Как провести отгул в 1С: пошаговая инструкция

Отгул в программах 1С оформляется по-разному в зависимости от его природы: за работу в выходной день, за ранее отработанное время, в счёт отпуска или без сохранения заработной платы. От выбранного основания зависит, каким документом проводить отсутствие, как оно отразится в табеле и повлияет ли на начисление зарплаты.

Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В типовой поставке предусмотрены документы «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Отгул» и «Работа сверхурочно», которые закрывают большинство сценариев. В более старых версиях (ЗУП 2.5) механизм отличается, поэтому перед началом работы уточните релиз программы.

Ниже разобраны основные варианты оформления отгула, настройка видов расчёта, проверка результата в табеле и расчётных документах, а также типичные ошибки, из-за которых отгул «теряется» или искажает зарплату.

Разберитесь, какой именно отгул нужно провести

Прежде чем создавать документ, определите основание отгула — от этого зависит и документ, и вид расчёта, и влияние на оплату. На практике встречаются четыре типовые ситуации.

Первый случай — отгул за работу в выходной или праздничный день. Сотрудник уже получил повышенную оплату (или одинарную с предоставлением дня отдыха), и теперь берёт день отдыха. Второй случай — отгул за ранее накопленные сверхурочные часы. Третий — отпуск без сохранения заработной платы по согласованию с работодателем. Четвёртый — день отдыха в счёт ежегодного отпуска, который оформляется уже другими документами.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Отгул»

Подходит, когда отсутствие компенсирует ранее отработанное сверхурочное время; в табеле обычно отражается как НВ, зарплата за месяц не уменьшается.

«Отсутствие» с видом «Отпуск без сохранения оплаты»

Классический отгул за свой счёт; дни исключаются из оплачиваемого времени, в табеле — ДО или ОЗ.

«Отсутствие» с видом «Дополнительный отпуск»

Для дней отдыха, предусмотренных законодательством (например, донорство), с сохранением среднего заработка.

Если перепутать основание, последствия будут разными: при неверном выборе «без сохранения оплаты» вместо компенсационного отгула сотрудник недополучит зарплату, а при обратной ошибке компания переплатит. Поэтому сначала зафиксируйте кадровое основание (заявление сотрудника, приказ), а затем выбирайте документ.

Проверьте настройки видов расчёта и начислений

Перед первым оформлением отгулов убедитесь, что в программе активны нужные виды расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисления, связанные с отсутствиями: «Отгул», «Отпуск без сохранения оплаты», «Дополнительный отпуск». Если нужного начисления нет в списке, проверьте функциональность программы.

Перейдите в «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» (в зависимости от релиза путь может называться «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка на состав начислений). Убедитесь, что включены опции учёта отгулов и отпусков без сохранения оплаты. Без этого соответствующие виды отсутствий могут быть недоступны в документах.

Также проверьте график работы сотрудника: отгул корректно отражается только если график заполнен на период отсутствия. При незаполненном графике программа не сможет определить норму времени, и расчёт зарплаты за месяц может исказиться.

Проведите отгул документом «Отсутствие»

Это универсальный способ, подходящий для отгула за свой счёт и большинства разовых отсутствий. Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия» — зависит от настроек интерфейса) и создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».

1. 1
   Создайте документ «Отсутствие» из журнала «Все отсутствия сотрудников».
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и укажите месяц начисления.
3. 3
   В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без сохранения оплаты» или «Отгул» — по основанию.
4. 4
   Укажите даты начала и окончания отсутствия; программа посчитает количество дней.
5. 5
   Проверьте, что период попадает в правильный месяц начисления, и проведите документ.
6. 6
   Откройте табель учёта рабочего времени и убедитесь, что дни отмечены нужным кодом.

При выборе вида «Отпуск без сохранения оплаты» дни отсутствия исключаются из оплачиваемого времени: оклад за месяц уменьшится пропорционально пропущенным дням. В табеле такие дни отражаются кодом «ДО» (отпуск без сохранения, предоставленный по закону) или «ОЗ» — в зависимости от настройки вида расчёта.

Если отсутствие приходится на стыке месяцев, программа автоматически разделит период по месяцам начисления. Проверьте это в табличной части документа — там должны появиться отдельные строки с датами и количеством дней по каждому месяцу.

Оформите отгул за ранее отработанное время

Когда сотрудник берёт день отдыха в счёт ранее отработанных выходных или сверхурочных часов, корректнее использовать специальный документ «Отгул». Он находится там же — в журнале «Все отсутствия сотрудников», кнопка «Создать» → «Отгул». Если такого пункта нет, вернитесь к настройкам функциональности.

В документе укажите сотрудника, дату (или период) отгула и основание. В ряде релизов предусмотрена связь с документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники», которым ранее была зарегистрирована переработка. Такая связь позволяет контролировать остаток неиспользованных часов отгулов.

