Другое · 10 мин
Как в 1С провести аванс по зарплате
Как начислить и выплатить аванс по зарплате в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройки, ведомости, расчет первой половины месяца, ошибки и проверка результата.
Аванс по зарплате в программах 1С оформляется как выплата за первую половину месяца. В зависимости от конфигурации и настроек учета это может быть фиксированная сумма, процент от оклада или полноценный расчет по фактически отработанному времени. От выбранного способа зависит, какие документы нужно создать и как будет удержан НДФЛ.
В 1С:ЗУП процедура состоит из двух этапов: настройка способа выплаты аванса и формирование ведомости на выплату. В 1С:Бухгалтерии аванс обычно выплачивается без предварительного начисления — просто ведомостью с фиксированными суммами, а расчет происходит в конце месяца документом «Начисление зарплаты». Ниже разобраны оба варианта с конкретными шагами.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на документы зарплаты и кассовые операции, а в учетной политике заданы даты выплаты аванса и зарплаты. По Трудовому кодексу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому даты должны быть зафиксированы в правилах внутреннего распорядка или трудовых договорах.
Какие способы выплаты аванса поддерживает 1С
Программы 1С поддерживают три подхода к авансу. Первый — фиксированная сумма: сотруднику в середине месяца выплачивается заранее заданная величина, например 20 000 рублей. Второй — процент от оклада или тарифа, например 40% от должностного оклада. Третий — расчет за первую половину месяца по фактически отработанному времени с удержанием НДФЛ.
Способ задается в настройках учетной политики организации, а в 1С:ЗУП может переопределяться для конкретного подразделения или сотрудника. Выбор влияет на трудоемкость: расчет первой половины месяца точнее и безопаснее с точки зрения НДФЛ, но требует ежемесячного проведения отдельного документа начисления.
Сравнение способов выплаты аванса
Просто и быстро, но при долгих отсутствиях сотрудника легко выплатить больше положенного — переплату придется удерживать.
Сумма масштабируется при изменении оклада, но не учитывает фактические отсутствия в первой половине месяца.
Учитывает табель и удерживает НДФЛ сразу; требует ввода документа начисления и актуальных данных об отсутствиях.
Настройка аванса в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». Здесь укажите дату выплаты аванса (например, 20-е число) и способ: «Задается для каждого сотрудника», «Процентом от тарифа» или «Расчетом за первую половину месяца».
Если выбран фиксированный способ, сумма аванса вводится в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учет затрат» или кадровым документом «Изменение аванса» из раздела «Зарплата». При способе «процентом от тарифа» процент задается там же, в учетной политике.
Проверьте также место выплаты: раздел «Зарплата» → «Места выплаты зарплаты». Для перечисления на карты должен быть создан зарплатный проект с банком, для выдачи из кассы — указана касса организации. Без корректного места выплаты ведомость не заполнится автоматически.
Начисление за первую половину месяца в 1С:ЗУП
Этот шаг нужен только при способе «Расчетом за первую половину месяца». Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте документ. Укажите месяц начисления и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников, отработавших время с 1-го по 15-е число.
Документ рассчитывает оплату по окладу и постоянные надбавки пропорционально отработанным дням по табелю, а также удерживает НДФЛ с этой суммы. Разовые премии и начисления, назначенные отдельными документами, в расчет обычно не попадают, если это не предусмотрено настройками вида начисления.
Перед проведением сверьте табель: если у сотрудника был больничный или отпуск в первой половине месяца, а документ отсутствия не введен, аванс будет завышен. После проверки проведите документ и переходите к формированию ведомости.
- 1Проверьте, что все отсутствия (больничные, отпуска, командировки) за первую половину месяца введены в программу.
- 2При расчетном способе создайте и проведите документ «Начисление за первую половину месяца».
- 3Создайте ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»), вид выплаты — «Аванс».
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы по сотрудникам.
- 5Проведите ведомость, выгрузите реестр в банк или выдайте деньги из кассы.
- 6Подтвердите выплату: для зарплатного проекта — после получения подтверждения банка, для кассы — расходным кассовым ордером.
Как провести аванс в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа начисления аванса нет — выплата оформляется сразу ведомостью. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»), создайте новый документ и в поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
Нажмите «Заполнить» — программа подставит сотрудников и суммы аванса, заданные в их карточках. Если суммы пустые, откройте карточку сотрудника, поле «Аванс», и укажите фиксированную сумму или процент. После проверки проведите ведомость.
Далее оформите саму выплату: для безналичного перечисления — «Платежное поручение» и «Списание с расчетного счета» по реестру в банк, для выдачи наличными — «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». Проводки по выплате аванса формируются по дебету счета 70 в корреспонденции со счетами 51 или 50.
НДФЛ с аванса в 1С:Бухгалтерии при таком подходе не удерживается — налог будет исчислен и удержан при окончательном начислении зарплаты за месяц. Учитывайте это при определении суммы аванса: слишком большой аванс может привести к тому, что в конце месяца сотруднику не хватит начисления для удержания налога и долга.
