Как в 1С провести начисление по договору ГПХ

Начисление вознаграждения по договору гражданско-правового характера в 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется отдельным контуром документов, не затрагивая штатное расписание и кадровые приказы. Исполнитель по ГПХ не является сотрудником, поэтому программа ведёт его в отдельном справочнике, а начисления, НДФЛ и взносы рассчитываются по особым правилам.

Основная последовательность выглядит так: заводится карточка физического лица, регистрируется договор ГПХ с указанием суммы и сроков, затем документом «Начисление по договорам» формируется само начисление. Дальше программа автоматически включает суммы в ведомость на выплату, расчёт НДФЛ и взносов, а также в регламентированную отчётность.

Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, нюансы налогообложения, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в отчётности.

Подготовка: что должно быть настроено до начисления

Перед первым начислением проверьте, что в настройках учётной политики организации включён учёт договоров ГПХ. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что в разделе учёта ГПХ нет ограничений. В большинстве типовых баз функциональность доступна сразу, но если документ «Договор (работы, услуги)» не отображается в журнале, проверьте функциональность программы: «Настройка» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники».

Также заранее проверьте виды расчёта. Для оплаты по ГПХ используется предопределённое начисление «Оплата по договорам ГПХ» (или аналогичный элемент в разделе «Настройка» → «Начисления»). Убедитесь, что у него правильно заданы: код дохода НДФЛ (обычно 2010 для подряда, для авторских договоров — свои коды), категория дохода и обложение взносами. От этих настроек зависит корректность 6-НДФЛ и расчёта по взносам.

Шаг 1. Заведение физического лица и договора ГПХ

Откройте раздел «Кадры» → «Договоры ГПХ» (в некоторых релизах журнал называется «Договоры подряда») и создайте новый документ «Договор (работы, услуги)». Если исполнитель новый, создайте физическое лицо прямо из документа: укажите ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. ИНН и СНИЛС обязательны — без них сведения не попадут корректно в персонифицированную отчётность.

В документе договора заполните ключевые поля: организацию, подразделение (для распределения затрат), дату начала и окончания работ, сумму договора и способ отражения в учёте (счёт затрат, например 25, 26 или 44). Поле «Срок, по» влияет на период действия договора и попадание исполнителя в отчёт СЗВ-СТАЖ (или актуальную форму персучёта) — даты должны совпадать с фактическим периодом выполнения работ по бумажному договору.

Если договор авторский (на создание произведения, передачу прав), выберите соответствующий вид договора — от этого зависит код дохода и возможность применения нормируемых расходов при расчёте НДФЛ. Проведите документ.

Шаг 2. Проведение начисления по договору

Само начисление вознаграждения оформляется документом «Начисление по договорам (подряда)» — раздел «Зарплата» → «Начисления по договорам» (или «Все начисления» → кнопка «Создать»). Создавайте документ после подписания акта выполненных работ: дата акта — это дата фактического получения дохода для целей НДФЛ по ГПХ-вознаграждению при выплате.

В документе укажите месяц начисления, подберите договор (или несколько договоров через кнопку «Подбор»), проверьте суммы. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Если оплата по договору происходит частями (аванс и окончательный расчёт), создавайте отдельный документ начисления на каждую выплату — сумма начисления должна соответствовать подписанному акту на каждом этапе.

1. 1
   Создайте физическое лицо с ИНН и СНИЛС в справочнике физлиц
2. 2
   Зарегистрируйте документ «Договор (работы, услуги)» с суммой и сроками
3. 3
   Проверьте вид расчёта: код дохода НДФЛ и обложение взносами
4. 4
   После подписания акта создайте «Начисление по договорам (подряда)»
5. 5
   Проверьте рассчитанные НДФЛ и взносы в документе
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату с видом «По договорам ГПХ» или смешанную
7. 7
   Проведите выплату и проверьте попадание сумм в отчётность

Дата документа начисления определяет месяц отражения в учёте взносов, а вот НДФЛ по ГПХ считается удержанным при выплате. Поэтому важно, чтобы ведомость на выплату была проведена с корректной датой — именно она попадёт в строки 020–022 раздела 1 формы 6-НДФЛ.

НДФЛ и страховые взносы: что начисляется и что нет

С вознаграждения по ГПХ удерживается НДФЛ по ставке, применяемой к доходам физлица (с учётом прогрессивной шкалы при превышении порогов). Организация выступает налоговым агентом, поэтому удержание и перечисление налога — её обязанность. По авторским договорам исполнитель вправе получить профессиональный вычет в размере норматива от суммы дохода — для этого в договоре указывается соответствующий признак.

