Как принять сотрудника на внутреннее совместительство в 1С

Внутреннее совместительство — это работа у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой сотрудник оформляется как отдельный объект «Сотрудник», привязанный к тому же физическому лицу. Это принципиально: программа ведёт учёт по сотрудникам (местам работы), а личные данные, ИНН и СНИЛС хранятся в карточке физического лица.

Частая ошибка кадровиков — создавать совместителя как новое физическое лицо. В результате в отчётах появляются «двойники», ломается персонифицированный учёт, расчёт НДФЛ и среднего заработка. Правильная последовательность — найти существующее физлицо и создать для него нового сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Ниже разобран полный цикл: от создания сотрудника до проверки расчёта зарплаты и кадровых отчётов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1, но логика действует и в комплексных конфигурациях (ERP, КА), где кадровый блок устроен аналогично.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения

Прежде чем оформлять документы, важно не перепутать два похожих режима. Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор, отдельное место работы, отдельный табель и отдельный расчёт зарплаты. Работник выполняет другую работу в свободное от основной время.

Совмещение (расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ) оформляется иначе — без нового трудового договора, в рамках основного места работы, обычно документом «Совмещение должностей» или кадровым переводом с доплатой. В программе это не создаёт нового сотрудника.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный договор и отдельный сотрудник в программе. Подходит, когда работа выполняется в другое время и по другой должности. Требуется отдельный табель и отдельный расчёт.

Совмещение должностей

Доплата в рамках основного места работы без нового сотрудника. Подходит для временного выполнения дополнительных обязанностей в основное рабочее время.

Кадровый перевод

Изменение условий основного договора. Не подходит, если нужно сохранить основную должность и добавить другую работу.

Что подготовить перед приёмом

Перед оформлением проверьте, что в программе уже есть всё необходимое. Во-первых, физическое лицо должно существовать в справочнике «Физические лица» — обычно оно уже есть, так как человек работает по основному месту. Во-вторых, в штатном расписании (если оно ведётся) должна быть позиция с нужной должностью и свободным количеством ставок.

В-третьих, понадобится подходящий график работы. Совместитель работает не более половины нормы рабочего времени, поэтому стандартный график «пятидневка» обычно не подходит — нужен график с сокращённым временем, например «4 часа в день» или сменный график. Если подходящего графика нет, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников».

Создаём сотрудника по существующему физлицу

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» не нажимайте «Создать» вслепую: наберите фамилию — программа покажет существующих физлиц и предложит создать нового сотрудника для найденного человека. Выберите именно этот вариант.

Альтернативный путь — открыть карточку физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники», затем переход к физлицу, или справочник «Физические лица») и воспользоваться командой оформления нового места работы. В обоих случаях программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физлицом.

Признак правильного действия: в списке сотрудников появилась новая строка с той же фамилией, а в карточке физлица теперь два сотрудника. Если в справочнике «Физические лица» появился дубликат — вы пошли не тем путём, удалите ошибочную запись до проведения документов.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» введите фамилию и выберите создание сотрудника для существующего физлица
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение и должность (позицию штатного расписания)
4. 4
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство» и количество ставок
5. 5
   Назначьте сокращённый график работы
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тариф и доплаты
7. 7
   Проверьте вкладку «Трудовой договор» и проведите документ

Ключевые настройки документа «Приём на работу»

В шапке документа укажите организацию, дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подтянет условия оплаты автоматически и проконтролирует наличие свободных ставок.

Поле «Вид занятости» — самое важное: выберите «Внутреннее совместительство». От этого значения зависят кадровые отчёты, среднесписочная численность и статистические формы. Количество ставок укажите фактическое — обычно 0,5 или меньше.

На вкладке «Оплата труда» задайте начисления. Обратите внимание: оклад в штатном расписании обычно указан за полную ставку. Программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по графику совместителя, поэтому менять размер оклада вручную на «половинный» не нужно, если расчёт идёт от отработанного времени.

На вкладке «Трудовой договор» проверьте номер и дату договора, условия и характер работы. Если ведётся учёт для электронных трудовых книжек, приём автоматически попадёт в отчётность СЗИ-ТД (или актуальную форму ЕФС-1 с кадровым событием) — убедитесь, что реквизиты заполнены корректно.

