Другое · 10 мин
Как в 1С принять на работу сотрудника по договору ГПХ
Пошаговая инструкция по приёму исполнителя по договору ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, начисления, страховые взносы, отчётность и типичные ошибки.
Приём исполнителя по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С отличается от обычного трудоустройства: такой сотрудник не включается в штатное расписание, ему не начисляются отпускные и больничные за счёт работодателя, а взносы рассчитываются по особым правилам. При этом в программе всё равно нужно корректно оформить документы, чтобы выплаты попали в расчёт взносов, НДФЛ и отчётность.
Ниже разобран порядок действий для двух наиболее распространённых конфигураций — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Точные названия документов могут отличаться в зависимости от релиза, но логика оформления одинакова: сначала создаётся физическое лицо и договор, затем начисляется вознаграждение, удерживается НДФЛ и начисляются взносы, после чего данные попадают в отчётность.
Что проверить перед оформлением договора ГПХ
Перед созданием документов убедитесь, что договор действительно имеет гражданско-правовую природу. Если по факту исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, работает по графику и выполняет постоянную функцию, такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые со всеми последствиями: доначислением взносов, штрафами и обязанностью оформить сотрудника в штат.
Проверьте настройки учётной политики в программе. В 1С:ЗУП в настройках организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», вкладка с учётной политикой) должны быть корректно указаны тарифы страховых взносов. В 1С:Бухгалтерии проверьте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты и кадров» и статьи затрат, на которые будут относиться выплаты по ГПХ.
Также заранее подготовьте данные исполнителя: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, реквизиты для выплаты. Без СНИЛС и ИНН программа не позволит корректно сформировать персонифицированную отчётность.
Создание физического лица и договора в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом исполнитель по ГПХ оформляется как сотрудник с особым видом договора. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника, заполнив личные данные. Если физическое лицо уже есть в базе (например, бывший работник), выберите его из справочника, чтобы не плодить дубли.
Затем перейдите в раздел «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы» → «Договор подряда») и создайте новый документ. Укажите сотрудника, организацию, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения и подразделение. В поле вида договора выберите вариант, соответствующий ГПХ, — от этого зависит, как программа рассчитает взносы и включит выплаты в отчётность.
Если договор предусматривает несколько этапов оплаты, лучше отразить это в самом договоре или начислять вознаграждение отдельными документами по мере подписания актов. Датой фактического получения дохода для НДФЛ будет дата выплаты, а для взносов — дата начисления.
- 1Создайте сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники» и заполните личные данные
- 2Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с указанием сроков и суммы
- 3Начислите вознаграждение документом «Начисление по договорам ГПХ» после подписания акта
- 4Проверьте автоматический расчёт НДФЛ и взносов в документе начисления
- 5Выплатите вознаграждение через ведомость и удержите НДФЛ
- 6Сформируйте отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения
Оформление исполнителя в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии с включённым учётом зарплаты исполнитель добавляется через справочник «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Создайте сотрудника и оформите документ «Договор подряда» (раздел «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда» или через карточку сотрудника, ссылка «Оформить документ»). Укажите период действия договора и сумму.
Начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление зарплаты» либо отдельной операцией, если релиз конфигурации предусматривает специальный документ для ГПХ. Проверьте, что в начислении используется вид расчёта, облагаемый НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, но не облагаемый взносами на случай временной нетрудоспособности.
Проводки формируются автоматически: обычно дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера работ) и кредит счёта 76 или 70 в зависимости от настроек учёта. Если ваша методология требует отражения расчётов с подрядчиками на счёте 76, убедитесь, что в настройках зарплаты выбран соответствующий вариант.
Начисление вознаграждения, НДФЛ и страховых взносов
Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ по стандартной ставке резидента. Налоговый агент — организация-заказчик, поэтому программа должна автоматически рассчитать и удержать налог при выплате. Проверьте, что в документе начисления НДФЛ посчитан и отражён на отдельной закладке или в расшифровке.
Страховые взносы с выплат по ГПХ начисляются только на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с таких выплат не начисляются — это принципиальное отличие от трудовых договоров. Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора.
Если программа рассчитала взносы на ВНиМ с выплаты по ГПХ, значит, в виде начисления неверно установлены признаки обложения. Откройте используемое начисление в настройках и проверьте параметры обложения взносами.
Выплата вознаграждения и отражение в отчётности
Выплата оформляется ведомостью (в банк, через кассу или на карты) так же, как для штатных сотрудников. При проведении ведомости программа удержит НДФЛ и зарегистрирует его к перечислению в бюджет. Датой получения дохода для исполнителя считается день фактической выплаты.
