Как в 1С провести материальную помощь в связи со смертью сотрудника

Когда сотрудник умирает, организация вправе выплатить материальную помощь его родственникам, а также обязана выдать неполученную заработную плату. Это два разных начисления с разным налоговым режимом, и в 1С:ЗУП их нужно проводить отдельными документами. Ошибка в выборе вида начисления приводит к неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов.

Материальная помощь в связи со смертью члена семьи (или самого работника, выплачиваемая его родным) не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме — при условии, что получатель приходится умершему членом семьи по определению Семейного кодекса: супруг, родители, дети, усыновители, усыновлённые. Для прочих родственников и лиц, указанных в завещании, льгота не применяется без дополнительных условий.

Ниже разобран полный цикл: какие документы запросить, какое начисление создать, какими документами оформить начисление и выплату в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, как отразить операцию в 1С:Бухгалтерии и как проверить результат.

Какие документы запросить до начисления

Основание для выплаты — заявление родственника с приложением копии свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке, о рождении). Без этих бумаг налоговая льгота по НДФЛ и взносам при проверке будет оспорена.

Дополнительно оформляется приказ руководителя о выплате материальной помощи: в нём фиксируются сумма, получатель, основание и источник выплаты. Приказ нужен и для бухгалтерии, и для настройки начисления в программе.

Проверьте, есть ли в организации положение о материальной помощи или пункт в коллективном договоре. Если выплата предусмотрена локальным актом, это упрощает обоснование расходов, хотя на налоговый режим для получателя это не влияет.

Как настроить вид начисления в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление, например «Материальная помощь в связи со смертью сотрудника». Ключевые параметры: назначение — «Материальная помощь», начисление выполняется — «По отдельному документу», вид документа — «Материальная помощь».

На вкладке «Налоги, взносы, учет» установите: НДФЛ — «Не облагается» (либо код дохода 2760 с вычетом, если льгота частичная), страховые взносы — вид дохода «Материальная помощь, полностью не облагаемая страховыми взносами». В учете затрат укажите способ отражения, соответствующий приказу (чаще — за счет прибыли или прочих расходов, а не расходов на оплату труда).

Если в вашей базе уже есть типовое начисление «Материальная помощь при смерти родственника», проверьте его настройки: в типовой поставке оно может быть ориентировано на ситуацию, когда умирает родственник работающего сотрудника, а не сам сотрудник. Логика налогов при этом совпадает, но получатель и документы различаются.

Как оформить начисление документом

Перейдите в «Зарплата» → «Все начисления» → «Создать» → «Материальная помощь». В документе укажите организацию, дату, получателя. Если программа требует привязку к сотруднику, а родственник не является сотрудником, используйте механизм выплат бывшим сотрудникам или физлицам: в ЗУП 3.1 предусмотрен учёт доходов физлиц, не состоящих в штате, через соответствующие документы и регистрацию физлица.

В поле вида начисления выберите созданное ранее необлагаемое начисление и введите сумму из приказа. Проверьте, что в документе отсутствует расчёт НДФЛ: при корректной настройке вида начисления налог не должен рассчитываться вовсе.

Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт» в типовых отчётах или отчёт «Проводки» после отражения в учёте). Убедитесь, что начисление попало в регистры доходов физлица с правильным кодом.

1. 1
   Соберите заявление родственника, свидетельство о смерти и документ о родстве, издайте приказ
2. 2
   Создайте или проверьте вид начисления: НДФЛ — не облагается, взносы — полностью не облагаемая матпомощь
3. 3
   Зарегистрируйте родственника как физическое лицо
4. 4
   Оформите документ «Материальная помощь» с нужным видом начисления и суммой
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату (в банк или через кассу) на имя родственника
6. 6
   Отразите операцию в бухучёте документом «Отражение зарплаты в бухучёте»
7. 7
   Проверьте отчёты по НДФЛ и взносам: сумма не должна попасть в облагаемую базу

Как провести выплату и отражение в учёте

Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости через кассу». Получатель — физическое лицо родственника; реквизиты счёта запросите в заявлении. Не выплачивайте сумму на зарплатную карту умершего сотрудника: после смерти операции по счёту усложняются, и деньги могут зависнуть.

