Другое · 11 мин
Как в 1С принять сотрудника на две должности
Как оформить в 1С:ЗУП сотрудника на две должности: внутреннее совместительство, совмещение, документы, начисления и типичные ошибки кадрового учёта.
Чаще всего ошибка возникает ещё до расчёта зарплаты: кадровик заводит в 1С:ЗУП совмещение вместо внутреннего совместительства — и сотрудник получает один табельный номер вместо двух, отпуск считается неверно, а в отчётах появляются расхождения. На практике это типовые сценарии: бухгалтер ведёт ещё и кадры, водитель подменяет экспедитора, специалист совмещает основную работу с руководством отделом. Программа предусматривает два принципиально разных способа оформления — внутреннее совместительство и совмещение должностей, — и от правильного выбора зависят начисления, отпуска и вся отчётность.
Главная ошибка кадровиков — путать эти варианты. Совместительство — это отдельный трудовой договор, отдельная строка в штатном расписании и отдельный табель. Совмещение — дополнительная работа в рамках основного договора без отдельного приёма. В программе они оформляются разными документами, и неправильный выбор приводит к ошибкам в расчёте среднего заработка, стажа и персонифицированной отчётности.
Ниже разобраны оба сценария с точными действиями в 1С:ЗУП 3.1, условия выбора, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция подходит и для случая, когда сотрудник ещё не принят вовсе, и для ситуации, когда он уже работает и нужно добавить вторую должность.
Выберите правовую основу: совместительство или совмещение
Прежде чем открывать программу, определите, как именно будет работать сотрудник. Внутреннее совместительство — это работа по второму трудовому договору в свободное от основной работы время. Работник получает отдельный оклад, отдельный табельный номер не создаётся, но в базе появляется второе рабочее место, отдельный учёт рабочего времени и отдельное право на отпуск.
Совмещение должностей — это выполнение дополнительной работы в течение основного рабочего дня без отдельного договора. Оформляется дополнительным соглашением и приказом, сотруднику назначается доплата. В табеле время по совмещению отдельно не учитывается, отпуск отдельный не предоставляется.
Есть и третий вариант — расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ, который в ЗУП оформляется тем же документом «Совмещение должностей», но с другим видом доплаты. Он подходит, когда вторая должность формально не вводится.
Сравнение вариантов
Отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной время, отдельный оклад, табель и отпуск. Подходит, когда вторая работа выполняется в отдельные часы.
Доплата в рамках основного договора, работа в то же рабочее время. Подходит для временного замещения или дополнительных обязанностей без отдельного учёта времени.
Доплата без привязки ко второй штатной позиции. Подходит, когда объём работ вырос, но отдельная должность не нужна.
Подготовьте штатное расписание
Если в базе ведётся штатное расписание, вторая позиция должна существовать до оформления приёма. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и проверьте, есть ли нужная должность с свободной ставкой или долей ставки. Если позиции нет — создайте её документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».
Обратите внимание на количество ставок. Для совместителя обычно выделяют 0,5 ставки или меньше, поскольку по общему правилу продолжительность работы по совместительству ограничена. Если вся ставка уже занята другим сотрудником, программа предупредит о превышении числа ставок — в зависимости от настроек контроля это будет предупреждение или запрет на проведение документа.
Для совмещения отдельная позиция в штатном расписании не обязательна, но если доплата рассчитывается от оклада совмещаемой должности, позиция должна существовать — иначе не от чего будет считать процент.
Оформите приём по внутреннему совместительству
Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите уже существующего человека из справочника — не создавайте дубликат физического лица. Программа сама определит, что это второе рабочее место, если вид занятости указать правильно.
В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство». Укажите подразделение, должность, дату приёма, количество ставок и график работы. График для совместителя должен отражать реальное время занятости — например, сокращённую пятидневку или отдельные часы после основной смены. От графика зависит расчёт нормы времени и, следовательно, зарплаты.
На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления: оклад по должности (программа рассчитает его пропорционально ставке), при необходимости надбавки и премии. Проверьте, что плановый ФОТ соответствует ожиданиям. После проведения документа у сотрудника появится второе рабочее место, и в списке сотрудников он будет отображаться двумя строками.
- 1Проверьте наличие свободной позиции в штатном расписании
- 2Создайте документ «Приём на работу» и выберите существующего сотрудника
- 3Установите вид занятости «Внутреннее совместительство»
- 4Укажите должность, долю ставки, дату приёма и график работы
- 5Назначьте начисления на вкладке «Оплата труда»
- 6Проведите документ и проверьте появление второго рабочего места
Оформите совмещение должностей без второго договора
Если дополнительная работа выполняется в течение основного рабочего дня, используйте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Совмещение должностей». Документ доступен, если в настройках расчёта зарплаты включён учёт совмещения — проверьте это в «Настройка» → «Расчёт зарплаты».
В документе укажите сотрудника, период совмещения, совмещаемую должность и размер доплаты — в процентах от оклада по совмещаемой должности или фиксированной суммой. Если совмещение временное (например, на период отпуска основного работника), заполните дату окончания — программа автоматически прекратит доплату, и отдельный документ отмены не понадобится.
