Как принять работника по внешнему совместительству в 1С

Внешнее совместительство — это работа у другого работодателя в свободное от основной работы время. В программах 1С (ЗУП 3.1, а также «1С:Кадры» и «1С:Бухгалтерия» с расчётом зарплаты) такой сотрудник оформляется как отдельный объект учёта: заводится новая карточка сотрудника, даже если человек уже числится в базе у другого работодателя или в другой организации вашей группы компаний. Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчёту среднего заработка, лишним начислениям и проблемам при сдаче отчётности.

Главный принцип: внешний совместитель — это самостоятельный сотрудник со своим трудовым договором, своим графиком работы и своими начислениями. Он не «привязывается» к основному месту работы внутри вашей базы, потому что основное место находится у другого работодателя, которого в вашей информационной базе нет. Поэтому типовой сценарий сводится к созданию физического лица, созданию сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство» и оформлению документа «Приём на работу».

Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 — от подготовки графика до проверки результата в кадровых отчётах. Для «1С:Бухгалтерии 8.3» шаги аналогичны, отличаются только названия разделов меню.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

Прежде чем заводить сотрудника, убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые справочники. Вам понадобятся: организация, подразделение, должность из справочника «Штатное расписание» (если оно ведётся), график работы сотрудника и плановые начисления. Если штатное расписание ведётся, позиция для совместителя должна существовать заранее — иначе приём не удастся провести без отключения контроля.

Отдельно проверьте график работы. Совместитель по закону работает не более половины нормы рабочего времени, поэтому типовой полный график «Пятидневка» ему обычно не подходит. В разделе «Настройка — Графики работы сотрудников» создайте график с сокращённым временем, например 4 часа в день при пятидневке, и укажите, что норма времени считается по основному графику организации. От этого зависит правильный расчёт зарплаты пропорционально отработанному времени.

Также заранее получите от работника документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, а при необходимости — справку с основного места работы (например, если работа связана с вредными условиями — совместительство на таких условиях допускается только при подтверждении условий труда на основном месте). Трудовую книжку внешний совместитель не сдаёт, сведения о совместительстве вносятся в ЭТК только по желанию работника.

Шаг 1. Создание физического лица

Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники» либо «Физические лица». Если человек никогда раньше не оформлялся в вашей базе, создайте новое физическое лицо: укажите ФИО, пол, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Программа при вводе СНИЛС проверит формат и предупредит о дубле, если такое физическое лицо уже существует.

Заполните паспортные данные на закладке «Личные данные» — они понадобятся для кадровых отчётов, персонифицированного учёта и форм статистики. Адрес регистрации и телефон укажите в контактной информации. Чем полнее карточка физического лица на старте, тем меньше доработок потребуется перед сдачей отчётности.

Если программа показывает, что физическое лицо с таким СНИЛС уже есть, не создавайте дубль. Откройте существующую карточку, проверьте актуальность данных и создавайте нового сотрудника на это физическое лицо — дубли физлиц ломают персонифицированный учёт и сведения в СФР.

Шаг 2. Создание сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство»

Из карточки физического лица или из списка сотрудников создайте нового сотрудника. В поле «Вид занятости» (в некоторых релизах — «Вид договора») выберите значение «Внешнее совместительство». Именно этот признак отличает совместителя от основного работника в учёте и отчётности.

Обратите внимание: вид занятости фиксируется и в документе приёма, и в карточке сотрудника. Если оставить значение «Основное место работы», программа будет считать человека основным работником — это исказит среднесписочную численность, отчёты и логику некоторых проверок. Всегда контролируйте это поле перед проведением документа.

Табельный номер программа присвоит автоматически. Если в организации принята своя нумерация, измените его вручную, но следите за уникальностью: совпадающие табельные номера у разных сотрудников недопустимы.

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо по СНИЛС и заполните паспортные данные
2. 2
   Создайте нового сотрудника и укажите вид занятости «Внешнее совместительство»
3. 3
   Подготовьте график работы с сокращённым временем и нормой по основному графику
4. 4
   Оформите документ «Приём на работу»: подразделение, должность, график, ставка, начисления
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или собственной форме
6. 6
   Проверьте сотрудника в штатной расстановке и кадровых отчётах

Шаг 3. Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Укажите организацию, дату приёма, сотрудника, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию из него — программа подставит ставку и запланированные начисления.

На закладке «Оплата труда» укажите размер ставки. Для совместителя допустимо оформление как на полную ставку с оплатой пропорционально отработанному времени, так и на долю ставки — например, 0,5. Практически удобнее указывать долю ставки: тогда оклад в документе сразу показывает фактическую сумму, а расчёт пропорции по времени не дублируется. Уточните принятый в вашей организации подход, чтобы все кадровые документы были единообразны.

Проверьте список начислений: обычно это «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Если совместителю положены надбавки — например, за совмещение обязанностей или районный коэффициент — добавьте их в табличную часть. Убедитесь, что у начислений корректно настроен учёт времени, иначе зарплата посчитается неверно.

На закладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, срок действия (если договор срочный) и условия оплаты. Эти данные попадут в печатную форму приказа и в сведения о трудовой деятельности. После заполнения проведите документ и выведите приказ о приёме на работу.

График работы и учёт рабочего времени совместителя

График — самая частая точка ошибки. Если совместителю назначить полный график, программа будет требовать отработки полной нормы часов и считать недоработку, а зарплата при этом может начисляться искажённо. Создайте отдельный график: «Настройка — Графики работы сотрудников — Создать», укажите заполнение по дням недели с нужным количеством часов, например 4 часа ежедневно.