По страховым взносам действует особый порядок: вознаграждение по ГПХ облагается взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование, но не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора. В типовой 1С:ЗУП эти правила зашиты в виде расчёта, но проверить настройку стоит, особенно если вид начисления создавался вручную.

Выплата вознаграждения и отражение в отчётности

Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). При подборе получателей выберите вариант «По договорам ГПХ», чтобы программа подтянула именно подрядчиков, а не штатных сотрудников. В ведомости автоматически рассчитывается сумма к выплате за минусом НДФЛ и регистрируется удержание налога.

После выплаты проверьте попадание данных в отчётность. Вознаграждения по ГПХ включаются в 6-НДФЛ (с кодом дохода, заданным в виде расчёта), в расчёт по страховым взносам (подрядчики отражаются в разделе 3 как застрахованные лица) и в персонифицированные сведения о стаже — период действия договора ГПХ подлежит отражению. Пропуск подрядчика в персучёте — частая причина требований из фондов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ начисления проведён

Норма

В проводках/учёте видны сумма начисления, НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС

Тревожный признак

Взносы на ВНиМ начислены или НДФЛ равен нулю без основания

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна начислению минус НДФЛ, дата выплаты корректна

Тревожный признак

Подрядчик не подбирается в ведомость — проверьте, проведён ли документ начисления

6-НДФЛ

Норма

Доход и налог по подрядчику попали в нужный период по дате выплаты

Тревожный признак

Суммы в другом периоде — неверная дата ведомости

Персучёт (сведения о стаже)

Норма

Период договора ГПХ отражён с датами из договора

Тревожный признак

Подрядчик отсутствует в списке застрахованных лиц

Особые сценарии и тонкости

Исполнитель — штатный сотрудник этой же организации

Если с сотрудником заключён дополнительно договор ГПХ, в документах выбирайте то же физическое лицо. Начисление по ГПХ проводится отдельным документом, не попадает в расчёт зарплаты и не учитывается при расчёте среднего заработка, больничных и отпускных. В отчётности доходы суммируются по одному физлицу, поэтому дубликаты карточек недопустимы.

Авторские договоры и профессиональный вычет

По договорам на создание произведений НДФЛ может уменьшаться на профессиональный вычет: либо по подтверждённым расходам, либо по нормативу в процентах от дохода. В 1С это настраивается в договоре — укажите вид авторского договора, и программа применит норматив автоматически. Если вычет не применился, проверьте, что выбран именно авторский вид договора, а не обычный подряд.

Договор с самозанятым или ИП

Если исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход или индивидуальный предприниматель, организация не является налоговым агентом: НДФЛ и взносы не начисляются. В 1С такие выплаты часто проводят не через зарплатный контур, а через бухгалтерские документы расчётов с контрагентами. Обязательно храните чек самозанятого — без него расходы могут быть не приняты.

Частые вопросы по начислению ГПХ в 1С

Можно ли начислить оплату по ГПХ документом «Начисление зарплаты и взносов»?

Нет, в типовой 1С:ЗУП подрядчики не подбираются в общий документ начисления зарплаты. Используйте отдельный документ «Начисление по договорам (подряда)» — только он корректно формирует проводки, НДФЛ и взносы по специфике ГПХ.

Почему подрядчик не попадает в ведомость на выплату?

Чаще всего не проведён документ начисления по договору или в ведомости выбран неправильный способ подбора. Переключите вариант заполнения на «По договорам ГПХ». Также проверьте, что месяц ведомости совпадает с месяцем начисления.

Нужно ли начислять больничный подрядчику по ГПХ?

Нет, оплата по договору ГПХ не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности, поэтому права на пособие по больничному у подрядчика по этому договору нет, и в 1С такой расчёт не оформляется.

Как исправить ошибочно начисленную сумму по договору ГПХ?

Если выплата ещё не произведена, отмените проведение документа начисления, исправьте сумму и проведите заново. Если выплата прошла, используйте механизм сторнирования или создайте корректирующий документ начисления с отрицательной/доначисленной суммой, затем пересчитайте НДФЛ и взносы и уточните отчётность при необходимости.

Отражается ли договор ГПХ в трудовой книжке или ЭТК?

Нет, сведения о работе по гражданско-правовому договору в трудовую книжку и электронную трудовую книжку не вносятся. В отчётность по кадровым мероприятиям (ЕФС-1 в части приёма/увольнения) подрядчик тоже не включается — отражается только период договора в персонифицированных сведениях о стаже.