Как в 1С провести диспансеризацию сотрудников

Диспансеризация и периодические медицинские осмотры — обязательная часть кадрового учёта в организациях, где есть работники с вредными условиями труда или должности, требующие медосмотров по законодательству. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта задача решается через подсистему медицинских осмотров: программа позволяет вести графики, фиксировать прохождение, хранить заключения и контролировать сроки действия.

Практическая сложность в том, что диспансеризация затрагивает сразу несколько участков: кадровый учёт (кто должен пройти), расчёт зарплаты (сохраняемый заработок на время осмотра), охрану труда (допуск к работе) и бухгалтерию (затраты на оплату услуг клиники). Если настроить всё один раз корректно, дальнейший учёт сводится к регулярному вводу документов и контролю отчётов.

Ниже разобран порядок работы в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, типичные ошибки и способы проверить результат. Если ваша конфигурация сильно доработана, названия пунктов меню могут отличаться, но логика учёта сохраняется.

Что понадобится перед настройкой

Прежде чем заводить документы, убедитесь, что у вас есть исходные данные: перечень должностей, подлежащих обязательным осмотрам, приказ о прохождении диспансеризации, договор с медицинской организацией и списки сотрудников. От этих данных зависит, как вы будете группировать работников и какие сроки периодичности укажете.

Также определите, как ваша организация оплачивает время прохождения осмотра. По общему правилу за работником на время медосмотра сохраняется средний заработок, поэтому в программе потребуется вид расчёта для оплаты этого времени. В типовой поставке ЗУП такой вид начисления обычно уже предусмотрен, но стоит проверить его настройки.

Включение и настройка учёта медосмотров

В 1С:ЗУП 3.1 функциональность медицинских осмотров включается через настройки программы. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки учёта» (либо «Настройка состава начислений и удержаний» в зависимости от релиза) и проверьте, что включена возможность учёта медицинских осмотров и охраны труда. В свежих релизах часть механизмов находится в разделе «Охрана труда и медосмотры».

Далее заполните классификаторы: виды медицинских осмотров (предварительный, периодический, диспансеризация), вредные факторы и при необходимости медицинские организации, с которыми заключён договор. Эти справочники используются в документах, поэтому заполните их до начала ввода графиков.

Проверьте вид начисления для оплаты времени осмотра. Он должен рассчитываться по среднему заработку, иметь корректный код дохода для НДФЛ и правильно отражаться в бухгалтерском учёте. Если типового вида расчёта нет, создайте его копированием аналогичного начисления «по среднему заработку».

1. 1
   Включите учёт медосмотров в настройках программы
2. 2
   Заполните справочник видов осмотров и вредных факторов
3. 3
   Проверьте вид начисления для оплаты времени осмотра
4. 4
   Сформируйте список сотрудников, подлежащих диспансеризации
5. 5
   Создайте график прохождения осмотров

Формирование графика диспансеризации

График нужен, чтобы спланировать, кто и когда проходит осмотр, и потом сопоставить план с фактом. В ЗУП для этого используются документы планирования медосмотров в разделе охраны труда. Создайте документ, укажите период проведения, вид осмотра «Диспансеризация» и заполните табличную часть сотрудниками — вручную или подбором по подразделению и должности.

Если периодичность осмотров зависит от должности или вредных факторов, привяжите эти условия к позициям штатного расписания. Тогда программа сможет подсказывать, какие сотрудники подпадают под обязательные осмотры, а вам не придётся вести параллельный список в Excel.

Для небольшой организации допустим упрощённый вариант: не создавать отдельный плановый документ, а сразу фиксировать факт прохождения. Но при численности от нескольких десятков человек без графика легко пропустить сотрудника, поэтому планирование стоит вести всегда.

Регистрация прохождения и хранение результатов

Факт прохождения диспансеризации фиксируется документом о результатах медосмотра: указывается сотрудник, дата, медицинская организация, заключение (годен, годен с ограничениями, нуждается в дообследовании) и срок действия заключения. Именно срок действия потом используется для контроля: программа покажет, у кого заключение скоро истекает.

Скан заключения удобно приложить к документу или к карточке сотрудника через механизм присоединённых файлов. Это избавит от поиска бумажных копий при проверках. Следите только за доступом: медицинские данные относятся к персональным данным особой категории, поэтому права на просмотр таких документов должны быть ограничены профилями доступа.

Если сотрудник не прошёл осмотр в срок, зафиксируйте это в программе и оформите отстранение от работы, если осмотр обязателен для его должности. Работать без действующего заключения при обязательном осмотре нельзя — это нарушение со стороны работодателя.

