Другое · 10 мин
Как провести больничный лист в 1С
Как оформить и провести больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ввод документа, расчёт пособия, проверка начислений, НДФЛ и типичные ошибки.
Больничный лист в 1С оформляется отдельным документом, который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. От корректности его заполнения зависят начисления за месяц, расчёт среднего заработка, удержание НДФЛ и данные, которые уйдут в отчётность и в Социальный фонд России (СФР).
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведёт документ «Больничный лист», а в 1С:Бухгалтерии — аналогичный документ в разделе зарплаты и кадров. Логика везде одинаковая: вводятся данные электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), программа подтягивает стаж и средний заработок, считает пособие за счёт работодателя и за счёт фонда.
Ниже разобран полный цикл: от получения ЭЛН до проверки результата, а также ошибки, из-за которых пособие считается неверно.
Подготовка: что должно быть настроено до ввода больничного
Перед тем как проводить больничный, убедитесь, что программа имеет все данные для расчёта. В карточке сотрудника должны быть заполнены дата приёма на работу и сведения о стаже — именно от страхового стажа зависит процент оплаты (60, 80 или 100 % среднего заработка). Стаж вводится документом или в карточке сотрудника в разделе «Трудовая деятельность» / «Страховой стаж».
Второе условие — корректные данные о заработке за расчётный период (два предшествующих календарных года). Если сотрудник работает в организации давно, база уже содержит начисления. Если он принят недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вводятся отдельным документом «Справка о заработке для расчёта пособий» (в ЗУП — через раздел «Зарплата» → «См. также» или из самого больничного листа).
Третий момент — обмен с СФР. Сейчас листки нетрудоспособности оформляются в электронном виде, и работодатель получает номер ЭЛН. В 1С:ЗУП обмен настраивается через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Обмен электронными документами с СФР». Если обмен не настроен, номер и данные ЭЛН можно ввести вручную.
Как ввести больничный лист в 1С:ЗУП
Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Больничные листы» в зависимости от версии) и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления.
В поле «Номер листка нетрудоспособности» введите номер ЭЛН. Если настроен обмен с СФР, программа загрузит данные автоматически: период болезни, причину нетрудоспособности, даты освобождения от работы. При ручном вводе эти поля заполняются по бумажной информации от сотрудника или по данным личного кабинета страхователя на сайте фонда.
Проверьте ключевые реквизиты документа: причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин и т.д.), период освобождения от работы и дату начала оплаты. От причины зависит, сколько дней оплачивает работодатель и есть ли ограничения по оплачиваемым дням в году (например, при уходе за больным ребёнком).
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте документ
- 2Укажите сотрудника, месяц начисления и номер ЭЛН
- 3Загрузите данные из СФР или заполните период и причину вручную
- 4Проверьте стаж и средний заработок на вкладке «Оплата»
- 5Проверьте расчёт на вкладке «Начислено» и НДФЛ
- 6Проведите документ и сверьтесь с расчётным листком
Как оформить больничный в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Больничный лист». Форма проще, чем в ЗУП: указываются сотрудник, период болезни, причина и стаж. Программа рассчитает средний заработок по данным учёта и разделит пособие на часть за счёт работодателя и за счёт ФСС/СФР.
Ограничение этого варианта: если сотрудник недавно принят и данных о заработке за расчётный период в базе нет, средний заработок придётся ввести вручную или документом о доходах с прежнего места работы. Также в бухгалтерской конфигурации менее гибко настраиваются сложные случаи — совместительство, районные коэффициенты, несколько мест работы. При регулярных кадровых расчётах удобнее использовать ЗУП.
Где вести больничные: сравнение конфигураций
Полный расчёт пособий, стажи, справки о заработке, обмен с СФР. Подходит организациям с кадровым учётом и сложными случаями.
Базовый расчёт больничного для небольшого штата. Ограничение — меньше инструментов для нестандартных ситуаций и ручной ввод данных о заработке.
Проверка расчёта: средний заработок, стаж и суммы
После заполнения документа откройте вкладку «Оплата» (или «Расчёт среднего заработка»). Программа показывает заработок за два расчётных года, количество учитываемых дней и среднедневной заработок. Сверьте эти цифры с данными учёта: если сотрудник болел или был в отпуске без сохранения зарплаты в расчётном периоде, исключаемые дни должны быть учтены.
Процент оплаты определяется стажем: менее 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 %. Отдельные случаи (например, больничный в течение 30 дней после увольнения) оплачиваются в размере 60 % независимо от стажа. Проверьте, что программа применила правильный процент — он виден в документе рядом со стажем.
