Другое · 11 мин
Как принять сотрудника по совместительству в 1С
Пошаговая инструкция по приёму сотрудника по совместительству в 1С:ЗУП: виды совместительства, создание документа «Приём на работу», ставка, график, типичные ошибки.
Приём сотрудника по совместительству в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выполняется тем же документом «Приём на работу», что и приём на основное место, но с важными отличиями: нужно указать вид занятости, долю ставки и правильный график работы. Если эти параметры настроить неверно, программа посчитает зарплату от полного оклада или не сформирует корректные отчёты в фонды.
Совместительство бывает внутренним и внешним. Внутреннее — сотрудник уже работает в вашей организации по основному месту и берёт дополнительную работу. Внешнее — человек трудоустроен у другого работодателя, а у вас оформляется отдельным трудовым договором. В 1С оба случая оформляются по-разному, и это первое, что нужно определить до начала работы.
Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП ред. 3.1 — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. В других конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия с включённым кадровым учётом) логика похожа, но состав реквизитов документа может отличаться.
Определите вид совместительства перед оформлением
От вида совместительства зависит, как будет создан сотрудник в базе. При внешнем совместительстве физическое лицо, скорее всего, ещё не заведено в программе, и его нужно создать с нуля: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные. При внутреннем совместительстве физлицо уже есть в справочнике — создаётся только новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к нему.
Это принципиально для учёта: в 1С один человек (физическое лицо) может иметь несколько сотрудников — основное место работы и одно или несколько внутренних совместительств. НДФЛ и страховые взносы при этом считаются в целом по физическому лицу, а зарплата — по каждому сотруднику отдельно.
Как выбрать действие
Заведите физическое лицо и сотрудника
Для внешнего совместителя откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника укажите организацию, ФИО, дату рождения, пол. Затем по ссылкам формы заполните личные данные: СНИЛС, ИНН, документ, удостоверяющий личность, адрес регистрации. Без СНИЛС сотрудник не попадёт корректно в отчётность СЗВ и персонифицированные сведения.
Для внутреннего совместителя физлицо создавать не нужно. Откройте справочник «Сотрудники», создайте новый элемент и в поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека из списка. Программа подтянет его личные данные автоматически. Проверьте, что имя нового сотрудника отображается с пометкой о совместительстве — так проще ориентироваться в списках.
Частая ошибка на этом шаге — создание дубля физического лица для внутреннего совместителя. Это приводит к раздвоению НДФЛ: вычеты и налоговая база считаются по двум «разным» людям, и в конце года обнаруживаются расхождения в отчётах 6-НДФЛ. Перед созданием всегда ищите человека по СНИЛС или ФИО в справочнике «Физические лица».
Оформите документ «Приём на работу»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Приёмы») и создайте документ «Приём на работу». Заполните ключевые поля:
- Организация — если в базе несколько юрлиц, убедитесь, что выбрано именно то, где оформляется договор.
- Сотрудник — выберите созданного на предыдущем шаге.
- Дата приёма — дата начала работы по трудовому договору.
- Подразделение и должность — из штатного расписания или вручную, если штатное расписание не ведётся.
- Вид занятости — ключевое поле: выберите «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».
- Количество ставок — обычно 0,5, но допустимо и другое значение в пределах нормы.
На вкладке «Оплата труда» укажите начисление — как правило, «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Важно понимать логику программы: оклад в штатном расписании и в документе приёма обычно указывается за полную ставку, а фактическая сумма рассчитывается пропорционально доле ставки и отработанному времени. Если вы введёте уже «половинный» оклад и при этом долю 0,5, сотрудник получит вдвое меньше положенного.
- 1Создайте или найдите физическое лицо в справочнике
- 2Создайте сотрудника, привязанного к физическому лицу
- 3Откройте «Кадры» → «Приёмы» и создайте документ «Приём на работу»
- 4Укажите вид занятости: внутреннее или внешнее совместительство
- 5Задайте долю ставки (например, 0,5) и график работы совместителя
- 6На вкладке «Оплата труда» укажите оклад за полную ставку
- 7Проведите документ и проверьте расчёт зарплаты за первый месяц
Настройте график работы совместителя
График работы определяет, как программа считает норму времени и зарплату при неполном месяце. Для совместителя обычно создают отдельный график: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Например, при 0,5 ставки это может быть пятидневка по 4 часа или два-три полных дня в неделю — в зависимости от реального режима по договору.
При создании графика задайте способ заполнения (по дням недели или произвольный), расписание и укажите, что это неполное рабочее время, если требуется расчёт нормы от основного графика. В документе приёма на вкладке с основными условиями выберите этот график в поле «График работы».
