Как в 1С проверить отпуска сотрудников

Контроль отпусков в 1С нужен кадровику и бухгалтеру постоянно: перед расчётом отпускных, при увольнении сотрудника, при составлении графика отпусков и при проверке задолженности по неиспользованным дням. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для этого есть несколько встроенных инструментов — от справки по остаткам до универсальных отчётов.

Основная сложность в том, что данные об отпусках хранятся в разных местах: фактические отсутствия регистрируются документами «Отпуск», а накопленные права на дни отпуска рассчитываются программой автоматически исходя из стажа. Если документы введены не полностью или с ошибками, остатки будут неверными, поэтому проверка всегда включает два этапа: просмотр остатков и контроль корректности исходных данных.

Ниже разобраны конкретные способы проверки в типовой ЗУП 3.1: где смотреть остатки, как построить справку по отпускам, как проверить график и что делать, если цифры не сходятся.

Где в 1С хранятся данные об отпусках

В ЗУП 3.1 информация об отпусках делится на два контура. Первый — права на отпуск: сколько дней ежегодного отпуска положено сотруднику, сколько он заработал за период работы и сколько использовал. Эти данные программа накапливает автоматически с даты приёма на работу.

Второй контур — фактические отсутствия. Каждый отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек), который одновременно рассчитывает отпускные и регистрирует использованные дни. Также отсутствия могут быть введены документами «Отсутствие», «Прогул, отсутствие» и через «Данные для расчёта зарплаты».

Из-за такого разделения возможна ситуация: сотрудник фактически был в отпуске, но документ не проведён или проведён с ошибкой в датах. Тогда в остатках дни «висят» как неиспользованные, и при увольнении программа насчитает лишнюю компенсацию. Именно поэтому проверять нужно оба контура.

Как посмотреть остатки отпусков всех сотрудников

Основной инструмент — отчёт «Остатки отпусков». Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам» — «Остатки отпусков». Отчёт покажет по каждому сотруднику количество накопленных, использованных и оставшихся дней по каждому виду отпуска: основному, дополнительному, за вредные условия и так далее.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно задать дату, на которую считаются остатки, отбор по подразделению или конкретному сотруднику и детализацию по рабочим годам. Детализация по рабочим годам полезна, когда нужно понять, за какой период у сотрудника копится долг по отпускам.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам» — «Остатки отпусков»
2. 2
   Укажите дату, на которую нужны остатки, и при необходимости отбор по подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонки «Накоплено», «Использовано», «Остаток»
4. 4
   Через «Настройки» включите детализацию по рабочим годам, если нужно увидеть долги по периодам
5. 5
   Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать его повторно

Проверьте, что отчёт сформирован без пустых строк по действующим сотрудникам. Если по сотруднику остаток не считается вообще, чаще всего причина в том, что в приёме на работу не указано право на отпуск или сотрудник оформлен в организацию, для которой отключён учёт отпусков.

Как проверить отпуска конкретного сотрудника

Для точечной проверки удобнее справка по отпускам. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» — «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте печатную форму «Справка по отпускам» через кнопку «Печать». Справка покажет историю: все использованные отпуска с датами и остатки по рабочим годам.

Тот же отчёт доступен из документа «Отпуск» при оформлении нового отпуска — там он помогает убедиться, что у сотрудника есть неиспользованные дни, и корректно заполнить период, за который предоставляется отпуск.

Обратите внимание на рабочий год сотрудника. Он считается от даты приёма, но сдвигается, если были отпуска без сохранения зарплаты свыше установленного лимита или отпуска по уходу за ребёнком. Если рабочий год в справке выглядит неожиданно, проверьте наличие таких периодов — программа учитывает их автоматически, но только если они введены правильными документами.

Как проверить фактические отпуска за период

Чтобы увидеть, кто и когда фактически был в отпуске, используйте отчёт «Отпуска» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам»). Он выводит список оформленных отпусков за выбранный период с датами начала и окончания, количеством дней и видом отпуска.

Альтернатива — журнал документов. Откройте раздел «Зарплата» — «Отпуска» и установите отбор по периоду, организации или сотруднику. Здесь удобно искать конкретный документ и проверять его статус: проведён ли он, рассчитаны ли отпускные.

Для сверки с табелем полезен отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: в нём дни отпуска отмечены кодами ОТ, ОД и другими. Если в табеле отпуск есть, а в отчёте «Отпуска» его нет (или наоборот), ищите расхождение в документах — например, отсутствие могло быть введено документом «Отсутствие» вместо «Отпуск».

