Другое · 11 мин
Как в 1С принять уволенного ранее работника
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии принять ранее уволенного работника, оформить приказ о приёме, избежать дублей в справочнике и ошибок в отчётности.
Повторный приём ранее уволенного сотрудника — стандартная ситуация в кадровом учёте, и в программах 1С для неё предусмотрен штатный механизм. Главная ошибка, которую допускают кадровики, — создание нового физического лица в справочнике вместо использования существующей карточки. Это приводит к дублям, расхождениям в персонифицированном учёте и проблемам при сдаче отчётности в налоговую и СФР.
Правильный принцип прост: физическое лицо в базе должно быть одно, а сотрудников (мест работы, приёмов) у него может быть несколько. При повторном трудоустройстве вы оформляете новый документ приёма на работу, привязанный к уже существующему физлицу, — и вся история трудовых отношений сохраняется в одной карточке.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), проверка корректности данных, типичные ошибки и нюансы отчётности.
Что проверить до оформления приёма
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе действительно есть карточка этого человека и она заполнена корректно. Откройте справочник «Физические лица» (в ЗУП: раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица»; в Бухгалтерии: «Справочники» → «Физические лица») и найдите сотрудника по ФИО. Поиск лучше выполнять по фамилии без инициалов — так вы увидите возможные дубли.
Проверьте ключевые данные в карточке: СНИЛС, ИНН, дату рождения, серию и номер паспорта. Если с момента увольнения человек сменил фамилию или паспорт, эти сведения нужно обновить до оформления приёма — иначе отчётность уйдёт с устаревшими данными. Изменение фамилии в ЗУП оформляется документом «Изменение фамилии» или прямой корректировкой с указанием даты актуальности.
Также посмотрите, нет ли в базе дублей физлица — например, если человека когда-то завели повторно с ошибкой в ФИО. Если дубль обнаружен, сначала выполните объединение карточек (обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование»), и только потом оформляйте приём.
Приём уволенного сотрудника в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» повторный приём оформляется стандартным документом «Приём на работу». Порядок действий следующий. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Приём на работу».
В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа покажет список, в котором будет и ранее уволенный сотрудник с пометкой об увольнении. Выберите его из списка. Если сотрудник не отображается, нажмите «Показать всех» или создайте сотрудника через существующее физическое лицо: в форме выбора перейдите к списку физлиц и укажите нужную карточку.
Заполните реквизиты приказа: дату приёма, подразделение, должность, график работы, вид занятости, условия оплаты труда (оклад, надбавки). Проверьте дату приёма особенно внимательно — она не должна пересекаться с периодом предыдущего трудоустройства и должна быть позже даты увольнения.
После проведения документа программа создаёт новую запись о сотруднике, при этом карточка физического лица остаётся прежней. В форме сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» будут видны оба периода работы — прежний и новый.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
- 2В поле «Сотрудник» выберите ранее уволенного работника из списка
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность и график работы
- 4Заполните начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Проверьте и при необходимости обновите личные данные физлица (паспорт, фамилия)
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
Приём в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт упрощён, но принцип тот же. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Приёмы на работу») и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите из справочника ранее уволенного работника — он будет в списке наряду с действующими.
Если в вашей версии Бухгалтерии форма выбора показывает только действующих сотрудников, откройте справочник «Сотрудники» напрямую («Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), снимите отбор по уволенным, найдите нужного и при создании приёма укажите его. Физическое лицо при этом дублировать не требуется.
Заполните дату приёма, подразделение, должность, размер оклада и проведите документ. Учтите, что в Бухгалтерии кадровый и расчётный функционал ограничен: если требуется полноценный учёт отпусков, больничных и кадровая отчётность, корректнее вести этот участок в ЗУП.
Обновление личных данных при повторном приёме
Ситуация, когда за время между увольнением и повторным приёмом человек сменил фамилию или паспорт, встречается часто. В ЗУП фамилию меняют через кнопку «Изменить фамилию» в карточке физического лица либо документом «Изменение личных данных» — важно указать дату, с которой действует новая фамилия, чтобы история сохранилась и печатные формы за прошлые периоды не исказились.
Паспортные данные обновляются в карточке физлица по ссылке «Личные данные» → «Удостоверение личности» с указанием даты выдачи нового документа. СНИЛС и ИНН при смене фамилии не меняются — если программа предлагает их переоформить, проверьте корректность ввода.
Для электронных трудовых книжек помните: при повторном приёме нужно подать сведения о приёме (форма ЕФС-1, подраздел кадровых событий) в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП этот отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
Проверка результата после оформления
После проведения документа убедитесь, что всё отразилось корректно. Откройте карточку сотрудника: в ней должна отображаться новая должность, подразделение и дата приёма, а по ссылке «Трудовая деятельность» — оба периода работы. Если виден только новый период без истории, вероятно, вы создали дубль физлица.