После проведения доплата включается в ежемесячное начисление зарплаты автоматически. В расчётном листке она отображается отдельной строкой, что удобно для контроля. При досрочном прекращении совмещения создайте документ «Отмена совмещения» или соответствующее кадровое изменение.
Проверьте начисления, отпуска и отчётность
После оформления любого из вариантов выполните контрольный расчёт. Документ «Начисление зарплаты и взносов» за ближайший месяц должен показать: для совместителя — две строки начисления по двум рабочим местам с учётом отработанного времени по каждому графику; для совмещения — основной оклад плюс доплату за совмещение.
Проверьте отпускные права. Совместителю ежегодный отпуск предоставляется по обоим местам работы одновременно, и остатки отпусков в ЗУП учитываются по каждому рабочему месту отдельно. При совмещении отдельного отпуска нет — доплата просто входит в базу расчёта среднего заработка по основному месту.
Не забудьте про отчётность. По внутреннему совместителю данные попадают в персонифицированные сведения и расчёт взносов как по отдельному трудовому договору. Ошибки в виде занятости приводят к расхождениям с данными налоговой, поэтому сверьте сведения до сдачи отчётов.
Как проверить результат
Сотрудник отображается двумя строками с разными должностями (при совместительстве)
Одна строка — приём второго места не проведён или создан дубликат физлица
Два начисления по двум местам или оклад плюс доплата за совмещение
Начисляется только основной оклад
По совместителю время учитывается по обоим графикам
Второе рабочее место в табеле отсутствует
Для совместителя ведутся по каждому месту отдельно
Остаток один на все рабочие места
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — создание второго элемента справочника «Физические лица» вместо выбора существующего. В результате стаж, вычеты по НДФЛ и отчётность разваливаются на двух «разных» людей. Если дубликат уже создан, используйте обработку поиска и объединения дублей, но делайте это до сдачи отчётности и с резервной копией базы.
Вторая ошибка — оформление совместительства там, где фактически идёт совмещение, и наоборот. Если сотрудник выполняет вторую работу в основное рабочее время, а оформлен совместителем, в табеле возникает двойной учёт времени, а трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение. Обратная ситуация приводит к занижению зарплаты: совместителю положен отдельный оклад и отпуск, которые при совмещении не начисляются.
Третья группа ошибок — техническая: неверный график работы совместителя (зарплата считается от полной нормы вместо сокращённой), незаполненная дата окончания временного совмещения (доплата продолжает начисляться после возвращения основного работника) и превышение числа ставок при отключённом контроле штатного расписания.
Когда обратиться к специалисту
Базовые операции — приём совместителя и назначение доплаты — доступны любому кадровику, освоившему стандартные документы ЗУП. Но есть ситуации, где самостоятельные действия рискованны: исправление дублей физических лиц после сдачи отчётности, перенос ошибочно оформленного совмещения в совместительство задним числом, корректировка начислений за закрытые периоды.
В этих случаях ошибка затрагивает уже сданную отчётность, уплаченные взносы и расчёты с сотрудником. Перед исправлением сделайте резервную копию базы и зафиксируйте текущее состояние документов. Если данные за период уже ушли в налоговую, корректировку потребуется отражать уточнёнными расчётами — это отдельная процедура со своими правилами.
Что важно запомнить
Две должности в 1С:ЗУП оформляются либо внутренним совместительством (отдельный приём, договор, табель и отпуск), либо совмещением (доплата к основному договору). Выбирайте по признаку времени выполнения работы, проверяйте результат контрольным начислением зарплаты и не создавайте дублей физических лиц.
Частые вопросы
Можно ли принять совместителя на полную ставку?
Формально программа позволяет указать любую долю ставки, но по общему правилу продолжительность работы по совместительству ограничена половиной нормы рабочего времени. Полная ставка допустима в отдельных случаях, например когда по основному месту сотрудник находится в отпуске без сохранения зарплаты. Перед таким оформлением проверьте правовое основание.
Сотрудник уже работает, нужно добавить вторую должность. Что делать?
Ничего увольнять не нужно. Для совместительства создайте новый документ «Приём на работу», выбрав существующего сотрудника и вид занятости «Внутреннее совместительство». Для совмещения — документ «Совмещение должностей». Основное рабочее место при этом не затрагивается.
Почему в списке сотрудников человек отображается дважды?
Это нормально при совместительстве: каждое рабочее место — отдельная строка со своим договором, графиком и начислениями. Если же появились два разных физических лица с одинаковыми ФИО — это дубликат, его нужно объединить через штатную обработку поиска дублей.
Как прекратить совмещение досрочно?
Создайте документ отмены совмещения (доступен из списка кадровых документов или на основании действующего совмещения) и укажите дату прекращения. С этой даты доплата перестанет начисляться. Основание — дополнительное соглашение или заявление стороны, поскольку от совмещения можно отказаться досрочно с предупреждением.
Входит ли доплата за совмещение в расчёт отпускных и больничных?
Да, доплата за совмещение относится к выплатам за труд и включается в базу среднего заработка для отпускных, командировочных и пособий. У совместителя средний заработок считается отдельно по каждому трудовому договору.
Нужен ли отдельный табельный номер совместителю?
В 1С:ЗУП у физического лица один табельный номер, но каждое рабочее место учитывается отдельно, и в табеле время отражается по каждому месту работы по своему графику. Создавать второй табельный номер не требуется.