Как принять сотрудника по внутреннему совместительству в 1С

Внутреннее совместительство — это ситуация, когда сотрудник в свободное от основной работы время выполняет дополнительную работу у того же работодателя. В 1С:ЗУП такой приём оформляется отдельным приказом о приёме на работу, при этом физическое лицо в программе остаётся одним, а сотрудников (карточек с местами работы) становится два. Это принципиально важно для правильного расчёта зарплаты, налогов и отчётности.

Типичная ошибка бухгалтеров — пытаться оформить совместительство через документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». Так делать нельзя: по трудовому законодательству совместительство оформляется отдельным трудовым договором, а в программе — отдельным приказом о приёме. Ниже разобран полный порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), а также проверка результата и типовые ошибки.

Что понадобится перед оформлением и какие настройки проверить

Перед созданием приказа убедитесь, что в программе включена возможность учёта совместителей. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка состава начислений и удержаний» (в зависимости от релиза путь может отличаться) и проверьте, что использование совместительства не отключено. В типовой конфигурации эта функциональность включена по умолчанию, но после доработок или переноса данных её иногда снимают.

Также заранее подготовьте данные: подразделение и должность, на которые принимается сотрудник, график работы совместителя (обычно сокращённый, например по 4 часа в день), размер оплаты — оклад или тариф с учётом неполного времени. Если нужного графика нет, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников» с указанием, что это неполное рабочее время, и задайте график для расчёта нормы — обычно основной график организации.

Создание приказа о приёме по совместительству

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле сотрудника не заводите новое физическое лицо — выберите существующего сотрудника по основному месту работы. Программа распознает, что физлицо уже работает в организации, и предложит оформить приём именно как внутреннее совместительство: вид занятости подставится автоматически либо выберите его вручную из списка.

Заполните ключевые поля приказа: дата приёма, подразделение, должность, количество ставок (для совместителей это обычно 0,5 или меньше), график работы. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления — как правило, «Оплата по окладу (по часам)» или аналогичное плановое начисление с размером, соответствующим условиям договора. Если по должности настроен шаблон плановых начислений, программа подставит их автоматически.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу
2. 2
   Выберите существующего сотрудника (физлицо), убедитесь, что вид занятости — внутреннее совместительство
3. 3
   Укажите подразделение, должность, дату приёма и количество ставок
4. 4
   Назначьте график неполного рабочего времени
5. 5
   На вкладке оплаты труда задайте плановое начисление и размер
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости

После проведения документа в списке сотрудников появится вторая карточка с тем же ФИО, но с пометкой о виде занятости. Проверьте, что в карточке организация та же (это отличает внутреннее совместительство от внешнего), а в поле «Вид занятости» указано «Внутреннее совместительство».

Настройка графика и нормы времени для совместителя

Корректный график — главное условие правильного расчёта. Совместитель по закону работает не более половины нормы рабочего времени, поэтому график должен отражать сокращённый режим: например, 4 часа в день при пятидневке. В настройках графика обязательно установите вид времени «Явка» с нужной длительностью и укажите, что при расчёте нормы используется основной полный график организации.

Если график настроен неверно — например, совместителю назначен полный график, а доля ставки указана 0,5, — расчёт оклада может задвоиться или, наоборот, занизиться. Другая крайность: график неполный, но не указан график нормы, тогда программа считает норму по самому сокращённому графику и начисляет полный оклад. Проверяйте норму часов в производственном календаре и в табеле после назначения.

Начисление зарплаты, налоги и отражение в учёте

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» отдельной строкой — по каждому месту работы своя строка с собственными начислениями и отработанным временем. НДФЛ и страховые взносы при этом считаются в целом по физическому лицу: налоговая база суммируется по всем местам работы в организации, что важно для применения вычетов и предельной базы по взносам.

Стандартные вычеты на детей предоставляются только по одному месту работы — обычно по основному. Если сотрудник подал заявление на вычет, убедитесь, что вычет применяется один раз, а не по каждой карточке сотрудника. В 1С:ЗУП вычеты регистрируются на физическое лицо, поэтому при корректном вводе заявления двойного применения быть не должно, но после переноса данных или ручных корректировок это стоит проверить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Два сотрудника у одного физлица: основное место и внутреннее совместительство

Тревожный признак

Совместительство оформлено переводом или создано второе физлицо-дубликат

Расчётный листок

Норма

Две строки начислений, у совместительства сумма пропорциональна отработанному времени

Тревожный признак

Полный оклад при неполном графике или пустая строка совместительства

НДФЛ и взносы

Норма

Налог считается с суммарного дохода физлица

Тревожный признак

Вычеты применены дважды или база раздроблена

Отпуск, больничный и увольнение совместителя

Отпуск внутреннему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В программе отпуск оформляется отдельным документом по каждому месту работы — либо одним документом «Отпуск» с отметкой о совместительстве, если релиз это поддерживает. Следите, чтобы периоды отпусков совпадали, иначе в табеле возникнут расхождения.

Больничный лист по внутреннему совместителю учитывается по обоим местам работы: пособие рассчитывается с учётом заработка по каждому месту, если сотрудник работал у вас в расчётном периоде. При вводе электронного больничного программа обычно сама подтягивает оба места работы, но проверьте средний заработок и стаж вручную.

Увольнение совместителя оформляется отдельным документом «Увольнение» по карточке совместительства — основное место работы при этом не затрагивается. И наоборот: увольнение с основного места не отменяет автоматически договор совместительства, его нужно либо расторгнуть отдельным приказом, либо переоформить как основное место работы.

Частые вопросы по оформлению совместительства в 1С

Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность?

Да, законодательство этого не запрещает, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП технических ограничений тоже нет: создаётся второй приказ о приёме с той же должностью, но с отдельным графиком и видом занятости «Внутреннее совместительство».

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения должностей в 1С?

Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» с доплатой, без отдельного договора. Совместительство — работа в свободное время по отдельному договору, оформляется приёмом на работу. Путать эти документы нельзя: различаются оплата, учёт времени и кадровые документы.

Почему совместителю начисляется полный оклад вместо половины?

Чаще всего причина в графике: либо назначен полный график, либо в настройках неполного графика не указан график для расчёта нормы. Проверьте также, что в начислении используется формула с учётом отработанного времени, а доля ставки указана в приказе о приёме.

Нужно ли заводить новое физическое лицо для совместителя?

Нет, это грубая ошибка. Одно физическое лицо — несколько сотрудников (мест работы). При создании дубликата физлица НДФЛ, взносы, вычеты и отчётность (6-НДФЛ, персонифицированные сведения) будут формироваться некорректно, а склеить дубликаты потом трудоёмко.

Как отразить совместительство, если сотрудник уже работает по внешнему совместительству у другого работодателя?

Это не влияет на оформление у вас: внутреннее совместительство оформляется стандартным приёмом на работу. Ограничения по продолжительности рабочего времени совместителя контролируются кадровой службой, программа их автоматически не проверяет.

Что делать, если совместительство оформили переводом по ошибке?

Некорректный перевод нужно сторнировать или отменить (зависит от того, прошли ли по нему начисления), затем оформить правильный приём на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если зарплата уже начислялась, перед исправлением сделайте резервную копию базы и проверьте перерасчёты.