётный листок после каждого такого случая.
FAQ
Можно ли оформить донорский день документом «Прогул, отсутствие»?
Технически можно, если вид отсутствия в документе связан с начислением по среднему заработку. Но документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» предпочтительнее: он корректнее отражается в кадровых отчётах и позволяет указать основание.
Как оплатить донорский день, если сотрудник работал в день сдачи крови?
Если сотрудник вышел на работу в день сдачи крови по согласованию с работодателем, ему предоставляется другой день отдыха. Оформите отсутствие на тот день, который сотрудник выбрал по заявлению, — оплачивается именно он.
Нужно ли создавать отдельный вид расчёта для донорских дней?
Не обязательно: можно использовать типовое начисление оплаты отсутствия по среднему заработку. Отдельный вид удобен для аналитики — например, чтобы видеть суммы выплат донорам отдельной строкой в отчётах.
Как отразить донорский день в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП не используется?
В 1С:Бухгалтерии создайте начисление с расчётом по среднему заработку вручную (документ «Начисление зарплаты» или ручная операция с проводками), а в табеле отметьте день соответствующим кодом. Автоматического расчёта среднего там нет, сумму считают отдельно.
Что делать, если день отдыха пришёлся на период после увольнения?
Неиспользованные дни отдыха при увольнении не компенсируются деньгами по общему правилу — право на них прекращается с трудовым договором. Поэтому важно напоминать сотрудникам использовать донорские дни до увольнения.
Что важно запомнить
Донорские дни в 1С:ЗУП оформляются документом «Отсутствие» с оплатой по среднему заработку на основании справки 402/у и заявления сотрудника. Проверяйте результат по расчётному листку и табелю: день не должен быть явкой, оплата должна облагаться НДФЛ и взносами.