Другое · 10 мин
Как в 1С принять на работу уволенного сотрудника
Пошаговая инструкция по повторному приёму уволенного сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: новый приём или отмена увольнения, проверка данных и типичные ошибки.
Повторный приём ранее уволенного сотрудника — стандартная ситуация в кадровом учёте: человек уволился, а через месяц или год вернулся в компанию. В 1С для этого не нужно создавать нового физического лица — в программе уже хранятся его персональные данные, ИНН, СНИЛС и история работы. Задача сводится к тому, чтобы найти существующую карточку и оформить новый кадровый документ, а не дублировать данные.
Ключевая развилка — что именно произошло: сотрудник был уволен и теперь принимается заново, либо увольнение оформили ошибочно и его нужно отменить. В первом случае создаётся новый документ «Приём на работу», во втором — документ увольнения помечается на удаление или сторнируется. Смешение этих сценариев — главный источник ошибок в учёте.
Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП (редакция 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8, порядок проверки результата и типичные проблемы, с которыми сталкиваются кадровики и расчётчики.
Новый приём или отмена увольнения: как выбрать сценарий
Прежде чем что-то делать в программе, определите юридическую природу ситуации. Если трудовой договор был расторгнут, сотрудник получил расчёт и документы, а теперь заключается новый договор — это повторный приём. В учёте появляется новый сотрудник (новая строка в справочнике «Сотрудники»), привязанный к тому же физическому лицу, с новой датой приёма и новым табельным номером или прежним — в зависимости от настроек.
Если же приказ об увольнении оформили по ошибке, сотрудник продолжал работать и расчёт при увольнении не выплачивался, корректнее отменить документ увольнения. Тогда трудовые отношения считаются непрерывными, стаж не прерывается, и в учёте не появляется лишних записей.
Как выбрать действие
Подготовительная проверка: найдите физическое лицо и не создавайте дубль
Откройте справочник «Физические лица» (в 1С:ЗУП — раздел «Кадры» → «Физические лица») и найдите человека по ФИО. Убедитесь, что карточка одна: проверьте ИНН, СНИЛС, дату рождения. Если физическое лицо найдено, новый элемент в этом справочнике создавать не нужно — вся дальнейшая работа идёт со справочником «Сотрудники» и кадровыми документами.
Дубли физических лиц — частая проблема, особенно если данные загружались из разных источников. Признаки дубля: два человека с одинаковыми ФИО, но разными или пустыми ИНН/СНИЛС. Дубли ломают отчётность в фонды: персонифицированные сведения и расчёты по страховым взносам формируются по физическому лицу, и раздвоение приводит к расхождениям.
Оформление повторного приёма в 1С:ЗУП 3.1
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить ФИО — программа предложит выбрать существующее физическое лицо. После выбора в документе появится новый сотрудник, привязанный к этому физлицу. Заполните дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда.
Обратите внимание на табельный номер: программа может присвоить новый автоматически. Если в организации принято сохранять за вернувшимся сотрудником прежний номер, проверьте настройку учётной политики — в типовой ЗУП уникальность табельных номеров контролируется, и старый номер может быть занят прежней записью сотрудника. Обычно проще оставить новый номер: отчёты корректно соберут данные по физическому лицу.
Проверьте дату приёма: она должна быть позже даты увольнения по предыдущему договору. Если система выдаёт предупреждение о пересечении периодов работы, значит, либо прежнее увольнение не проведено, либо даты указаны неверно. После заполнения проведите документ и сформируйте печатную форму приказа по форме Т-1 или по шаблону организации.
- 1Найдите человека в справочнике «Физические лица» и убедитесь, что карточка одна
- 2Создайте документ «Приём на работу» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения)
- 3В поле «Сотрудник» выберите существующее физическое лицо из списка
- 4Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и начисления
- 5Проверьте, что дата приёма позже даты прежнего увольнения
- 6Проведите документ и распечатайте приказ о приёме
- 7Сформируйте кадровый отчёт по сотруднику и убедитесь в корректности истории
Отмена ошибочного увольнения
Если увольнение проведено ошибочно и сотрудник продолжает работать, откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения», найдите документ увольнения и пометьте его на удаление либо распроведите. Если документ попадает в закрытый период, за который уже сдана отчётность, простое удаление недопустимо — потребуется корректировка через сторнирующие документы и уточнённая отчётность.