Проверка результата и типичные ошибки
После выплаты убедитесь, что ведомость проведена, деньги списаны со счета или выданы из кассы, а в отчете «Расчетный листок» по сотруднику аванс отразился как выплаченная сумма. В 1С:ЗУП дополнительно проверьте отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» — там видно, перекрывает ли аванс начисление за первую половину месяца.
Частая ошибка — выплата аванса без учета отсутствий: сотрудник был на больничном всю первую половину месяца, а получил полный аванс. Вторая типичная проблема — незаполненное место выплаты у нового сотрудника, из-за чего он не попадает в ведомость. Третья — расхождение между ведомостью и фактической выплатой, когда реестр в банк скорректировали вручную, а в программе сумму не исправили.
Если обнаружили переплату, не сторнируйте ведомость без анализа: сначала выясните, получил ли сотрудник деньги фактически. Если перечисление еще не прошло, ведомость можно отменить. Если деньги ушли, излишне выплаченная сумма учитывается при окончательном расчете за месяц.
Как проверить результат
Проведена, суммы совпадают с реестром в банк или выданными наличными
Ведомость не проведена или суммы расходятся с фактической выплатой
Аванс отражен в разделе «Выплачено», долг за организацией соответствует остатку начислений
Аванса нет в выплатах или образовался долг за сотрудником
Дебет 70 — кредит 51 (50) на сумму ведомости
Проводок нет или сумма не совпадает с ведомостью
Налог исчислен и удержан документом начисления за первую половину месяца
НДФЛ не удержан или сумма налога сомнительна
Особые ситуации
Аванс новому сотруднику
Если сотрудник принят в первой половине месяца, при расчетном способе он получит аванс за фактически отработанные дни автоматически. При фиксированном способе полный аванс будет завышен — скорректируйте сумму вручную в ведомости или задайте аванс с учетом даты приема.
Сотрудник увольняется до даты аванса
При увольнении вся зарплата выплачивается в день увольнения, отдельный аванс не оформляется. В 1С:ЗУП окончательный расчет формируется документом «Увольнение», а выплата — ведомостью с видом «Увольнение».
Аванс при отпуске во второй половине месяца
Отпускные выплачиваются отдельно, не позднее чем за три дня до начала отпуска. Аванс за первую половину месяца при этом выплачивается в обычном порядке — за фактически отработанные дни до отпуска.
Частые вопросы
Обязательно ли удерживать НДФЛ с аванса?
По действующим правилам датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому налоговые агенты удерживают НДФЛ при каждой выплате, включая аванс. В 1С:ЗУП при способе «Расчет за первую половину месяца» налог удерживается автоматически. При фиксированном авансе в 1С:Бухгалтерии налог удерживается при окончательном расчете — следите за актуальными настройками вашей версии программы.
Почему сотрудник не попадает в ведомость на аванс?
Наиболее вероятные причины: не задано место выплаты в карточке сотрудника, не указана сумма или процент аванса, сотрудник принят после даты формирования ведомости либо уже уволен. Проверьте карточку сотрудника и параметры заполнения ведомости.
Можно ли выплатить аванс больше, чем заработано за первую половину месяца?
Технически программа не запрещает, но это риск: если сотрудник уволится, удержать переплату из окончательного расчета может не получиться, а взыскание через суд возможно только в ограниченных случаях. Безопаснее выплачивать аванс не больше суммы за фактически отработанное время.
Как исправить ошибочно проведенную ведомость?
Если деньги еще не выплачены, отмените проведение ведомости, исправьте данные и проведите заново. Если выплата прошла, ведомость трогать нельзя — расхождение отражается в учете и корректируется при следующей выплате или окончательном расчете за месяц.
Чем отличается аванс в 1С:ЗУП от аванса в 1С:Бухгалтерии?
В ЗУП доступен полноценный расчет первой половины месяца с табелем и удержанием НДФЛ, а также гибкие настройки способа аванса по подразделениям. В Бухгалтерии аванс — это просто ведомость с фиксированными суммами без предварительного начисления, весь расчет происходит в конце месяца.
Нужно ли выгружать реестр в банк отдельно для аванса?
Да, для зарплатного проекта по каждой ведомости формируется свой реестр на зачисление. В 1С:ЗУП используйте обработку «Обмен с банками по зарплатным проектам», в Бухгалтерии — выгрузку из документа ведомости. После подтверждения банка загрузите результат зачисления, чтобы закрыть задолженность в учете.
Что важно запомнить
Аванс в 1С выплачивается ведомостью с видом «Аванс»: в ЗУП — с предварительным расчетом первой половины месяца или по заданной сумме, в Бухгалтерии — фиксированными суммами из карточек сотрудников. Перед выплатой проверяйте табель, места выплаты и суммы, после — сверяйте ведомость с фактической выплатой и расчетными листками.