Другое · 11 мин
Как в 1С принять сотрудника на совмещение
Как оформить приём сотрудника на совмещение в 1С:ЗУП: внутреннее и внешнее совместительство, документы, настройка графика, начисления и типичные ошибки.
Приём сотрудника на совмещение в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформляется документом «Приём на работу», но с важными отличиями от обычного приёма: нужно правильно указать вид занятости, связать позицию с основным местом работы и настроить график и начисления. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту зарплаты, некорректным отчётам в фонды и проблемам при увольнении.
В программе различают два сценария: внутреннее совместительство — сотрудник уже работает в организации и занимает дополнительную должность, и внешнее — человек принимается извне на неполную ставку. Для внутреннего совместителя не создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» заново с нуля: к существующему физическому лицу добавляется ещё одно рабочее место. Для внешнего создаётся новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство».
Ниже разобраны оба сценария пошагово, а также настройка начислений, проверка результата и типичные ошибки, которые встречаются при оформлении совмещения в 1С:ЗУП 8.3.
Внутреннее и внешнее совместительство: что выбрать
Перед оформлением определите, какой вид совместительства применяется. Внутреннее совместительство — это работа по другой должности у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С такой сотрудник имеет два (и более) рабочих места, привязанных к одному физическому лицу, и по каждому месту ведётся отдельный расчёт.
Внешнее совместительство — приём человека, у которого основное место работы в другой организации. В этом случае в вашей базе он оформляется как обычный новый сотрудник, но с видом занятости «Внешнее совместительство» и, как правило, на неполную ставку (0,5, 0,25 и т.д.).
Не путайте совместительство с совмещением должностей в широком бытовом смысле. Если сотрудник выполняет дополнительную работу в течение основного рабочего дня за доплату (ст. 60.2 ТК РФ), это оформляется не приёмом, а документом «Совмещение должностей» либо доплатой к основному начислению. Приём на работу нужен только тогда, когда работа выполняется в отдельное время и по отдельному трудовому договору.
Сравнение вариантов
Сотрудник уже работает в организации, добавляется второе рабочее место к тому же физлицу. Ограничение: работа в свободное от основной время.
Принимается новый человек, основное место работы — в другой организации. Оформляется как новый сотрудник, обычно на неполную ставку.
Дополнительная работа в течение основного дня без отдельного договора. Оформляется документом «Совмещение должностей», а не приёмом.
Подготовка: что проверить до создания документа
Убедитесь, что в штатном расписании (если оно ведётся) есть свободная позиция для совместителя или что позиция допускает приём сверх штата. Если в программе включён контроль штатного расписания, приём на занятую ставку без свободного остатка будет заблокирован или выдаст предупреждение. Проверить это можно в разделе «Кадры → Штатное расписание», открыв нужную позицию и посмотрев количество ставок и занятых единиц.
Подготовьте график работы для совместителя. Обычно это график неполного рабочего времени — например, пятидневка по 4 часа. Графики создаются в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». Если подходящего графика нет, создайте его заранее: при расчёте зарплаты программа будет сравнивать отработанное время с нормой именно по этому графику.
Для внутреннего совместителя проверьте, что физическое лицо уже заведено в базе и данные (ФИО, ИНН, СНИЛС) совпадают с документами. Дубли физических лиц — частая причина ошибок в персонифицированной отчётности.
Как принять внутреннего совместителя
Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите того же человека, который уже работает в организации. Программа при выборе физического лица покажет, что у него есть основное место работы, и предложит оформить внутреннее совместительство — вид занятости подставится автоматически как «Внутреннее совместительство».
Заполните ключевые поля документа: дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок — для совместителя обычно доля ставки, например 0,5. Укажите график работы, созданный для неполного времени. На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад или тариф указывается, как правило, за полную ставку, а фактическая сумма рассчитается пропорционально ставке и отработанному времени.
На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, при необходимости характер работы и условия. После проверки проведите документ. В карточке сотрудника теперь отображаются два рабочих места, и в списке сотрудников внутренний совместитель отображается отдельной строкой с соответствующим видом занятости.
- 1Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создать «Приём на работу»
- 2Выбрать существующего сотрудника — программа предложит внутреннее совместительство
- 3Указать дату приёма, подразделение, должность, долю ставки
- 4Выбрать график неполного рабочего времени
- 5На вкладке «Оплата труда» проверить начисления и оклад
- 6Заполнить данные трудового договора и провести документ
- 7Открыть карточку сотрудника и убедиться, что появилось второе рабочее место
Как принять внешнего совместителя
Для внешнего совместителя создаётся новый сотрудник. В документе «Приём на работу» нажмите «Новый сотрудник», заполните данные физического лица (ФИО, пол, дату рождения, СНИЛС, ИНН при наличии). Перед созданием убедитесь, что такого физлица ещё нет в базе — программа покажет похожих людей, и дубль нужно исключить.
В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Дальше порядок аналогичен: подразделение, должность, доля ставки, график неполного времени, условия оплаты. Внешнему совместителю трудовая книжка в вашей организации не заполняется (основная хранится у основного работодателя), но данные для отчётности в фонды передаются в обычном порядке.