После отмены увольнения проверьте, не были ли созданы связанные документы: начисление компенсации отпуска при увольнении, окончательный расчёт, ведомости на выплату. Их тоже нужно распровести или удалить, иначе суммы останутся в учёте и исказят расчёт зарплаты и задолженность перед сотрудником.
Особенности в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт проще, но логика та же. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Приёмы на работу») и создайте новый приём. В поле сотрудника выберите существующее физическое лицо из справочника — программа свяжет новый приём со старой карточкой, и история работы сохранится.
Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию данные только синхронизируются, повторный приём оформляется в ЗУП, а в Бухгалтерию приезжает при обмене. Не создавайте приём вручную в обеих программах — при синхронизации это даст задвоение сотрудников и ошибки сопоставления.
Проверка результата после оформления
После проведения документа убедитесь, что учёт отражает реальную ситуацию. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» — вернувшийся сотрудник должен отображаться как работающий с новой даты приёма. Откройте карточку физического лица: в ней должны быть видны оба периода работы — прежний (с датой увольнения) и текущий.
Проверьте расчётную часть: при начислении зарплаты за первый месяц после возвращения сотрудник должен попасть в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически. Если его там нет — проверьте дату приёма, подразделение и график работы. Также убедитесь, что вычеты по НДФЛ и льготы применяются корректно: они настраиваются на физическое лицо и обычно сохраняются с прошлого периода работы.
Как проверить результат
Отображается с новой датой приёма, статус — работает
Отсутствует в списке или числится уволенным
Видны оба периода работы, одна карточка физлица
Две карточки с одинаковым ФИО или пропала история
Сотрудник автоматически попадает в документ начисления
Сотрудника нет в начислении — проверьте дату приёма и график
Приказ Т-1 формируется с корректными данными
В печатной форме пустые поля или старые данные
Частые вопросы
Нужно ли заводить новое физическое лицо при повторном приёме?
Нет. Физическое лицо создаётся один раз и хранит персональные данные человека — ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. При повторном приёме создаётся только новый сотрудник (новая трудовая связь), привязанный к существующему физлицу. Дубль физического лица испортит персонифицированную отчётность и расчёт НДФЛ.
Что делать, если в базе уже два одинаковых физических лица?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она найдёт совпадения по ФИО, ИНН, СНИЛС и позволит объединить карточки с заменой ссылок во всех документах. После объединения проверьте корректность персональных данных в оставшейся карточке.
Сохранится ли стаж и история работы сотрудника?
Да, если приём оформлен на существующее физическое лицо. Вся история — прежние приёмы, переводы, увольнения, отпуска, больничные — хранится в карточке физлица и учитывается в отчётах, расчёте стажа для больничных и отпускных. При создании дубля история раздваивается и теряется.
Можно ли просто распровести увольнение вместо нового приёма?
Только если увольнение было ошибочным и трудовые отношения фактически не прерывались. Если сотрудник реально уволился, получил расчёт и вернулся позже, распроведение увольнения исказит учёт: пропадёт факт расторжения договора, а расчёт при увольнении окажется «висеть» в данных. В этом случае оформляется новый приём.
Что делать, если увольнение попало в закрытый период со сданной отчётностью?
Документ нельзя просто удалить. Оформите сторнирующий документ или корректировку текущей датой, пересчитайте связанные начисления и подайте уточнённую отчётность за затронутый период. Перед изменениями сделайте резервную копию базы и зафиксируйте, какие отчёты потребуют уточнения.
Почему вернувшийся сотрудник не попадает в начисление зарплаты?
Чаще всего причины три: дата приёма позже расчётного периода, не заполнен график работы или в документе приёма не указаны плановые начисления. Откройте документ приёма, проверьте эти поля, затем перезаполните начисление зарплаты. Также убедитесь, что сотрудник относится к организации и подразделению, по которым формируется начисление.
Что важно запомнить
Повторный приём оформляется новым документом «Приём на работу» на существующее физическое лицо — дубли карточек недопустимы. Ошибочное увольнение отменяют распроведением документа, а реальный возврат сотрудника — только новым приёмом. После оформления проверьте кадровые отчёты, историю в карточке физлица и попадание сотрудника в начисление зарплаты.