В настройках графика обязательно установите способ расчёта нормы времени — «По указанному графику» с выбором основного производственного графика организации. Тогда при расчёте зарплаты программа корректно определит долю отработанного времени и при необходимости рассчитает доплаты от полной нормы.

Табель учёта рабочего времени по совместителю формируется так же, как по остальным сотрудникам: либо автоматически по графику, либо с учётом документов отклонений — отпусков, больничных, командировок. Помните, что отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, и это нужно отражать документом «Отпуск».

Начисление зарплаты и налоги совместителя

Зарплата внешнему совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе со всеми сотрудниками. Программа рассчитает оплату исходя из назначенных начислений, графика и отработанного времени. Проверьте сумму в расчётном листке: при 0,5 ставки и полном отработанном месяце сумма должна составлять половину оклада.

НДФЛ удерживается в обычном порядке. Стандартные вычеты на детей совместитель может получать только у одного работодателя по своему выбору — поэтому не применяйте вычет автоматически, пока работник не напишет заявление и не подтвердит, что вычет у основного работодателя не получает. Страховые взносы начисляются с выплат совместителю в полном объёме, отдельной базы для совместителей не существует.

Больничные внешнему совместителю оплачиваются по особым правилам в зависимости от того, работал ли он у вас в расчётном периоде. Программа запросит данные о заработке и стаже — заполняйте их по справкам работника, не «на глаз».

Проверка результата в отчётах

После проведения приёма откройте «Кадры — Штатная расстановка» и убедитесь, что сотрудник занял свою позицию, а вакансия по штатному расписанию закрылась. Затем сформируйте «Список сотрудников» или «Штатную расстановку» с отбором по виду занятости — совместитель должен отображаться именно как внешний совместитель.

Проверьте печатную форму приказа о приёме: в ней должны быть корректные дата приёма, должность, условия оплаты и характер работы «по совместительству». Если формулировка отсутствует или неверна, исправьте данные в документе приёма и перепечатайте приказ до подписания.

Дополнительно сформируйте расчётный листок за первый месяц работы и сверьте начисления с трудовым договором. Это самый быстрый способ поймать ошибки в графике, ставке и начислениях до сдачи отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» или поле пустое

Сумма в расчётном листке

Норма

Соответствует доле ставки при полностью отработанном месяце

Тревожный признак

Сумма равна полному окладу или сильно занижена

Штатная расстановка

Норма

Позиция занята, вакансия закрыта

Тревожный признак

Позиция числится вакантной или сотрудник не отображается

Приказ о приёме

Норма

Указано «по совместительству», верные дата и оплата

Тревожный признак

Характер работы не указан, реквизиты договора пустые

Особые ситуации и ограничения

Если совместитель работает у вас, а затем переходит на основное место, в 1С это оформляется двумя документами: увольнением с должности совместителя и новым приёмом на работу с видом занятости «Основное место работы». Простым изменением вида занятости в карточке такой переход не отражается корректно — потеряется история кадровых событий.

Для срочного трудового договора укажите дату окончания в документе приёма. Программа напомнит о приближении срока и позволит вовремя оформить увольнение или продление. Не оставляйте срочный договор без контроля: пропуск срока увольнения превращает его в бессрочный.

В «1С:Бухгалтерии 8.3» порядок аналогичен: раздел «Зарплата и кадры — Кадровые документы — Приём на работу», вид договора «Внешнее совместительство». Возможности учёта там проще, чем в ЗУП, поэтому сложные графики и надбавки лучше вести в ЗУП, а в бухгалтерию переносить уже готовые данные.

Частые вопросы

Можно ли оформить внешнего совместителя на полную ставку?

Да, формально в документе приёма можно указать полную ставку, но рабочее время совместителя ограничено половиной нормы. На практике удобнее указывать долю ставки (например, 0,5) или полную ставку с сокращённым графиком и оплатой пропорционально отработанному времени — выберите один подход и применяйте его единообразно.

Чем внешнее совместительство отличается от внутреннего в 1С?

Внешний совместитель — работник, у которого основное место в другой организации; в базе он один сотрудник. Внутренний совместитель — ваш же основной работник на дополнительной должности; для него создаётся второй сотрудник у того же физического лица с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Нужно ли заводить нового физического лица, если человек уже есть в базе?

Нет. Найдите существующее физическое лицо по СНИЛС и создайте для него нового сотрудника. Дубли физических лиц приводят к ошибкам в персонифицированной отчётности и сведениях о стаже.

Как совместителю предоставить отпуск в 1С?

Оформляется обычный документ «Отпуск» в разделе «Кадры». Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы; если его продолжительность у вас меньше, работник вправе взять недостающие дни без сохранения зарплаты — это отражается отдельным видом отпуска.

Почему программа не применяет вычет по НДФЛ совместителю?

Стандартные вычеты применяются только по заявлению работника и только у одного работодателя. Пока заявление не введено документом «Заявление на вычеты НДФЛ», программа правильно не применяет вычет. Убедитесь, что вычет не предоставляется у основного работодателя.

Что делать, если совместитель переходит к нам на основное место?

Оформите увольнение с должности по совместительству и новый приём на работу с видом занятости «Основное место работы». Такая цепочка документов сохраняет корректную кадровую историю и правильно отражается в отчётности.