Проверьте справочник физических лиц: карточка должна остаться одна. Дополнительно сформируйте список сотрудников (отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков») и убедитесь, что человек числится принятым с корректной даты.
Наконец, проверьте, что в учётной политике и настройках начислений для сотрудника корректно определены взносы и НДФЛ: при повторном приёме статус налогового резидента и вычеты программа берёт из карточки физлица, и если там устаревшие данные — расчёт будет неверным.
Как проверить результат
Одна карточка, в ней оба периода работы
Две карточки с одинаковым СНИЛС — это дубль
Позже даты предыдущего увольнения
Пересекается со старым периодом работы
ЕФС-1 о приёме сформирован и принят
Ошибки персучёта, расхождение СНИЛС
Оклад и надбавки назначены с даты приёма
Действуют старые или отсутствуют начисления
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Последствия: задвоение доходов в 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях, необходимость подавать корректировки и аннулировать лишнюю карточку. Лечится объединением дублей до сдачи отчётности.
Вторая ошибка — неправильная дата приёма: документ оформляют «сегодняшним» числом, хотя человек вышел раньше, либо наоборот задним числом без контроля. Это искажает стаж, расчёт среднего заработка и сроки подачи ЕФС-1. Дата в документе должна совпадать с датой приказа.
Третья группа ошибок связана с данными: не обновили паспорт после замены, оставили старую фамилию, не проверили СНИЛС. СФР отклоняет сведения с несоответствующими персональными данными, и исправление занимает время. Обновляйте карточку до проведения приёма.
Особые ситуации
Приём на другое юридическое лицо в той же базе
Если в базе ведётся несколько организаций и человек устроился в другую из них, механизм тот же: физлицо общее, создаётся новый сотрудник по другой организации со своим документом приёма. Дублировать физлицо не нужно — программа корректно разнесёт доходы по организациям.
Приём по совместительству после увольнения с основного места
Если бывший основной сотрудник возвращается как внешний совместитель, в документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство». Карточка физлица остаётся прежней, создаётся новая запись сотрудника с соответствующим видом занятости.
Восстановление по решению суда
Если увольнение признано незаконным и сотрудник восстановлен, это не новый приём: в ЗУП документ увольнения отменяется (помечается на удаление или сторнируется специализированным документом «Восстановление в должности» в актуальных релизах), а период вынужденного прогула оплачивается отдельным начислением. Не оформляйте в этом случае повторный приём — он разорвёт непрерывность трудовых отношений в учёте.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Нужно ли создавать новое физическое лицо при повторном приёме?
Нет. Физическое лицо в базе должно быть одно — к нему привязываются СНИЛС, ИНН и вся история доходов. Повторный приём оформляется новым документом «Приём на работу» на существующую карточку, иначе возникнут дубли и ошибки в отчётности.
Сотрудник не отображается в списке при выборе в документе приёма. Что делать?
Форма подбора часто фильтрует уволенных. Нажмите «Показать всех» в списке выбора или откройте справочник «Сотрудники» напрямую, снимите отбор и найдите нужного. Если человека нет и там — ищите в справочнике «Физические лица» по СНИЛС.
Сохранится ли стаж и история отпусков при повторном приёме?
Да, вся история хранится в карточке физического лица и доступна по ссылке «Трудовая деятельность». Однако право на отпуск при новом трудовом договоре считается от новой даты приёма — программа учтёт это автоматически при расчёте остатков отпусков.
Нужно ли заново подавать сведения в СФР при повторном приёме?
Да. Приём — это кадровое событие, о котором нужно отчитаться формой ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа, независимо от того, работал человек у вас раньше или нет. В ЗУП отчёт формируется через «1С-Отчётность».
Что делать, если дубль физлица уже создан и по нему сдана отчётность?
Сначала объедините карточки обработкой «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание»). Затем проверьте, в каких отчётах фигурировала лишняя карточка: по 6-НДФЛ и персонифицированным сведениям потребуется подать корректирующие формы с правильными данными.
Сохранятся ли вычеты по НДФЛ при повторном приёме?
Заявления на вычеты привязаны к физическому лицу, но при новом трудовом договоре сотрудник должен подать заявление заново. Проверьте в карточке физлица актуальность вычетов и при необходимости введите новое заявление документом «Заявление на вычеты НДФЛ».
Что важно запомнить
Повторный приём оформляется новым документом «Приём на работу» на существующую карточку физического лица — дубли создавать нельзя. Перед приёмом обновите личные данные, проверьте дату и после проведения убедитесь, что история сохранена, а сведения в СФР поданы в срок.