Если оставить у совместителя стандартный график «Пятидневка» (40 часов), то при доле ставки 0,5 программа будет считать, что он отработал только половину нормы, — зарплата за полный месяц всё равно рассчитается пропорционально, но табель и расчёт среднего заработка могут вести себя неочевидно. Корректный отдельный график снимает большинство таких проблем.
Особенности внутреннего совместительства
При внутреннем совместительстве в базе появляется второй сотрудник у одного физического лица. Учитывайте несколько следствий. Во-первых, начисление зарплаты выполняется по каждому сотруднику отдельно: в документе «Начисление зарплаты и взносов» появятся две строки по одному человеку. Во-вторых, НДФЛ считается суммарно: вычеты на детей предоставляются один раз по совокупному доходу, поэтому программа применит их к одному из мест работы автоматически.
В табеле (если вы его печатаете из 1С) внутренний совместитель отражается отдельной строкой от основного места работы. В отчётах по штатной расстановке и штатному расписанию занятая должность совместителя видна как отдельная позиция с долей ставки.
Увольнение внутреннего совместителя оформляется отдельным документом «Увольнение» именно по сотруднику-совместителю — основное место работы при этом не затрагивается. Проверяйте в документе поле «Сотрудник»: уволить нужно именно ту позицию, договор по которой прекращается.
Проверьте результат и типичные ошибки
После проведения приёма выполните контрольный расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы совместителя и проверьте сумму: она должна соответствовать окладу, умноженному на долю ставки и на отношение отработанных дней к норме по графику совместителя. Если сумма вдвое больше или меньше ожидаемой — почти наверняка ошибка в окладе или доле ставки.
Дополнительно откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отражаются приём, вид занятости и график. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» — позиция совместителя должна быть занята с указанной долей ставки.
Как проверить результат
Оклад × доля ставки (например, 60 000 × 0,5 = 30 000)
Полный оклад или четверть оклада — ошибка в доле ставки или в сумме оклада
Указано «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»
Стоит «Основное место работы» — отчёты и среднесписочная будут неверными
Одно физлицо, два сотрудника
Два физлица с одинаковым СНИЛС — дубль, НДФЛ посчитается неправильно
Отдельный график совместителя с сокращённым временем
Стандартная 40-часовая пятидневка при неполной ставке
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?
Формально в 1С можно указать любую долю ставки, но трудовое законодательство ограничивает рабочее время по совместительству половиной нормы за учётный период (месяц, квартал). На практике внешних совместителей принимают на 0,5 ставки или меньше. Вопрос соответствия нормам — зона ответственности кадровика, программа это не контролирует.
Как в 1С оформить совместительство, если штатное расписание не ведётся?
Порядок тот же: создайте физлицо, сотрудника и документ «Приём на работу». Подразделение, должность и оклад укажите вручную прямо в документе. Проверьте, что в настройках учётной политики (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика») отключено ведение штатного расписания, иначе программа потребует позицию штатки.
Нужно ли заводить отдельный график для каждого совместителя?
Не обязательно для каждого — достаточно создать типовые графики совместителей (например, «0,5 ставки, 4 часа в день») и назначать их всем сотрудникам с одинаковым режимом. Отдельный график нужен только при уникальном расписании конкретного человека.
Как начисляется зарплата, если совместитель принят в середине месяца?
Программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени: оклад × доля ставки × (отработанные дни / норма дней по графику совместителя). Дату приёма программа учитывает автоматически — до неё норма и начисления не считаются.
Что делать, если по ошибке создали дубль физического лица?
Если документов по дублю ещё нет — просто удалите лишнее физлицо и перевяжите сотрудника на правильное. Если начисления уже были, потребуется объединение дублей: в типовых конфигурациях есть обработка поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование»), после чего нужно пересчитать НДФЛ и перепроверить отчётность за затронутые периоды. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.
Чем совместительство отличается от совмещения в 1С?
Совмещение — дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного трудового договора; в ЗУП оно оформляется документом «Совмещение должностей» с доплатой. Совместительство — отдельный договор и отдельный сотрудник в базе, работа выполняется в свободное от основной работы время. Путать эти документы нельзя: они по-разному влияют на зарплату, табель и отчётность.
Что важно запомнить
Приём по совместительству в 1С:ЗУП — это документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее/Внешнее совместительство», долей ставки и отдельным графиком. Оклад указывайте за полную ставку, для внутреннего совместителя не создавайте дубль физического лица, а после проведения обязательно проверьте контрольный расчёт зарплаты за первый месяц.