Другое · 11 мин
Как в 1С принять на работу сотрудника по совместительству
Пошаговая инструкция по приёму на работу по совместительству в 1С:ЗУП 3.1: создание сотрудника, виды совместительства, график работы, кадровый перевод, проверка расчётов.
Приём сотрудника по совместительству в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 выполняется через документ «Приём на работу», но имеет важные особенности: нужно правильно указать вид занятости, подобрать график работы с неполным временем и проверить, чтобы программа корректно рассчитывала оклад пропорционально отработанному времени. Ошибка на этапе приёма приводит к неверному расчёту зарплаты, взносов и отчётности, поэтому каждый шаг стоит выполнять осознанно.
Совместительство бывает внутренним и внешним, и программа обрабатывает эти варианты по-разному. Внешний совместитель — новый сотрудник, для которого создаётся отдельная карточка. Внутренний совместитель уже работает в организации по основному месту, и для него заводится второй элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. Ниже разобраны оба сценария, настройки графиков, типичные ошибки и способы проверки результата.
Что нужно подготовить перед оформлением приёма
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе заполнена базовая информация. Для внешнего совместителя понадобятся паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес и реквизиты для перечисления зарплаты — они вводятся в карточку физического лица. Если физлицо уже есть в базе (например, человек раньше работал в организации), найдите его через поиск, чтобы не создавать дубль.
Проверьте наличие подходящего графика работы. Для совместителя, работающего на 0,5 ставки, нужен график с неполным рабочим временем — например, пятидневка по 4 часа в день. Если такого графика нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Также убедитесь, что в штатном расписании (если оно ведётся) есть свободная позиция с нужным количеством ставок.
Как принять внешнего совместителя
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» нажмите «Создать» и введите данные физического лица. Программа автоматически проверит совпадения по ФИО и документам и предложит выбрать существующего человека, если он уже есть в базе.
На закладке «Главное» заполните ключевые поля. Дата приёма — первый рабочий день совместителя. Подразделение и должность выбираются из штатного расписания или справочников. В поле «Вид занятости» обязательно укажите «Внешнее совместительство» — от этого зависит отражение сотрудника в отчётности и расчёте среднего заработка. Количество ставок укажите дробным числом, например 0,5.
На закладке «Оплата труда» назначьте начисление — обычно это «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Размер оклада в документе указывается полный, по штатному расписанию; программа сама пересчитает его пропорционально ставке и фактически отработанному времени по графику. Проверьте итоговое значение в поле «ФОТ» — при 0,5 ставки оно должно быть вдвое меньше полного оклада.
- 1Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка «Приём на работу»
- 2Создайте сотрудника и заполните данные физического лица
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность, количество ставок
- 4Установите вид занятости «Внешнее совместительство»
- 5Назначьте график работы с неполным временем
- 6На закладке «Оплата труда» проверьте начисления и ФОТ
- 7Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1
Как оформить внутреннее совместительство
Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже занимает должность по основному месту работы в вашей организации. Оформляется он тем же документом «Приём на работу», но с принципиальным отличием: в поле «Сотрудник» нужно выбрать существующее физическое лицо и создать для него новый элемент справочника «Сотрудники». Для этого в форме выбора нажмите «Создать» и подтвердите, что приём выполняется по совместительству.
В документе укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Подразделение и должность по совместительству могут совпадать с основными или отличаться — ограничений в программе нет. График работы назначается отдельный, не пересекающийся с основным: программа не контролирует пересечение графиков автоматически, поэтому проверьте это вручную, иначе табель сформируется некорректно.
Важно понимать, что начисление зарплаты по двум местам работы выполняется одним документом «Начисление зарплаты и взносов» — в него попадут обе строки сотрудника. НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу, а средний заработок для отпусков и больничных — по каждому месту работы отдельно.
Внешнее и внутреннее совместительство в 1С
Создаётся новая карточка сотрудника и новое физлицо. Трудовой договор отдельный, отчётность по месту работы ведёт каждая организация самостоятельно.
К существующему физлицу добавляется второй элемент справочника «Сотрудники». НДФЛ и взносы считаются суммарно, средний заработок — раздельно по местам работы.
Настройка графика работы и неполного времени
График — самое частое место ошибок при приёме совместителей. Если оставить стандартную пятидневку на 40 часов, программа посчитает, что сотрудник отработал неполную норму, и либо занизит оклад, либо покажет лишние часы в табеле. Поэтому для совместителя создайте отдельный график: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать».
В настройках графика установите флажок «Неполное рабочее время» и выберите вид: «Неполный рабочий день» (меньше часов каждый день) или «Неполная рабочая неделя» (полные дни, но меньше дней в неделю). Заполните расписание — например, понедельник–пятница по 4 часа. В поле «Считать норму по другому графику» укажите основной график пятидневки: тогда оклад будет рассчитываться пропорционально норме полного времени, что соответствует оплате труда совместителей пропорционально отработанному времени.
