Другое · 12 мин
Как принять внутреннего совместителя в 1С
Как оформить внутреннего совместителя в 1С:ЗУП: создание сотрудника, документ приёма, график, начисления, кадровые отчёты и типичные ошибки кадрового учёта.
Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает в организации по основному месту и дополнительно выполняет другую работу в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это означает, что у одного физического лица появляется второй элемент справочника «Сотрудники» со своим приёмом на работу, графиком, начислениями и табелем.
Главная ошибка начинающих — попытка оформить совместительство через документ «Кадровый перевод» или добавлением второй должности к существующему сотруднику. Так делать нельзя: совместительство — это отдельный трудовой договор, а значит, отдельный приём на работу. Программа это полностью поддерживает, но требует правильной последовательности действий.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учётной политики до контроля начислений и кадровых отчётов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям на её основе (например, 1С:КАМИН, отраслевые решения). В 1С:Бухгалтерии 8 возможности кадрового учёта ограничены, там совместителя тоже принимают отдельным документом «Приём на работу».
Проверьте, что совместительство действительно внутреннее
Перед работой в программе убедитесь, что ситуация соответствует именно внутреннему совместительству, а не другой форме дополнительной работы. От этого зависит выбор документа и вида занятости.
Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время, в той же организации. Совмещение должностей (расширение обязанностей) — это доплата в рамках существующего договора, оформляется документом «Совмещение должностей» или «Изменение условий оплаты труда». Внешнее совместительство — работа у другого работодателя, в вашей базе такой сотрудник будет иметь только один приём с видом «Внешнее совместительство».
Если сотрудник работает у вас по основному месту и вы заключаете с ним второй трудовой договор — это внутреннее совместительство, и дальше действуйте по этой инструкции. Если путаете совместительство с совмещением, в учёте возникнут лишние сотрудники, двойные отчисления и ошибки в отчётности.
Чем совместительство отличается от совмещения
Отдельный трудовой договор, отдельный приём на работу, работа в свободное от основной работы время. В 1С — новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство».
Дополнительная работа в течение основного рабочего дня в рамках действующего договора. Оформляется доплатой, новый сотрудник не создаётся.
Основное место работы у другого работодателя. Принимается как обычный сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство».
Подготовьте программу: настройки и справочники
Проверьте, что в настройках учётной политики и функциональности программы включена работа с совместителями. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что учёт совместителей не отключён. В типовой конфигурации он включён по умолчанию, но в доработанных базах функциональность могли снять.
Убедитесь, что в справочнике «Физические лица» уже есть карточка этого человека — она создаётся при приёме на основное место работы. Повторно создавать физическое лицо не нужно: дубли приведут к раздвоению НДФЛ, страховых взносов и персонифицированной отчётности. Если карточка есть, новый сотрудник просто привязывается к ней.
Также заранее подготовьте должность в справочнике «Должности», подразделение и график работы сотрудника. Для совместителя обычно создают отдельный график с неполным рабочим временем — например, 4 часа в день или работа в определённые дни. График создаётся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».
Создайте нового сотрудника для совместителя
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать физическое лицо — начните вводить ФИО, и 1С покажет найденную карточку. Выберите существующего человека, а не создавайте нового.
После выбора физлица программа может показать предупреждение, что с этим человеком уже связан другой сотрудник. Это нормально для совместительства — подтвердите создание. В результате у одного физического лица будет два сотрудника: основной и совместитель.
Заполните поля карточки: организация (если в базе несколько), подразделение и должность по совместительству. Табельный номер программа присвоит автоматически, обычно с суффиксом. Сохраните карточку — но сам по себе сотрудник без документа приёма в расчётах участвовать не будет.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2Начните вводить ФИО и выберите существующее физическое лицо из списка
- 3Подтвердите создание второго сотрудника, связанного с тем же физлицом
- 4Укажите организацию, подразделение и должность по совместительству
- 5Запишите карточку и перейдите к оформлению документа «Приём на работу»
Оформите документ «Приём на работу»
Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать» (или приём можно создать прямо из карточки сотрудника). Выберите созданного сотрудника-совместителя. Ключевое поле — «Вид занятости»: установите «Внутреннее совместительство». От этого значения зависят расчёт среднего заработка, кадровые отчёты и сведения для контролирующих органов.
Укажите дату приёма, подразделение, должность и график работы. Если совместитель работает на неполную ставку, в поле «Количество ставок» укажите дробное значение, например 0,5. Программа пересчитает оклад пропорционально ставке.
На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, доплаты. Проверьте, чтобы размер начисления соответствовал доле ставки — программа обычно подставляет сумму из штатного расписания с учётом ставки, но при ручном вводе легко ошибиться. На вкладке с трудовым договором укажите номер и дату договора — по совместительству это отдельный договор со своим номером.
Проведите документ. Если ведётся штатное расписание, программа проверит наличие свободной позиции; при превышении штата выдаст предупреждение — либо добавьте позицию в штатное расписание, либо оформляйте приём вне штата, если это предусмотрено настройками.