На вкладке «Начислено» видно разбиение: сумма за счёт работодателя (первые три дня при заболевании или травме самого сотрудника) и сумма за счёт СФР. Если больничный открыт по уходу за ребёнком, карантину или протезированию, весь период оплачивает фонд — деления на части не будет.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом: заработок за 2 года / 730 (с учётом исключаемых периодов)
Заработок нулевой или занижен — не введена справка с прежнего места работы
Соответствует страховому стажу сотрудника
60 % при стаже более 8 лет — стаж не заполнен в карточке
Первые 3 дня при болезни самого сотрудника
Работодателю отнесены дни ухода за ребёнком — неверно указана причина
НДФЛ, взносы и отражение в учёте
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — налог удерживается при выплате. В документе «Больничный лист» НДФЛ рассчитывается автоматически и отображается на соответствующей вкладке. Проверьте дату фактического получения дохода: она совпадает с датой выплаты пособия, а не с датой начисления.
Страховыми взносами пособие не облагается — ни часть работодателя, ни часть фонда. Если в отчётах по взносам сумма больничного попадает в облагаемую базу, это признак неверно настроенного вида расчёта, и настройку нужно исправить до сдачи отчётности.
Выплата больничного обычно производится вместе с ближайшей зарплатой через ведомость. При формировании ведомости сумма пособия подтягивается автоматически, если больничный проведён до её заполнения. Проведение после выплаты приведёт к расхождениям в расчётных листках и задолженности перед сотрудником.
Особые ситуации и типичные ошибки
Больничный, переходящий с одного месяца на другой, оформляется одним документом в месяце закрытия листка. Если пособие нужно начислить раньше (например, сотруднику требуется выплата в текущем месяце), можно ввести два документа: первый — по дням текущего месяца, второй — после закрытия ЭЛН. Главное — не задвоить дни.
Продолжение больничного (второй листок при длительной болезни) вводится отдельным документом с отметкой «Является продолжением листка нетрудоспособности» и указанием номера первичного ЭЛН. Тогда первые три дня за счёт работодателя не повторяются — они учитываются только по первому листку.
Если документ уже проведён и в нём обнаружена ошибка, не редактируйте проведённый больничный «задним числом» в закрытом периоде. Используйте механизм исправлений: в ЗУП доступен документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Это сохранит корректность учёта прошлых периодов и отчётности.
Передача данных в СФР
По проактивному механизму фонд запрашивает у работодателя сведения для назначения пособия: данные о застрахованном лице, стаже, заработке. В 1С:ЗУП ответы на запросы формируются в разделе обмена с СФР — программа готовит реестр, который подписывается и отправляется через 1С-Отчётность.
Проверьте, что сведения отправлены в срок: задержка приводит к тому, что сотрудник поздно получает часть пособия от фонда. Статус отправки виден в журнале обмена — там же отображаются ошибки приёма, если фонд вернул реестр на доработку.
Что важно запомнить
Больничный проводится документом «Больничный лист» с указанием номера ЭЛН. Перед проведением проверьте стаж, справки о заработке и причину нетрудоспособности. Первые три дня болезни сотрудника оплачивает работодатель, остальное — СФР. Ошибки исправляйте документом-исправлением, а не редактированием закрытых периодов.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник принёс больничный после сдачи отчётности?
Введите документ текущей датой в открытом периоде — пособие начислится в текущем месяце. Если больничный относится к закрытому периоду и меняет уже поданные расчёты, оформите исправление и при необходимости подайте корректирующую отчётность. Предварительно сделайте резервную копию базы.
Как провести больничный внешнему совместителю?
Документ создаётся на сотрудника-совместителя так же, как на основного работника. Учтите, что при расчёте среднего заработка берутся только начисления по этому месту работы. Если сотрудник представил справку о заработке от другого работодателя, введите её отдельным документом.
Почему программа не считает средний заработок?
Чаще всего в базе нет начислений за два расчётных года: сотрудник принят недавно, а справка о заработке не введена. Введите справку с прежнего места работы или, при её отсутствии, расчёт будет произведён исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента и ставки.
Нужно ли проводить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?
Да. Больничный вводится обычным образом, а отпуск продлевается или переносится на дни болезни. В ЗУП при проведении больничного программа предложит скорректировать отпуск автоматически либо это делается отдельным кадровым документом.
Как проверить, что данные ушли в СФР?
Откройте журнал обмена с фондом (в ЗУП — «Отчётность, справки» → раздел обмена с СФР) и проверьте статус отправленного реестра. Статус «Принят» означает успешную передачу; при статусе с ошибкой откройте протокол, исправьте указанные данные и отправьте повторно.
Облагается ли больничный страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности полностью освобождено от страховых взносов — и часть работодателя, и часть фонда. Облагается только НДФЛ. Если взносы начисляются на сумму больничного, проверьте настройку вида расчёта.