Если совместитель работает по сменному или скользящему режиму, настройте соответствующий шаблон заполнения графика. После сохранения откройте календарь графика и визуально проверьте, что часы и выходные расставлены верно на весь период.
Проверка результата после приёма
После проведения документа убедитесь, что данные отражаются корректно. Сформируйте приказ о приёме по форме Т-1 прямо из документа кнопкой «Печать». Затем проверьте кадровые отчёты: в отчёте «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» совместитель должен отображаться с правильным видом занятости, подразделением и количеством ставок.
Главная проверка — расчётная. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы совместителя и посмотрите строку начисления. Сумма должна соответствовать доле ставки и фактически отработанным дням по графику. Если месяц отработан не полностью (приём в середине месяца), программа должна учесть только дни с даты приёма.
Как проверить корректность оформления
Указано «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство»
Стоит «Основное место работы» — сотрудник попадёт в отчётность неверно
Сумма пропорциональна ставке и отработанным дням
Начислен полный оклад при неполном графике
Часы совпадают с графиком совместителя, нет двойных отметок по внутреннему совместителю
Пустые дни или часы по стандартной пятидневке
Равен окладу, умноженному на долю ставки
ФОТ равен полному окладу при 0,5 ставки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание дубля физического лица при приёме внутреннего совместителя. Если вместо выбора существующего человека ввести ФИО заново, в базе появятся два физлица, и НДФЛ с взносами начнут считаться раздельно, что исказит отчётность. Всегда используйте поиск по СНИЛС или ФИО и подтверждайте выбор существующей записи.
Вторая частая проблема — неверный график. Совместителя принимают на стандартную пятидневку, и в табеле появляются 8-часовые дни, а оклад считается неправильно. Третья ошибка — указание доли ставки только в графике, но не в поле «Количество ставок» документа приёма, из-за чего штатное расписание показывает ложную занятость позиции.
Особенности расчёта и отчётности по совместителям
При расчёте отпускных и больничных средний заработок совместителя определяется отдельно по каждому месту работы. Программа делает это автоматически, если вид занятости указан верно: в документе «Больничный лист» или «Отпуск» выбирается конкретный сотрудник (место работы), и в расчёт попадают только начисления по нему.
В отчётности совместители имеют особый статус. В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях внешние совместители отражаются на общих основаниях. В статистических формах (например, П-4) совместители не включаются в среднесписочную численность, а учитываются отдельно — программа формирует эти показатели на основе вида занятости, поэтому корректное заполнение при приёме критично.
Если совместительство прекращается, оформляется обычное увольнение документом «Увольнение» по соответствующему сотруднику. При внутреннем совместительстве увольнение с дополнительного места работы не затрагивает основную должность — это самостоятельные элементы справочника.
Что важно запомнить
Приём совместителя в 1С:ЗУП — это документ «Приём на работу» с правильным видом занятости, дробным количеством ставок и графиком неполного рабочего времени. Для внутреннего совместителя создавайте нового сотрудника для существующего физлица, не дублируя человека. После проведения обязательно проверьте расчёт оклада и табель.
Частые вопросы
Можно ли принять совместителя, если штатное расписание в программе не ведётся?
Да. Если в настройках учётной политики штатное расписание отключено, документ «Приём на работу» позволяет выбрать подразделение и должность напрямую из справочников, а количество ставок и оклад указываются вручную. Логика расчёта зарплаты от этого не меняется.
Как указать 0,5 ставки в документе приёма?
В поле «Количество ставок» введите 0,5 вручную. Если ведётся штатное расписание, доля ставки берётся из позиции — тогда убедитесь, что в позиции указано нужное количество ставок. ФОТ в документе пересчитается автоматически.
Нужен ли отдельный график каждому совместителю?
Нет. Один график неполного времени можно назначать любому числу сотрудников с одинаковым режимом. Отдельный график понадобится только для отличающегося расписания — например, работа по вторникам и четвергам вместо ежедневных 4 часов.
Что делать, если совместитель принят с ошибочным видом занятости?
Если документ не участвовал в расчётах, проще всего отменить его проведение, исправить вид занятости и провести заново. Если зарплата уже начислялась, исправьте вид занятости кадровым переводом или исправлением документа, затем пересчитайте начисления и проверьте отчётность за затронутый период.
Как оформить переход сотрудника с основного места на совместительство в той же организации?
Прямого изменения вида занятости одним документом нет. Стандартная практика — уволить сотрудника с основного места и принять его по совместительству новым документом, либо оформить кадровый перевод, если это соответствует кадровой ситуации. Все расчёты при увольнении (компенсация отпуска) выполняются в полном объёме.
Учитывается ли совместитель при автоматическом заполнении табеля?
Да, документ «Табель» и отчёт «Табель (Т-13)» заполняются по графику работы совместителя автоматически. Для внутреннего совместителя табель формируется по каждому месту работы отдельной строкой, поэтому важно, чтобы графики не пересекались.