В отчётности исполнитель по ГПХ отражается в расчёте 6-НДФЛ, в расчёте по страховым взносам (подразделы с суммами облагаемых выплат и исчисленными взносами) и в персонифицированных сведениях о физических лицах. В форму СЗВ-СТАЖ (или актуальную форму сведений о трудовой деятельности) период работы по ГПХ также включается с соответствующим кодом.
Перед сдачей отчётности сформируйте расчёт и проверьте, что исполнитель присутствует в нужных разделах и суммы совпадают с начислениями. Расхождения чаще всего возникают из-за дублей физлиц или документов, проведённых задним числом после формирования отчёта.
Как проверить результат
Указан договор ГПХ (работы, услуги), сотрудник не в штатном расписании
Сотрудник принят по трудовому договору и числится в штате
Начислены только взносы на ОПС и ОМС
Есть взносы на ВНиМ — неверный вид начисления
Налог удержан при выплате и отражён к перечислению
НДФЛ не удержан или не зарегистрирован
Исполнитель есть в 6-НДФЛ, РСВ и перссведениях с корректными суммами
Исполнитель отсутствует или суммы расходятся с начислениями
Особые ситуации и ограничения
Исполнитель — самозанятый или ИП
Если исполнитель зарегистрирован как самозанятый (плательщик НПД) или индивидуальный предприниматель, оформлять его в зарплатной части программы не нужно. Такие выплаты отражаются как расчёты с контрагентом: документом поступления услуг и оплатой через банк. НДФЛ и взносы организация не начисляет. Обязательно запросите у самозанятого чек из приложения «Мой налог» — без него расходы могут быть оспорены.
Договор с действующим или бывшим сотрудником
Заключать ГПХ с работником, состоящим в штате, рискованно: если предмет договора совпадает с его трудовой функцией, отношения почти наверняка переквалифицируют. Если договор всё же законно заключён (например, разовая работа, не входящая в должностные обязанности), в 1С создавайте договор ГПХ для того же физического лица, не заводя нового сотрудника.
Компенсация расходов исполнителя
Если по договору заказчик возмещает исполнителю расходы (проезд, материалы), такие суммы оформляются отдельным начислением с особыми признаками обложения. Порядок обложения компенсаций НДФЛ и взносами имеет свои нюансы, поэтому вид начисления нужно выбирать внимательно и при сомнениях сверяться с актуальными разъяснениями.
Частые вопросы
Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание?
Нет. Договор ГПХ не создаёт штатную позицию. В 1С исполнитель оформляется отдельным документом-договором, и в отчётах по штатному расписанию и среднесписочной численности в части штатных работников он не отражается, хотя для некоторых статистических форм может учитываться отдельно.
Почему программа начислила взносы на случай нетрудоспособности с выплаты по ГПХ?
Причина почти всегда в неверно настроенном виде начисления: у него установлено обложение взносами как для трудовых выплат. Откройте начисление в настройках и выберите вариант обложения, предусмотренный для договоров ГПХ, затем пересчитайте взносы.
Как оформить в 1С выплату самозанятому?
Через зарплатные документы это делать не нужно. Оформите поступление услуг от контрагента и оплату по банку. НДФЛ и взносы не начисляются, но обязательно храните чек из «Мой налог» как подтверждение расхода.
Какой датой начислять вознаграждение по ГПХ?
Ориентируйтесь на дату подписания акта выполненных работ (оказанных услуг). Для страховых взносов базой является начисленная сумма на дату начисления, а для НДФЛ доход возникает в момент фактической выплаты.
Нужно ли подавать сведения о трудовой деятельности на исполнителя по ГПХ?
Да, периоды работы по договорам ГПХ включаются в персонифицированную отчётность с соответствующим кодом. В 1С это происходит автоматически, если договор оформлен корректным документом и сотрудник не продублирован в базе.
Можно ли заключить договор ГПХ с уволенным сотрудником сразу после увольнения?
Формально можно, но если содержание работ не изменилось, это классический признак подмены трудовых отношений. Безопасный вариант — заключать ГПХ только на работы с конкретным результатом, отличные от прежней должностной функции.
Что важно запомнить
Исполнитель по ГПХ оформляется в 1С отдельным документом-договором без включения в штат. Вознаграждение облагается НДФЛ и взносами только на ОПС и ОМС. Проверяйте вид начисления, не допускайте дублей физлиц и контролируйте попадание исполнителя в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения.