Как в 1С принять сотрудника, который был ранее уволен

Повторный приём сотрудника, который раньше работал в организации и был уволен, — стандартная ситуация в кадровом учёте. Главная ошибка в этой ситуации — создать новую карточку физического лица или нового сотрудника вместо того, чтобы использовать уже существующие данные. Дубли ломают отчётность по НДФЛ и страховым взносам, искажают стаж и приводят к расхождениям с данными СФР и налоговой.

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии информация о физическом лице хранится отдельно от информации о трудовых отношениях. Увольнение не удаляет карточку человека из базы — она остаётся со всеми личными данными, ИНН, СНИЛС и историей. Поэтому повторный приём сводится к оформлению нового документа «Приём на работу» для уже существующего сотрудника, а не к заведению данных «с нуля».

Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1), отличия для 1С:Бухгалтерии 8.3, проверка результата и типичные проблемы: дубли физлиц, занятый табельный номер, ошибки в отчётности.

Почему нельзя создавать сотрудника заново

В 1С разделены два объекта: «Физическое лицо» (паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес, инвалидность) и «Сотрудник» (запись о трудовых отношениях с конкретной организацией). Одно физическое лицо может быть связано с несколькими сотрудниками — например, при работе по совместительству или при повторном приёме после увольнения.

Если при повторном приёме создать новое физическое лицо, в базе появятся два человека с одинаковыми ФИО, ИНН и СНИЛС. Отчёты 6-НДФЛ и персонифицированные сведения будут формироваться по каждому дублю отдельно, что вызовет ошибки при сдаче и расхождения с данными, уже отправленными ранее. Исправлять такие дубли сложнее, чем сразу оформить приём правильно.

Шаг 1. Найдите сотрудника в базе

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке отображаются только работающие сотрудники, поэтому уволенный человек может быть не виден. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» или используйте переключатель отбора и снимите ограничение, чтобы отображались все сотрудники, включая уволенных.

Найдите человека по фамилии через строку поиска. Убедитесь, что это именно тот сотрудник: сверьте дату рождения, ИНН или СНИЛС в карточке. Если сотрудник найден — карточку физического лица трогать не нужно, все личные данные уже на месте. Проверьте только их актуальность: если человек сменил фамилию или паспорт, обновите данные до оформления приёма, чтобы документы сформировались корректно.

Если поиск ничего не дал, проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица»). Возможно, карточка физлица есть, а сотрудник был в другой организации внутри той же базы. Только если человека нет ни в одном справочнике — создавайте новое физическое лицо.

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Самый удобный способ — оформить приём прямо из карточки найденного сотрудника. Откройте карточку и нажмите кнопку «Оформить документ» → «Приём на работу» (или «Приём на работу» в командной панели, в зависимости от версии). Программа создаст новый документ, где сотрудник и физическое лицо уже заполнены.

Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать». В этом случае в поле «Сотрудник» начните вводить фамилию и выберите человека из выпадающего списка. Программа покажет, что сотрудник уволен, — это нормально, выберите его и продолжите.

Заполните ключевые поля документа:

• Дата приёма — первый рабочий день по новому трудовому договору. Она должна быть позже даты увольнения.
• Организация, подразделение, должность — актуальные для нового приёма, они могут отличаться от прежних.
• График работы — выберите нужный график из справочника.
• Количество ставок — полная ставка или доля.
• Вид занятости — основное место работы или совместительство.
• Начисления — на вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки.
• НДФЛ и взносы — при необходимости проверьте права на вычеты и статус налогоплательщика на соответствующих вкладках.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». На основании документа можно сразу сформировать приказ по форме Т-1 и напечатать трудовой договор, если шаблоны настроены в программе.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и включите отображение уволенных сотрудников
2. 2
   Найдите человека по фамилии и сверьте ИНН или СНИЛС
3. 3
   В карточке сотрудника нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу»
4. 4
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и начисления
5. 5
   Проверьте вычеты НДФЛ и статус налогоплательщика
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ Т-1
7. 7
   Проверьте отражение сотрудника в списке работающих и в штатном расписании

Особенности для разных конфигураций

1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1)

В ЗУП 3.1 повторный приём полностью поддерживается штатно. Если ведётся штатное расписание, документ приёма предложит выбрать позицию штатного расписания — проверьте, что по нужной позиции есть свободные ставки. Если ставки заняты, программа выдаст предупреждение; потребуется либо изменить штатное расписание, либо уволить/освободить занятую ставку.

