Другое · 10 мин
Как в 1С принять сотрудника с электронной трудовой книжкой
Пошаговая инструкция: как оформить приём сотрудника с ЭТК в 1С:ЗУП, подать сведения в СФР, сформировать ЭФС-1 и проверить корректность данных.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это формат ведения сведений о трудовой деятельности, при котором данные о приёмах, переводах и увольнениях работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Бумажная книжка при этом либо не заводится вовсе, либо была закрыта при переходе сотрудника на электронный формат. Для кадровика это означает: приём оформляется не записью в книжку, а кадровым документом в 1С и последующей отправкой отчётности.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь процесс укладывается в стандартную цепочку: создание физического лица, документ «Приём на работу», формирование отчёта ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и его отправка в фонд. Ошибки на любом из этих шагов приводят к тому, что у сотрудника в личном кабинете на Госуслугах не появится запись о приёме, а работодатель рискует получить требование об уточнении.
Ниже разобран полный порядок действий: что проверить до оформления, как завести сотрудника, какой отчёт и в какой срок подать, как убедиться, что сведения приняты, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что проверить до оформления приёма
Прежде чем заводить сотрудника, убедитесь, что у вас есть его согласие на электронный формат, если он ранее не подавал заявление о переходе на ЭТК. Если человек уже выбрал электронную книжку у предыдущего работодателя, нового заявления не требуется — выбор сохраняется. Если же сотрудник продолжает вести бумажную книжку, вы обязаны вести её параллельно с передачей электронных сведений.
Проверьте персональные данные по паспорту и СНИЛС: ФИО, дата рождения, номер СНИЛС должны совпадать с данными в фонде. Расхождение даже в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу в приёме отчёта или к тому, что сведения «повиснут» без привязки к человеку. Также уточните у сотрудника, не числится ли он ещё у предыдущего работодателя — приём возможен и при совместительстве, но основное место работы определяется по данным фонда.
Сверьте данные с оригиналами, а не со слов сотрудника
Уточните, подавал ли сотрудник заявление о переходе на ЭТК ранее
Проверьте, что релиз поддерживает форму ЭФС-1 и актуальные форматы обмена
Убедитесь, что 1С-Отчётность или иной канал связи настроен и сертификат действителен
Как завести сотрудника и оформить приём в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и создайте новое физическое лицо, если его ещё нет в базе. Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН (при наличии) и данные документа, удостоверяющего личность. Программа контролирует формат СНИЛС, но не его подлинность — ответственность за правильность номера лежит на кадровике.
Далее создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания, график работы и условия оплаты труда. Если приём оформляется по совместительству, выберите соответствующий вид занятости — от этого зависит, как сведения отразятся в отчётности.
Проведите документ и проверьте, что в карточке сотрудника появилась запись о приёме, а в регистре кадровых событий сформировалось мероприятие «Приём». Именно это мероприятие попадёт в отчёт для фонда. Если документ проведён с ошибкой, исправляйте его до отправки отчёта — после отправки придётся подавать отменяющую или корректирующую форму.
- 1Создайте физическое лицо и внесите СНИЛС, паспортные данные, ИНН
- 2Оформите документ «Приём на работу» с датой, должностью и условиями оплаты
- 3Проведите документ и проверьте кадровое мероприятие «Приём»
- 4Сформируйте отчёт ЭФС-1 с событием «Приём»
- 5Отправьте отчёт в СФР не позднее следующего рабочего дня
- 6Дождитесь положительного протокола и проверьте статус приёма
Как сформировать и отправить ЭФС-1 с событием «Приём»
Сведения о кадровых событиях передаются в составе отчёта ЭФС-1 (раздел 1.1, бывший СЗВ-ТД). В ЗУП откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо «Отчёты по сотрудникам» и создайте ЭФС-1 за текущий период. В форме укажите кадровое событие «Приём», дату события (дата приёма из приказа), структурное подразделение, должность и код выполняемой функции — для ряда должностей требуется указание кода по ОКЗ или профстандарта.
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Это жёсткое требование: просрочка считается нарушением, за которое предусмотрена ответственность работодателя. Поэтому отправку отчёта лучше ставить в тот же день, что и проведение документа приёма, особенно если приказ издан в пятницу.
Перед отправкой выполните проверку отчёта встроенными средствами программы: она выявит незаполненные обязательные поля и формальные ошибки. После отправки дождитесь протокола контроля из фонда. Отрицательный протокол означает, что сведения не приняты и их нужно исправить и отправить повторно в тот же срок.
