Как провести гражданско-правовой договор в 1С

Гражданско-правовой договор (договор подряда, оказания услуг, авторский) в 1С оформляется иначе, чем трудовой: исполнитель не становится штатным сотрудником, на вознаграждение не начисляются взносы на травматизм и в ФСС по нетрудоспособности, а НДФЛ удерживается с каждой выплаты. Ошибки в отражении ГПХ приводят к доначислениям при проверках, поэтому важно правильно завести договор, начислить вознаграждение и сформировать отчетность.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть специальные документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа», а в 1С:Бухгалтерии используется начисление через операцию или документ «Начисление зарплаты» с договором ГПХ в справочнике сотрудников. Ниже разобраны оба сценария.

Что проверить перед оформлением договора

До ввода документа убедитесь, что в программе включена возможность учета ГПХ. В ЗУП перейдите в раздел «Настройка — Реквизиты организации» или «Настройка — Расчет зарплаты» и проверьте, что использование договоров ГПХ не отключено. В Бухгалтерии функциональность включена по умолчанию, но нужно проверить счета учета: вознаграждение обычно относится на счет затрат (20, 25, 26, 44) в корреспонденции со счетом 76.10 или 70, в зависимости от настроек учетной политики.

Также подготовьте данные исполнителя: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, реквизиты для выплаты. Если исполнитель — самозанятый или ИП, договор ГПХ в зарплатном учете не оформляется: НДФЛ и взносы организация не платит, а оплата отражается как обычная оплата поставщику через документы поступления услуг. Смешение этих сценариев — частая причина ошибок в отчетности.

Как завести исполнителя в программе

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») и найдите пункт «Договоры ГПХ» либо сразу создайте физическое лицо в справочнике «Сотрудники». При создании нового сотрудника укажите, что он принимается по договору ГПХ, — тогда программа не будет требовать должность, график работы и штатную единицу. Заполните ИНН и СНИЛС: без них отчеты по взносам и 6-НДФЛ не пройдут проверку форматов.

В 1С:Бухгалтерии исполнитель заводится в справочнике «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»). В карточке сотрудника в поле «Вид договора» выберите «Гражданско-правовой договор». Если исполнитель разовый и зарплатный учет в базе не ведется, допустимо отражать начисление напрямую операцией, но тогда данные в 6-НДФЛ и РСВ придется контролировать вручную — это неудобно при регулярных выплатах.

Оформление договора ГПХ в 1С:ЗУП

Основной документ — «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские)» или через журнал «Все начисления». В документе укажите сотрудника, организацию, период действия договора, сумму вознаграждения и статью затрат. Для авторских договоров используйте отдельный документ «Договор авторского заказа» — для них действуют нормативные вычеты по расходам и особые коды дохода.

Обратите внимание на поле «Способ отражения в учете»: от него зависит, на какой счет затрат попадет начисление в бухгалтерском учете после синхронизации с Бухгалтерией. Также проверьте код дохода для НДФЛ (обычно 2010 для подряда и услуг) и категорию дохода для взносов — программа подставляет их автоматически по виду договора, но при нестандартных ситуациях значения стоит сверить.

1. 1
   Создайте сотрудника с видом договора ГПХ и заполните ИНН и СНИЛС
2. 2
   Введите документ «Договор (работы, услуги)» с суммой и периодом
3. 3
   После выполнения работ введите начисление по договору (по акту) за соответствующий месяц
4. 4
   Рассчитайте НДФЛ и взносы — программа сделает это при начислении
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и удержите НДФЛ при выплате
6. 6
   Проверьте попадание данных в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения

Начисление вознаграждения и выплата

Оплата по ГПХ начисляется по факту выполнения работ — по акту. В ЗУП для этого есть документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» либо начисление заполняется автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов», если в договоре задан помесячный порядок оплаты. Не начисляйте вознаграждение «авансом» без основания: дата получения дохода по ГПХ для НДФЛ — день выплаты, а для взносов — месяц начисления.

Выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Договоры ГПХ» или в общей ведомости, если исполнитель попал в список. При проведении ведомости программа удерживает НДФЛ и регистрирует дату фактической выплаты. Проверьте, что сумма к выплате равна начислению минус НДФЛ — расхождение указывает на ошибку в настройках вычетов или кодов дохода.

Оформление ГПХ в 1С:Бухгалтерии

Если зарплатный учет ведется в Бухгалтерии, начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»): добавьте сотрудника с договором ГПХ, укажите сумму — программа рассчитает НДФЛ и взносы на пенсионное и медицинское страхование. Проводки формируются по счету затрат из настройки способа учета зарплаты в карточке сотрудника или договора.