Отражение в бухгалтерском учёте выполняется стандартным документом «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц начисления. Проводка обычно формируется по дебету счёта прочих расходов или нераспределённой прибыли (по способу отражения, заданному в начислении) и кредиту счёта 76 или 70/73 — в зависимости от того, как в вашей настройке учитываются расчёты с физлицами, не являющимися сотрудниками.

Если учёт ведётся в связке ЗУП + Бухгалтерия, после синхронизации проверьте проводки в 1С:Бухгалтерии и при необходимости скорректируйте счёт затрат вручную в документе синхронизации.

Что делать с неполученной зарплатой умершего

Неполученная ко дню смерти зарплата, компенсация отпуска и иные причитающиеся суммы выдаются члену семьи или иждивенцу. Это отдельная операция: в ЗУП прекращение трудового договора оформляется документом «Увольнение» с датой смерти, при этом рассчитываются все причитающиеся начисления.

Доходы, начисленные умершему, НДФЛ не облагаются: обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика. В настройках это значит, что при окончательном расчёте НДФЛ не удерживается — проверьте, что в документе увольнения налог не рассчитан, либо скорректируйте вручную через документы корректировки учёта НДФЛ.

Выплата этих сумм родственнику также оформляется отдельной ведомостью на физлицо. Не смешивайте материальную помощь и расчётные суммы умершего в одном начислении — у них разные основания и разная аналитика.

Как проверить результат в отчётах

Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» за период: сумма материальной помощи не должна попадать в облагаемый доход. Если начисление с кодом дохода, оно отразится как необлагаемое.

Проверьте отчёты по страховым взносам («Анализ взносов в фонды»): выплата должна быть отражена как необлагаемая сумма, а не как база. В расчёте РСВ необлагаемая матпомощь показывается в составе сумм, не подлежащих обложению.

Наконец, сверьте ведомость выплаты с банковской выпиской или кассовым документом: получатель, сумма и дата должны совпадать с приказом.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в документе начисления

Норма

Налог не рассчитан, сумма к выплате равна сумме приказа

Тревожный признак

Удержан НДФЛ — неверный вид начисления

Отчёт по страховым взносам

Норма

Сумма в разделе необлагаемых выплат

Тревожный признак

Сумма вошла в базу для взносов

Получатель ведомости

Норма

Физлицо-родственник, реквизиты из заявления

Тревожный признак

Выплата на карточку умершего сотрудника

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить помощь гражданской супруге умершего без налогов?

Нет. Льгота действует для членов семьи по Семейному кодексу, а гражданский брак им не признаётся. Для такого получателя используйте облагаемое начисление либо удержите НДФЛ и начислите взносы — иначе риски доначислений при проверке.

Нужно ли показывать матпомощь в справке о доходах (6-НДФЛ)?

Полностью необлагаемая материальная помощь в связи со смертью, как правило, в расчёт 6-НДФЛ не включается. Если применяется частичный вычет (код 2760), сумма отражается с соответствующим вычетом. Проверьте настройку кода дохода в виде начисления.

Что делать, если родственник обратился за помощью спустя несколько месяцев?

Сроки выплаты матпомощи определяются приказом и локальными актами, а не жёстким законодательным сроком. Для неполученной зарплаты умершего есть установленные законом сроки обращения родственников. Оформите выплату текущей датой документа, период начисления укажите фактический.

Можно ли провести выплату, если родственник не зарегистрирован в программе?

Нужно сначала завести физическое лицо в справочнике (без приёма на работу и без трудового договора). Иначе не получится сформировать ведомость и корректно отразить доход в учёте.

Облагается ли взносами помощь, выплаченная из чистой прибыли?

Источник выплаты не влияет на льготу: помощь в связи со смертью члена семьи не облагается взносами независимо от того, за счёт каких средств она выплачена. Важен сам факт основания и подтверждающие документы.

Как оформить, если организация хочет оплатить ритуальные услуги напрямую?

Это уже не материальная помощь физлицу, а оплата услуг третьей стороне. Оформляется договором с ритуальным агентством и отражается в бухучёте как расход; в ЗУП такое начисление не проводится.