Ключевое отличие этого варианта: зарплата за месяц не уменьшается, поскольку день отдыха компенсирует уже отработанное время. В табеле день отражается кодом «НВ» (дополнительный выходной без сохранения заработной платы — по общепринятой кодировке табеля), при этом норма времени за месяц фактически корректируется.

Если отгулов у сотрудника несколько и они накапливаются, ведите учёт остатков часов в примечаниях к документам «Работа сверхурочно» или во внешнем реестре: типовой отчёт по остаткам отгулов есть не во всех релизах, и сверка на бумаге помогает избежать споров при увольнении, когда неиспользованные отгулы нужно компенсировать.

Отгул в 1С:ЗУП 2.5 и в «1С:Бухгалтерии»

В ЗУП 2.5 механизм другой: отгул оформляется документом «Невыходы в организациях» (раздел «Кадровый учёт»). В документе выбирается вид невыхода из классификатора — «Отгул» или «Отпуск без сохранения заработной платы». Документ регистрирует отклонение от графика, а влияние на оплату определяется видом расчёта, привязанным к выбранному невыходу.

В «1С:Бухгалтерии» (без модуля ЗУП) полноценного кадрового учёта отгулов нет. Отсутствие обычно отражают ручной корректировкой начисления зарплаты в документе «Начисление зарплаты» — уменьшая количество отработанных дней, — либо через документ «Отпуск» без начисления, если он доступен. Табель в бухгалтерской конфигурации формируется по данным начислений, поэтому ручные правки нужно делать аккуратно и сверять с расчётным листком.

Проверьте результат: табель, расчётный листок, зарплата

После проведения документа обязательно проконтролируйте три точки. Первая — табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Дни отгула должны быть отмечены соответствующим кодом, а итоговое количество отработанных дней — уменьшено.

Вторая точка — расчётный листок сотрудника за месяц. При отгуле без сохранения оплаты в листке появится строка с видом отсутствия, а начисление по окладу будет рассчитано от уменьшенного времени. При компенсационном отгуле оклад должен остаться полным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Код в табеле

Норма

День отгула отмечен кодом НВ, ДО или ОЗ — в соответствии с основанием

Тревожный признак

День стоит как рабочий (Я) или отсутствие не отражено вовсе

Оклад за месяц

Норма

При отгуле за свой счёт оклад уменьшен пропорционально дням; при компенсационном — полный

Тревожный признак

Оклад уменьшен при компенсационном отгуле или не изменился при отгуле за свой счёт

Расчётный листок

Норма

Вид отсутствия отображается отдельной строкой с корректным периодом

Тревожный признак

Строки отсутствия нет, либо период дублируется в двух документах

Третья точка — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Он показывает, как отгул повлиял на фонд оплаты труда в целом, и позволяет убедиться, что не возникло незапланированных отклонений по подразделению.

Типичные ошибки при проведении отгулов

Большинство проблем с отгулами возникает не из-за сложности механизма, а из-за невнимательности к основаниям и периодам. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к перерасчётам.

Отдельная ситуация — отгул при увольнении. Если у сотрудника остались неиспользованные дни отдыха за переработку, их нужно либо предоставить до даты увольнения, либо компенсировать в соответствии с принятым в организации порядком. В программе проверьте, не осталось ли незакрытых документов «Работа сверхурочно», к которым не оформлены отгулы.

Часто задаваемые вопросы

Нет документа «Отгул» в списке при создании — что делать?

Проверьте настройки функциональности: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка настройки состава начислений и удержаний. Включите учёт работы сверхурочно и отгулов. Если опция недоступна, убедитесь, что у вас достаточно прав — настройку функциональности обычно выполняет администратор.

Как оформить отгул на несколько часов, а не на целый день?

В документе «Отсутствие» установите флажок отсутствия в течение части смены (в ряде релизов — отдельный вид документа «Отсутствие с частичным отсутствием» или аналогичная настройка) и укажите количество часов. В табеле такой день отразится как отработанный с уменьшенным числом часов.

Отгул провели после расчёта зарплаты. Как исправить?

Проведите кадровый документ нужной датой, затем откройте «Начисление зарплаты и взносов» за тот месяц и пересчитайте сотрудника. Если зарплата уже выплачена, разница отразится как задолженность и закроется при следующей выплате либо потребует корректирующего документа.

Уменьшит ли отгул средний заработок для отпускных?

Да, косвенно: периоды отпуска без сохранения оплаты и соответствующие начисления исключаются из расчёта среднего заработка по правилам, заложенным в программе. Компенсационные отгулы за переработку влияют иначе. Точный эффект виден в документе «Отпуск» по кнопке расшифровки среднего заработка.

Можно ли оформить отгул сразу группе сотрудников?

Да, в документах «Отсутствие» и «Отгул» в ЗУП 3.1 предусмотрен табличный список сотрудников: добавьте несколько строк с разными людьми, датами и периодами. Это удобно, например, при переносе рабочего дня на целое подразделение.