Для разовой выплаты без ведения зарплатного учета допустим вариант с ручной операцией: Дт 20 (26, 44) Кт 76.10 на сумму вознаграждения, Дт 76.10 Кт 68.01 на НДФЛ, Дт 20 Кт 69 — на взносы. Минус способа в том, что такие суммы не попадут автоматически в регистры НДФЛ и отчеты, поэтому для регулярных ГПХ этот путь не рекомендуется.

Где оформлять ГПХ

1С:ЗУП

Подходит при регулярных договорах и большом штате: автоматические расчеты, акты, полная отчетность. Требует настройки синхронизации с Бухгалтерией.

1С:Бухгалтерия с зарплатным учетом

Оптимально для небольших организаций: начисление, НДФЛ, взносы и отчеты в одной базе.

Ручная операция в Бухгалтерии

Только для разовых выплат при отсутствии зарплатного участка. Высокий риск ошибок в 6-НДФЛ и РСВ.

Налоги, взносы и отчетность

С вознаграждения по ГПХ удерживается НДФЛ по стандартной ставке, применяются стандартные вычеты, если исполнитель подал заявление. Страховые взносы начисляются только на пенсионное и медицинское страхование; взносы на случай временной нетрудоспособности и на травматизм не начисляются, если иное не прописано в договоре (для травматизма — только при прямом указании в договоре).

Исполнители по ГПХ включаются в расчет по страховым взносам (подразделы по застрахованным лицам), в 6-НДФЛ с кодом дохода по виду договора и в персонифицированные сведения о физлицах. В отчет СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1, раздел стажа) периоды действия ГПХ включаются с особым кодом. Перед сдачей сверьте обороты по счетам 70/76.10, 68.01 и 69 с данными отчетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок или расшифровка начисления исполнителя

Норма

Начислено вознаграждение, удержан НДФЛ, взносы только на ОПС и ОМС

Тревожный признак

Начислены взносы в ФСС или на травматизм без оснований, либо НДФЛ не рассчитан

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате = начисление минус НДФЛ, дата выплаты заполнена

Тревожный признак

Расхождение сумм или пустая дата выплаты

Отчеты 6-НДФЛ и РСВ

Норма

Исполнитель присутствует, суммы сходятся с учетом

Тревожный признак

Исполнитель отсутствует или суммы не совпадают с оборотами

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего встречаются: оформление самозанятого как ГПХ-сотрудника с удержанием НДФЛ (двойное налогообложение и претензии исполнителя), неверный код дохода, из-за которого искажается 6-НДФЛ, и начисление взносов в ФСС из-за неправильного вида договора в карточке сотрудника. Еще одна ошибка — выплата без документа начисления: тогда НДФЛ не регистрируется корректно, и отчетность расходится с учетом.

Учтите ограничения: если база ЗУП синхронизируется с Бухгалтерией, редактировать начисления нужно только на стороне ЗУП, иначе при обмене возникнут дубли. А при переходе между версиями конфигураций названия документов и разделов могут отличаться — ориентируйтесь на поиск по слову «договор» в меню функций.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли заводить исполнителя по ГПХ как сотрудника?

Да, если вы хотите автоматически рассчитывать НДФЛ, взносы и формировать отчетность. Без карточки сотрудника придется отражать все ручными операциями и вручную контролировать попадание данных в 6-НДФЛ и РСВ, что приемлемо только для единичных выплат.

Какие взносы начисляются на вознаграждение по ГПХ?

Только взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено условиями договора.

Как отразить оплату самозанятому по договору?

Это не ГПХ в зарплатном учете. Оформите поступление услуг (акт) от контрагента и оплату через банк, как с обычным поставщиком. НДФЛ и взносы не начисляются, исполнитель сам платит налог на профессиональный доход и выдает чек.

Почему в 6-НДФЛ не попадает выплата по договору ГПХ?

Обычные причины: в ведомости не заполнена дата выплаты, документ начисления не проведен, у сотрудника неверно указан вид договора или код дохода. Проверьте регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» — если записей нет, проблема в документах начисления или выплаты.

Можно ли выплатить вознаграждение по ГПХ вместе с зарплатой?

Да, если исполнитель одновременно является штатным сотрудником, — тогда обе суммы попадут в одну ведомость. Если это внешний исполнитель, сформируйте отдельную ведомость с видом выплаты по договорам ГПХ, чтобы корректно зарегистрировать даты дохода для НДФЛ.