Оплата времени прохождения осмотра

Дни, которые сотрудник тратит на диспансеризацию, оформляются как отсутствие с сохранением среднего заработка. В ЗУП для этого используется документ «Отсутствие» (или «Простой, отсутствие») с соответствующим видом отсутствия — «Медицинский осмотр (диспансеризация)». Документ автоматически рассчитает оплату по среднему заработку при расчёте зарплаты.

Проверьте, чтобы вид отсутствия не уменьшал норму времени некорректно и не попадал в неправильную строку табеля. В табеле такое время обычно отражается отдельным кодом. После расчёта зарплаты откройте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что начисление за дни осмотра присутствует и посчитано от среднего заработка, а не от оклада за фактически отработанное время.

Если сотрудник проходил осмотр в свой выходной или вне рабочего времени по согласованию с работодателем, порядок оплаты может отличаться — зафиксируйте выбранный вариант в локальном нормативном акте и применяйте его единообразно для всех.

Учёт затрат на диспансеризацию

Оплата услуг медицинской организации отражается в бухгалтерском учёте: в 1С:Бухгалтерии это поступление услуг с отнесением затрат на соответствующий счёт (как правило, расходы по обычным видам деятельности, если осмотры обязательны). В ЗУП сами затраты на клинику не учитываются — там фиксируется только оплата времени сотрудникам.

При синхронизации ЗУП с бухгалтерской программой проверьте, что начисления за время осмотра отражаются по правильной статье затрат и способу отражения зарплаты. Ошибка в способе отражения приведёт к тому, что суммы попадут не на тот счёт или не в то подразделение, и это обнаружится только при сверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка оплаты дней осмотра по среднему заработку

Тревожный признак

Дни осмотра оплачены как обычное рабочее время или не оплачены

Отчёт по медосмотрам

Норма

У всех прошедших указаны дата и срок действия заключения

Тревожный признак

Пустые сроки, заключения без даты, сотрудники без документа

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни осмотра отражены отдельным кодом

Тревожный признак

Дни стоят как явка или неоплачиваемое отсутствие

Контроль сроков и отчётность

Главная ценность автоматизации — напоминания о приближающемся окончании срока действия заключений. Используйте штатные отчёты по медицинским осмотрам: они показывают, кто прошёл осмотр, у кого заключение истекает в ближайший период и кто не прошёл осмотр вовсе. Формируйте такой отчёт регулярно, например раз в месяц.

Если типового отчёта недостаточно (например, нужна группировка по подразделениям или видам осмотров), настройте вариант отчёта через «Изменить вариант» и сохраните его под понятным именем. Это быстрее и безопаснее, чем заказывать доработку у программиста.

Для проверяющих органов подготовьте комплект: приказ о проведении диспансеризации, поимённые списки, график и акты из клиники. Часть этих данных выгружается из 1С, часть хранится в бумажном виде — заранее определите, где что лежит.

Частые вопросы

В какой конфигурации 1С вести диспансеризацию?

Основной инструмент — 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, где есть подсистема медосмотров и охраны труда. В 1С:Бухгалтерии отражаются только затраты на оплату услуг клиники. Если у вас отраслевая конфигурация на базе ЗУП, механизм обычно сохраняется.

Что делать, если в меню нет раздела медосмотров?

Скорее всего, функциональность отключена в настройках либо у пользователя нет прав. Проверьте настройки учёта и профиль доступа. Если раздела нет даже у администратора — возможно, конфигурация сильно урезана или устарела, и потребуется обновление релиза.

Нужно ли оплачивать диспансеризацию, если сотрудник проходит её добровольно?

Закон предусматривает сохранение среднего заработка на время прохождения диспансеризации в рамках положенных дней. Порядок предоставления этих дней закрепите в локальном акте и оформляйте отсутствие документом, чтобы расчёт был прозрачным.

Как вести учёт, если сотрудников мало и осмотры разовые?

При малой численности допустимо обходиться без планового графика: фиксируйте факт прохождения документом и оплачивайте время отсутствием по среднему. Но срок действия заключения указывайте обязательно — иначе контроль периодичности придётся вести вручную.

Можно ли хранить сканы медицинских заключений в 1С?

Да, через присоединённые файлы к документу или карточке сотрудника. Обязательно ограничьте доступ профилями прав: медицинские сведения — особая категория персональных данных, и просматривать их должны только уполномоченные сотрудники.

Что покажет проверяющему отчёт из 1С?

Отчёт по медосмотрам показывает списки сотрудников, даты и результаты осмотров, сроки действия заключений. Это подтверждает факт организации диспансеризации, но не заменяет первичные документы клиники — акты и заключения храните отдельно.