Особенности приёма совместителя и удалённого работника
Приём по совместительству
Для внешнего совместителя порядок тот же, но в документе приёма укажите вид занятости «По совместительству». В ЭФС-1 это отразится соответствующим признаком, и запись не перезапишет сведения об основном месте работы сотрудника. Трудовой договор и приказ оформляются в полном объёме — электронный формат книжки не отменяет требований к документам.
Приём дистанционного работника
Для удалённого сотрудника дополнительно укажите в договоре и в кадровых данных условие о дистанционной работе. Если сотрудник из другого региона, проверьте правильность указания подразделения и территориальных условий — эти данные влияют на отчётность по взносам и на сведения о стаже. Сама передача ЭФС-1 ничем не отличается.
Бумажная и электронная книжка при приёме
Бумажную книжку не заводим, запись уходит только через ЭФС-1. Подходит для всех, кто подал заявление о переходе
Делаем запись в книжку и одновременно подаём ЭФС-1 — сведения в фонд передаются в любом случае
Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажная книжка не оформляется вообще; если бумажный — заводим новую книжку
Как проверить, что сведения приняты
Первый признак успеха — положительный протокол контроля в 1С-Отчётности. Но это подтверждает лишь формальную корректность файла. Чтобы убедиться, что запись реально появилась, попросите сотрудника проверить личный кабинет на Госуслугах или в СФР: сведения о приёме обычно отображаются в течение нескольких дней после приёма отчёта.
В самой 1С проверьте журнал кадровых событий и отчёт «Сведения о трудовой деятельности» по сотруднику: там должно быть мероприятие «Приём» с корректной датой и статусом отправки. Если событие отсутствует, вернитесь к документу приёма — возможно, он не проведён или дата события не попадает в отчётный период формы.
Как проверить результат
Положительный протокол без ошибок и предупреждений
Отрицательный протокол или требование уточнения
Мероприятие «Приём» с верной датой и должностью
Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом
Запись о приёме видна в электронной трудовой книжке
Записи нет спустя несколько дней после приёма отчёта
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — опечатка в СНИЛС или ФИО. Отчёт может пройти формальный контроль, но сведения не привяжутся к человеку. Вторая по частоте ошибка — неверная дата события: в отчёт попадает дата проведения документа, а не дата приёма из приказа. Всегда сверяйте поле «Дата события» с приказом.
Третья ошибка — пропуск срока подачи. Если приказ издан, а отчёт отправлен через два рабочих дня, нарушение уже зафиксировано. Четвёртая — попытка исправить ошибку редактированием документа после отправки отчёта без подачи отменяющей формы: в фонде останутся старые сведения, и потребуется корректировка с событием «Отмена».
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если сотрудник выбрал электронную?
Нет. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка не заводится и не ведётся. Все сведения о приёме передаются только в электронном виде через отчёт ЭФС-1.
В какой срок подавать сведения о приёме в СФР?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Если приказ издан в пятницу, крайний срок — понедельник. Просрочка является нарушением и может повлечь ответственность работодателя.
Что делать, если отчёт отправлен с ошибкой в СНИЛС?
Подайте отменяющую форму ЭФС-1 с тем же событием и ошибочными данными, затем отправьте корректный отчёт с правильным СНИЛС. Простое редактирование документа в 1С не изменит уже переданные в фонд сведения.
Можно ли принять сотрудника с ЭТК по совместительству?
Да. Порядок тот же, но в документе приёма укажите вид занятости «По совместительству». Запись в электронной книжке появится дополнительно к сведениям об основном месте работы и не заменит их.
Как сотрудник увидит запись о приёме в электронной книжке?
Через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР, заказав выписку из ЭТК. Сведения обычно отображаются в течение нескольких дней после того, как фонд принял отчёт работодателя.
Нужно ли заявление от сотрудника, если ЭТК у него уже была у прошлого работодателя?
Нет. Выбор электронного формата сохраняется за сотрудником при смене работодателя. Новое заявление требуется только если человек ранее не переходил на ЭТК и хочет сделать это сейчас.
Что важно запомнить
Приём сотрудника с ЭТК — это документ «Приём на работу» в ЗУП плюс своевременная отправка ЭФС-1 с событием «Приём» не позднее следующего рабочего дня. Ключевые точки контроля: точность СНИЛС и ФИО, правильная дата события, положительный протокол фонда и появление записи у сотрудника в личном кабинете.