Как в 1С принять сотрудника переводом из другой организации

Перевод сотрудника из другой организации — частая ситуация в группе компаний: работник переходит из одного юридического лица в другое без расторжения трудовых отношений «в чистом виде». В программе 1С:Зарплата и управление персоналом такой приём оформляется двумя разными способами в зависимости от того, ведётся ли учёт обеих организаций в одной информационной базе.

Если обе организации учитываются в одной базе, достаточно документа «Перевод к другому работодателю» — программа сама увольняет сотрудника в старой организации и принимает его в новую, перенося кадровые данные. Если организации ведутся в разных базах или переходящий сотрудник раньше вообще не работал в вашей компании, оформляется обычный приём на работу с особенностями: внешний перевод по ст. 72.1 ТК РФ не является совмещением или новым трудоустройством «с нуля» в полном смысле, и это влияет на документы, стаж и отчётность.

Ниже разобраны оба сценария, порядок действий в программе, нюансы с отпусками, средним заработком и проверкой результата.

Чем перевод отличается от обычного приёма и почему это важно в 1С

Перевод к другому работодателю оформляется по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ: трудовой договор с прежней организацией прекращается, а с новой заключается по соглашению сторон. Ключевая особенность — сотруднику гарантируется работа у нового работодателя, если приглашение оформлено письменно, и ему нельзя отказать в заключении договора в течение месяца со дня увольнения.

Для учёта в 1С это означает следующее. Испытательный срок при переводе не устанавливается. Стаж для отпуска у нового работодателя начинает течь заново, а вот непрерывный страховой стаж для пособий сохраняется, поскольку он считается по данным СФР, а не по кадровым документам. Неиспользованные отпуска при увольнении-переводе компенсируются деньгами — переносить отпускные права между юридическими лицами нельзя.

Подготовка: что проверить до оформления документов

До начала работы убедитесь, что в базе корректно заведены обе организации: проверьте реквизиты, регистрации в налоговой и настройки учётной политики. Если сотрудник переходит в организацию, которая только создана в справочнике, убедитесь, что для неё заполнены подразделения, должности и графики работы — без них приём не провести.

Также подготовьте кадровые основания: заявление сотрудника или соглашение о переводе, приказ по унифицированной или собственной форме. Даты важны: дата увольнения из старой организации и дата приёма в новую обычно идут подряд, без разрыва, чтобы не было споров о стаже и среднем заработке.

Сценарий 1: обе организации в одной базе — документ «Перевод к другому работодателю»

Это основной и самый удобный путь. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Перевод к другому работодателю». В шапке укажите организацию, из которой увольняется сотрудник, выберите самого сотрудника, затем организацию-получателя, дату перевода, новое подразделение, должность и график работы.

На вкладке с оплатой труда назначьте начисления в новой организации: оклад, надбавки, премии. Программа по умолчанию может подтянуть текущие начисления — проверьте их и скорректируйте, если условия меняются. На вкладке, отвечающей за увольнение, укажите основание — перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

При проведении документ создаёт два кадровых события: увольнение в старой организации и приём в новой. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, если это предусмотрено настройками, либо потребуется отдельный расчёт через документ «Увольнение» — зависит от версии конфигурации. Проверьте, что компенсация отражена.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Перевод к другому работодателю
2. 2
   Укажите сотрудника, организацию-получателя и дату перевода
3. 3
   Заполните подразделение, должность, график и начисления в новой организации
4. 4
   Проверьте основание увольнения — п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт компенсации отпуска
6. 6
   Сформируйте печатные формы приказов о приёме и увольнении

Сценарий 2: организации в разных базах или сотрудник новый для вашей компании

Если прежний работодатель ведёт учёт в другой базе (или это вообще сторонняя компания), в вашей базе оформляется стандартный документ «Приём на работу»: раздел «Кадры» → «Приёмы на работу». Создайте нового сотрудника или выберите существующее физическое лицо, если оно уже есть в справочнике.

Особенности заполнения: в поле основания или в комментарии к приказу укажите, что приём осуществляется в порядке перевода из другой организации — это отразится в формулировке приказа и записи в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности). Испытательный срок не заполняйте. Дату приёма ставьте следующим рабочим днём после даты увольнения у прежнего работодателя.

В старой базе (если она тоже на 1С и под вашим контролем) оформите документ «Увольнение» с основанием «перевод к другому работодателю» и рассчитайте компенсацию отпуска. Если старая база вам недоступна, эту часть выполняет кадровик прежнего работодателя.