Обратите внимание на табельный номер: программа может автоматически присвоить новый или оставить прежний. Для корректной истории удобнее сохранить прежний табельный номер, если он не занят другим сотрудником.

1С:Бухгалтерия 8.3

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, но принцип тот же. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», в настройках списка включите показ уволенных, найдите человека. Новый приём оформляется через «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите найденного ранее уволенного человека, укажите дату приёма и оклад.

Если в настройках учётной политики включён полный кадровый учёт, логика повторяет ЗУП. При упрощённом учёте часть кадровых отчётов формируется ограниченно — это нормальное ограничение конфигурации, а не ошибка.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что приём отразился корректно. Откройте список сотрудников: человек должен отображаться как работающий, с актуальным подразделением и должностью. В карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или «Кадровые документы» должна быть видна вся история: прежний приём, увольнение и новый приём.

Проверьте отчёт «Штатное расписание» или «Сотрудники организации»: сотрудник должен занимать свою ставку. Сформируйте «Табель учёта рабочего времени» (Т-13) за месяц приёма — сотрудник должен попасть в табель с даты приёма. При расчёте зарплаты за этот месяц начисление должно рассчитаться пропорционально отработанному времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Человек отображается как работающий, подразделение и должность актуальны

Тревожный признак

Сотрудник не виден или висит как уволенный — документ приёма не проведён

Кадровая история

Норма

Видны прежний приём, увольнение и новый приём в хронологическом порядке

Тревожный признак

Дата нового приёма раньше даты увольнения или пересекается с ней

Отчётность по НДФЛ

Норма

Доходы и вычеты формируются по единому физическому лицу

Тревожный признак

В отчётах появились два человека с одинаковым ИНН — создан дубль

Табель Т-13

Норма

Сотрудник включён в табель с даты приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет в табеле — проверьте график работы и дату приёма

Типичные проблемы и их решение

«Сотрудник не находится в списке». Чаще всего причина в отборе списка: включите отображение уволенных. Реже — человек работал в другой организации базы; переключите отбор по организации или поищите в справочнике «Физические лица».

«Программа не даёт провести приём: табельный номер занят». Прежний табельный номер успели присвоить другому сотруднику. Решение — позволить программе присвоить новый номер автоматически. На расчёты и отчётность это не влияет.

«В отчётах человек задвоился». Признак того, что при повторном приёме было создано новое физическое лицо. Нужно найти дубль и выполнить объединение через «Поиск и удаление дублей», перенеся ссылки на одну карточку. Если отчётность по дублю уже сдавалась, потребуется корректировка — здесь лучше привлечь специалиста.

«Дата приёма пересекается с датой увольнения». Если увольнение и новый приём в один день или даты пересекаются, проверьте кадровые документы: возможно, прежнее увольнение оформлено ошибочно или не проведено. Приведите даты в соответствие с реальными приказами.

Частые вопросы

Можно ли вместо нового приёма отменить старое увольнение?

Технически можно отменить проведение документа «Увольнение», но это корректно только если человек фактически не увольнялся. Если увольнение было реальным и по нему сдана отчётность, отменять его нельзя — оформляйте новый приём, иначе исказите уже отправленные в СФР и ФНС данные.

Сохранится ли стаж и история сотрудника после повторного приёма?

Да. Вся кадровая история, стажи и данные о доходах хранятся по физическому лицу и не удаляются при увольнении. Новый приём просто добавляет в историю ещё одну запись, отчёты учитывают весь период работы.

Нужно ли заново заводить СНИЛС и ИНН?

Нет, эти данные уже хранятся в карточке физического лица и подтянутся автоматически. Заново их вводить не нужно — достаточно проверить, что они заполнены и совпадают с документами.

Что делать, если табельный номер занят другим сотрудником?

Разрешите программе присвоить новый табельный номер автоматически. Это штатная ситуация: уникальность номера важна для учёта, а на расчёт зарплаты и отчётность смена номера не влияет.

Как оформить приём, если человек уволился и вернулся в том же месяце?

Оформите новый документ «Приём на работу» с фактической датой выхода. При расчёте зарплаты за месяц программа учтёт оба периода: до увольнения и после нового приёма. Проверьте, чтобы даты не пересекались и не было «потерянных» дней.

Влияет ли повторный приём на отчёты 6-НДФЛ и персонифицированные сведения?

Если приём оформлен на существующее физическое лицо, отчёты формируются корректно: доходы суммируются по одному человеку за весь год. Проблемы возникают только при создании дубля физлица — тогда данные дробятся, и отчётность придётся исправлять.