График работы и табель совместителя

Для совместителя создайте отдельный график в справочнике «Графики работы сотрудников». Типичный вариант — пятидневка по 4 часа. При настройке укажите, что график является графиком неполного рабочего времени, и задайте график нормы — обычно полную пятидневку. Это нужно, чтобы программа правильно считала норму часов и не занижала зарплату при полностью отработанном по своему графику месяце.

Табель по совместителю ведётся отдельно от основного места работы. Если вы используете документы «Табель» или расчёт по графику, программа учтёт каждого сотрудника независимо. В отчёте Т-13 один и тот же человек появится двумя строками — это нормально.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Физические лица»

Норма

Одно физлицо, к которому привязаны два сотрудника

Тревожный признак

Два физлица с одинаковыми ФИО и СНИЛС — дубликат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Внутреннее совместительство

Тревожный признак

Основное место работы — нарушится среднесписочная

Начисление зарплаты за месяц

Норма

В документе «Начисление зарплаты» две строки — по основному месту и по совместительству

Тревожный признак

Одна строка, совместитель не подтянулся

НДФЛ в расчёте

Норма

Налог считается суммарно по физлицу с учётом всех доходов

Тревожный признак

Вычеты применяются дважды или не применяются вовсе

Расчёт зарплаты, НДФЛ и отпусков

При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» подбирает оба места работы: основное и совместительство попадут в табличную часть отдельными строками. Каждое место рассчитывается по своему окладу и своему отработанному времени.

НДФЛ и стандартные вычеты программа учитывает по физическому лицу в целом — это ещё одна причина не плодить дубликаты. Вычет на детей предоставляется один раз, с учётом совокупного дохода по обоим местам работы.

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В программе отпуск оформляется отдельным документом для сотрудника-совместителя — средний заработок считается по начислениям именно этого места работы. Больничный лист также оформляется отдельно по каждому месту, если работник представил два листка нетрудоспособности.

Как оформить в других конфигурациях 1С

В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация кадровый подсистема повторяет ЗУП: документ «Приём на работу» находится в разделе кадров, логика с физлицом и видом занятости та же. Отличия касаются в основном расположения команд в интерфейсе.

В 1С:Бухгалтерии 8 возможности кадрового учёта ограничены. Приём совместителя оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры»), но гибких графиков, штатного расписания и полноценного табеля там нет. Если совместителей много или нужны сложные графики, корректнее вести кадровый и зарплатный учёт в ЗУП с выгрузкой проводок в бухгалтерию.

Перед массовым оформлением совместителей проверьте настройку учётной политики: ведётся ли штатное расписание и контролируется ли оно. От этого зависит, обязательно ли выбирать позицию штатки в приёме. Переключение режима «на живой» базе с уже оформленными сотрудниками часто требует доработки исторических данных.

Частые вопросы

Нужно ли заводить нового сотрудника, если человек уже работает в компании?

Да. Внутреннее совместительство — это отдельное место работы, поэтому в справочнике «Сотрудники» создаётся новый элемент. Но физическое лицо остаётся прежним: именно связка «одно физлицо — несколько сотрудников» обеспечивает корректный расчёт НДФЛ и отчётность.

Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?

Если по ошибочному физлицу ещё не проведены начисления, удалите созданные документы и пометьте дубликат на удаление. Если начисления уже были, используйте обработку поиска и замены дублирующихся элементов либо перенесите сотрудника на правильное физлицо через редактирование карточки, затем перепроведите расчёты и проверьте отчёты по НДФЛ.

Как указать 0,5 ставки при приёме?

В документе «Приём на работу» при выборе позиции штатного расписания укажите количество ставок 0,5 и назначьте сокращённый график работы. Оклад оставьте полным — программа сама рассчитает оплату пропорционально отработанному по графику времени.

Почему совместителю начисляется заниженная зарплата?

Чаще всего причина в графике: сотруднику назначен график с полной нормой времени, а фактически он работает меньше, и программа считает оплату пропорционально. Проверьте, что график совместителя настроен как неполное рабочее время с правильным графиком нормы.

Нужно ли отдельно оформлять отпуск и больничный совместителю?

Да. Отпуск, больничный, командировка и увольнение оформляются отдельными документами для каждого места работы, потому что каждое место имеет свой средний заработок и свой стаж. Отпуск по совместительству по закону предоставляется одновременно с отпуском по основному месту.