Сравнение сценариев

Перевод к другому работодателю (одна база)

Быстро, данные переносятся автоматически, но требует, чтобы обе организации велись в одной информационной базе

Приём на работу + увольнение (разные базы)

Универсальный вариант для любых ситуаций, но все данные — стаж, льготы, вычеты — нужно вводить вручную

Стаж, отпуска, налоги и средний заработок после перевода

После приёма проверьте стажи в карточке сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → откройте карточку → ссылка «Стажи». Страховой стаж для пособий должен быть заполнен с учётом работы у прежнего работодателя — в сценарии с разными базами введите его вручную на основании трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. От этого зависит процент оплаты больничных.

Отпускной стаж в новой организации начинается с даты приёма — программа установит его автоматически. Остатки отпусков не переносятся: все неиспользованные дни компенсируются при увольнении из старой организации. Если кадровик ошибочно перенёс остатки отпуска в новую организацию, это приведёт к неверному расчёту отпускных и завышению обязательств.

По НДФЛ и взносам перевод между организациями — это смена страхователя и налогового агента. Налоговая база по НДФЛ у нового работодателя начинается с нуля: вычеты на детей предоставляйте с месяца приёма, получив заявление сотрудника. Доходы у прежнего работодателя для лимита вычетов не суммируются с новыми в рамках вашего учёта — сотрудник подтверждает право на вычет заявлением.

Отчётность и кадровые документы при переводе

При переводе формируются два комплекта документов. В старой организации: приказ об увольнении, запись в сведения о трудовой деятельности, подача сведений в СФР (форма ЕФС-1 с кадровым событием «увольнение»). В новой организации: приказ о приёме, трудовой договор, подача ЕФС-1 с событием «приём».

В 1С:ЗУП печатные формы приказов доступны из документов приёма и увольнения по кнопке «Печать». Формулировка в приказе о приёме должна содержать указание на перевод — проверьте, что она сформировалась корректно, особенно в сценарии с разными базами, где программа не знает о прежнем работодателе.

Сроки подачи ЕФС-1 по кадровым событиям — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. При переводе подают отчёт обе организации: старая — об увольнении, новая — о приёме. Пропуск срока грозит штрафом, поэтому встроенный в 1С журнал отчётности по СФР стоит проверить сразу после проведения документов.

Проверка результата после оформления

После проведения документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отражены оба события: увольнение из старой организации и приём в новую с правильными датами. В списке сотрудников старой организации работник должен отображаться как уволенный, в новой — как работающий.

Проверьте расчётную часть: в старой организации должен быть сформирован окончательный расчёт с компенсацией отпуска, в новой — назначены плановые начисления с даты приёма. Полезно сформировать расчётный листок за месяц перевода и штатное расписание новой организации, чтобы увидеть сотрудника в актуальных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Кадровые события в карточке сотрудника

Норма

Увольнение и приём с корректными датами и основаниями

Тревожный признак

Только одно событие или неверное основание увольнения

Компенсация отпуска

Норма

Начислена при увольнении в старой организации

Тревожный признак

Остаток отпуска «переехал» в новую организацию

Страховой стаж

Норма

Учитывает периоды работы у прежнего работодателя

Тревожный признак

Стаж пустой или начинается с даты приёма

Отчётность СФР

Норма

ЕФС-1 отправлены обеими организациями в срок

Тревожный признак

Кадровое событие не попало в отчёт

Частые вопросы по переводу сотрудников в 1С

Можно ли оформить перевод, если новой организации ещё нет в справочнике?

Нет. Сначала заведите организацию в справочнике «Организации», заполните реквизиты, настройте учётную политику, создайте подразделения и должности. Только после этого документ приёма или перевода можно будет провести.

Что делать, если перевод оформили обычным увольнением по собственному желанию?

Исправьте основание увольнения на п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — это важно для записи в сведениях о трудовой деятельности и гарантий сотрудника. Если отчётность в СФР уже сдана, потребуется подать корректирующую ЕФС-1.

Переносится ли задолженность по зарплате или аванс при переводе в одной базе?

Нет, взаиморасчёты ведутся по каждой организации отдельно. Старая организация должна полностью рассчитаться с сотрудником при увольнении, включая компенсацию отпуска. Проверьте отсутствие долгов через отчёты по задолженности перед проведением перевода.

Нужно ли заново брать согласие на обработку персональных данных?

Да, новая организация — самостоятельный работодатель и оператор персональных данных, поэтому согласия и локальные документы (ознакомление с положениями, ЛНА) оформляются заново при приёме.

Как быть с имущественным вычетом по НДФЛ после перевода?

Уведомление из налоговой выдано на конкретного работодателя. Для получения вычета у новой организации сотруднику нужно получить новое уведомление, иначе вычет предоставлять нельзя.

Можно ли отменить проведённый перевод к другому работодателю?

Да, если период не закрыт: отмените проведение документа, при необходимости скорректируйте связанные расчёты. Если по сотруднику уже начислена зарплата или сдана отчётность, сначала устраните эти зависимости, иначе программа не даст отменить документ либо данные разъедутся.