Настройте график и учёт рабочего времени
Совместитель работает в свободное от основной работы время, поэтому стандартный пятидневный график на полную ставку ему не подходит. Создайте отдельный график: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите режим неполного рабочего времени и расписание — например, 4 часа ежедневно после основной смены или полные дни в выходные по основному месту.
При заполнении графика задайте дату начала действия и способ расчёта нормы времени. Норма по графику совместителя должна быть меньше нормы полного графика — это влияет на расчёт оклада, если он задан «по дням» или «по часам» от нормы.
Если фактическое время совместителя отличается от графика, используйте документы «Табель» или данные об отсутствиях. Учтите: программа контролирует пересечение времени по двум местам работы не всегда, поэтому кадровик должен сам следить, чтобы суммарная продолжительность работы по совместительству не превышала установленных трудовым законодательством ограничений.
Как начисляется зарплата и налоги совместителю
При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» совместитель попадает в отдельную строку со своими плановыми начислениями и отработанным временем по своему графику. Основное место и совместительство рассчитываются независимо, но НДФЛ и страховые взносы учитываются в целом по физическому лицу — программа делает это автоматически, если оба сотрудника привязаны к одной карточке физлица.
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются по одному месту работы. В карточке сотрудника-совместителя проверьте, что вычеты не заявлены повторно, если они уже применяются по основному месту. Двойное применение вычета — частая причина недоимки по НДФЛ, которая вскрывается при годовой отчётности.
Для проверки сформируйте расчётный листок по сотруднику-совместителю и свод начислений по физическому лицу. В расчётном листке должны быть только начисления по совместительству, а в своде по физлицу — обе строки с корректно посчитанным НДФЛ с совокупного дохода.
Как проверить результат
У физлица два сотрудника: основной и с видом «Внутреннее совместительство»
Создано два физических лица с одинаковым ФИО
Начисления только по совместительству, сумма соответствует доле ставки
Сумма равна полному окладу при неполной ставке
Налог считается с совокупного дохода, вычет применён один раз
Вычет применён дважды или НДФЛ считается раздельно
Совместитель отображается отдельной строкой со своей должностью
Совместитель отсутствует или задвоен по одной должности
Кадровые отчёты и отчётность в фонды
В отчётах по списочному составу внутренние совместители отражаются особым образом: в списочную численность для статистики они обычно не включаются как отдельная единица (учитываются по основному месту), а в кадровых отчётах внутри программы показываются отдельной строкой. Проверяйте методику конкретного отчёта в вашей версии конфигурации.
В персонифицированных сведениях и отчётах по взносам данные подаются по физическому лицу, поэтому корректная привязка сотрудников к одному физлицу критична. Перед сдачей отчётности сформируйте проверочный отчёт по физлицам и убедитесь, что человек с двумя договорами представлен одной записью с суммированными доходами.
Для кадрового учёта полезны отчёты «Штатная расстановка», «Сотрудники организаций» и «Остатки отпусков». Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы — в программе это оформляется отдельным документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю с теми же датами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить внутреннее совместительство через «Кадровый перевод»?
Нет. Перевод изменяет условия существующего трудового договора, а совместительство — это новый отдельный договор. В 1С:ЗУП нужно создать нового сотрудника, привязанного к тому же физическому лицу, и оформить документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство».
Программа выдаёт сообщение, что физическое лицо уже связано с сотрудником. Что делать?
Это штатное предупреждение, а не ошибка. Оно означает, что у человека уже есть основное место работы в вашей базе. Подтвердите создание второго сотрудника — именно так и оформляется внутренний совместитель. Проверьте только, что это действительно то же физлицо, а не дубль.
Как указать полставки для совместителя?
В документе «Приём на работу» в поле «Количество ставок» укажите 0,5 (или другую долю). Программа пересчитает плановое начисление пропорционально. Дополнительно назначьте график с неполным рабочим временем, чтобы норма часов соответствовала ставке.
Нужно ли совместителю заводить отдельную карточку физического лица?
Нет, это одна из самых опасных ошибок. Оба сотрудника — основной и совместитель — должны быть привязаны к одной карточке физлица, иначе НДФЛ, взносы и персонифицированная отчётность будут рассчитываться и сдаваться некорректно.
Как оформить отпуск внутреннему совместителю?
Отпуск по совместительству оформляется отдельным документом «Отпуск» для сотрудника-совместителя, обычно на те же даты, что и отпуск по основному месту. Остатки отпусков по двум договорам учитываются раздельно — проверить их можно отчётом «Остатки отпусков».
Чем отличается приём совместителя в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?
Принцип тот же: создаётся новый сотрудник для существующего физлица с видом договора «по совместительству» и документом приёма. Но в 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта, гибких графиков и расчёта отпускных — для полноценного учёта совместителей используют 1С:ЗУП.
Что важно запомнить
Внутренний совместитель в 1С принимается как новый сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу, документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Ключевые контрольные точки: отсутствие дублей физлиц, доля ставки и отдельный график, вычеты по НДФЛ только по одному месту работы. После оформления проверьте расчётный листок и кадровые отчёты.