Обратите внимание на налоговый вычет по НДФЛ: стандартные вычеты предоставляются только у одного работодателя. Если сотрудник получает вычет по основному месту работы, в вашей базе заявление на вычет не вводится, иначе возникнет излишне предоставленный вычет и нарушение по НДФЛ.
Настройка начислений и графика работы
Корректный расчёт зарплаты совместителя зависит от двух вещей: доли ставки и графика. Если указан оклад 40 000 рублей и ставка 0,5, программа рассчитает оплату пропорционально. Если график совместителя содержит неправильную норму времени, оплата за месяц с отклонениями (больничный, отпуск, неполный месяц) посчитается неверно.
Проверьте состав начислений на вкладке «Оплата труда»: у совместителя должны быть только те начисления, которые положены по договору. Не копируйте автоматически все начисления с основного места работы внутреннего совместителя — надбавки и премии по разным должностям могут отличаться.
Как проверить результат приёма
Отображаются два рабочих места (для внутреннего) с разными должностями и видами занятости
Одно место затёрло другое или вид занятости указан как «Основное место работы»
Указана доля ставки и график неполного времени с корректной нормой часов
Стоит полная ставка или стандартная пятидневка — зарплата завысится
Начисление рассчитывается пропорционально ставке и отработанному времени
Начислена полная сумма оклада или расчёт падает с ошибкой нормы времени
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего при внутреннем совместительстве. В результате в базе появляются два человека с одинаковыми ФИО и СНИЛС, отчётность в фонды расходится, а объединить дубли без последствий бывает сложно. Всегда выбирайте сотрудника из списка и проверяйте предупреждения программы о совпадениях.
Вторая частая проблема — неверный вид занятости. Если внутреннему совместителю ошибочно указать «Основное место работы», у одного человека окажется два основных места, что нарушает логику учёта отпусков, больничных и среднего заработка. Исправляется это кадровым переводом или исправлением документа приёма.
Третья группа ошибок связана с графиками: совместителю оставляют стандартный график полного времени, и при расчёте неполного месяца сумма искажается. Перед первым расчётом зарплаты по новому сотруднику сделайте пробный расчёт и сверьте норму дней и часов.
Проверка после оформления
После проведения документа выполните контрольные действия. Откройте карточку сотрудника и проверьте список рабочих мест, вид занятости, ставку и график. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Сотрудники организаций» и убедитесь, что совместитель отображается корректно и не задваивается.
Выполните пробный расчёт зарплаты за текущий месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте сумму по совместителю: она должна соответствовать доле ставки и фактически отработанному времени. Если сотрудник принят в середине месяца, программа должна рассчитать оплату с даты приёма, а не за полный месяц.
Дополнительно проверьте, что сотрудник попадает в отчёты по взносам и персонифицированные сведения с корректными данными. Ошибки, найденные до сдачи отчётности, исправить значительно проще.
Что важно запомнить
Приём на совмещение в 1С:ЗУП делается документом «Приём на работу»: для внутреннего совместителя выбирается существующий сотрудник, для внешнего создаётся новый. Критичны три вещи: правильный вид занятости, доля ставки и график неполного времени. После оформления обязательно сделайте пробный расчёт зарплаты и проверьте, что сотрудник не задублирован.
Частые вопросы
Чем совместительство отличается от совмещения должностей в 1С?
Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельное рабочее место, работа ведётся в свободное от основной работы время, оформляется приёмом на работу. Совмещение — дополнительная работа в течение основного дня за доплату, оформляется документом «Совмещение должностей» или постоянной доплатой без создания нового рабочего места.
Можно ли принять внутреннего совместителя на ту же должность?
Да, программа позволяет принять сотрудника на ту же должность с видом занятости «Внутреннее совместительство», если в штатном расписании есть свободная ставка. Дополнительная ставка будет учитываться отдельно со своим графиком и начислениями.
Почему зарплата совместителя посчиталась за полный оклад?
Обычно причина в том, что в документе приёма не указана доля ставки или назначен график полного рабочего времени. Проверьте поле «Количество ставок» и график работы в карточке сотрудника, исправьте данные и пересчитайте начисления.
Нужно ли вводить заявление на вычет НДФЛ внешнему совместителю?
Только если сотрудник подал заявление именно в вашу организацию и не получает вычет у основного работодателя. Стандартный вычет предоставляется одним налоговым агентом, поэтому без заявления сотрудника вычет в базе не вводится.
Как исправить дубль физического лица после ошибочного приёма?
Если по дублю ещё не было начислений, проще всего пометить ошибочный документ приёма и лишний элемент справочника на удаление, затем оформить приём правильно. Если начисления уже были, потребуется аккуратное перенесение данных и сторнирование — в такой ситуации безопаснее сначала сделать резервную копию базы.
Отражается ли совместитель в отчётах по среднесписочной численности?
Внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности как один человек по основному месту работы, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются. 1С:ЗУП формирует эти показатели автоматически при условии, что вид занятости указан корректно.