Как проверить график отпусков

График отпусков ведётся документом «График отпусков» (раздел «Кадры» — «Графики отпусков»). После утверждения графика важно отслеживать его исполнение: сотрудников нужно уведомлять о начале отпуска, а отклонения — фиксировать.

Для контроля используйте отчёт «Анализ выполнения графика отпусков» или аналогичный отчёт из подсистемы кадровых отчётов — он покажет, какие отпуска запланированы, какие фактически предоставлены, а какие просрочены или перенесены. В некоторых версиях конфигурации отчёт называется «График отпусков» с вариантом «Фактические отпуска».

Проверьте, что даты в графике и фактические даты в документах «Отпуск» не расходятся без документального оформления переноса. Значительные расхождения — признак того, что график ведётся формально и при проверке трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы.

Что делать, если остатки отпусков не сходятся

Если цифры в отчётах вызывают сомнения, действуйте последовательно. Сначала сформируйте справку по отпускам проблемного сотрудника и сопоставьте каждую строку с приказами и документами в базе. Чаще всего находится непроведённый документ, дублирующий документ или отпуск, введённый не тем видом.

Проверьте начальные остатки, если учёт в ЗУП вёлся не всегда. При переходе на программу остатки отпусков вводятся документом «Начальная штатная расстановка» или специальным вводом остатков отпусков в карточке сотрудника (ссылка «Отсутствия» — «Ввести остатки отпусков»). Ошибка в начальных остатках тянется через все годы работы в программе.

Если данные в документах верны, а остаток всё равно странный, проверьте права на отпуск в карточке сотрудника и в позиции штатного расписания: количество дней ежегодного и дополнительных отпусков задаётся там, и при расхождении программа может насчитывать дни по неверной норме.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте «Остатки отпусков» и в справке по отпускам сотрудника

Норма

Значения совпадают на одну и ту же дату

Тревожный признак

Цифры различаются — ищите непроведённые документы или разные даты формирования

Сумма использованных дней за год в справке и в отчёте «Отпуска»

Норма

Количество дней и периоды совпадают

Тревожный признак

Есть отпуск, которого нет в одном из отчётов — проверьте вид документа

Рабочий год сотрудника в справке

Норма

Год идёт от даты приёма с учётом обоснованных сдвигов

Тревожный признак

Год сдвинут без причины — проверьте отпуска без сохранения и по уходу за ребёнком

Частые вопросы

Можно ли проверить отпуска в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен: документы «Отпуск» там есть, но полноценного расчёта остатков по рабочим годам, как в ЗУП, нет. Остатки придётся контролировать вручную по журналу документов или вести учёт отпусков во внешнем учётном регистре. Для регулярного контроля отпусков лучше использовать ЗУП.

Почему в отчёте «Остатки отпусков» сотрудника нет вовсе?

Обычные причины: сотрудник уволен до даты формирования отчёта, в приёме на работу не задано право на ежегодный отпуск, либо установлен отбор, исключающий сотрудника. Проверьте карточку сотрудника и сбросьте отборы в настройках отчёта.

Как посмотреть отпуска за прошлый год, если период закрыт?

Отчёты «Отпуска» и «Остатки отпусков» формируются за любой прошлый период без ограничений — закрытие периода не блокирует чтение данных. Просто укажите нужную дату или интервал в параметрах отчёта.

Чем отличается остаток отпуска от компенсации при увольнении?

Остаток в отчёте — это накопленные неиспользованные дни на выбранную дату. При увольнении документ «Увольнение» рассчитывает компенсацию по тому же принципу, но на дату увольнения и с учётом правил округления. Если остаток в отчёте на дату увольнения верен, сумма компенсации обычно сходится.

Как найти сотрудников, которые давно не были в отпуске?

Сформируйте «Остатки отпусков» с детализацией по рабочим годам и отсортируйте по убыванию остатка — большие остатки за старые рабочие годы покажут должников. Дополнительно сверьте с отчётом по исполнению графика отпусков.

Влияет ли отпуск без сохранения зарплаты на остаток ежегодного отпуска?

Да. Дни отпуска без сохранения зарплаты сверх установленной законом границы за рабочий год сдвигают окончание рабочего года, из-за чего право на отпуск накапливается медленнее. В ЗУП это учитывается автоматически, если отпуска введены корректными документами.