Другое · 9 мин
Как в 1С принять на работу сотрудника, который уже работал
Пошаговая инструкция по повторному приёму сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: как найти карточку, оформить приказ, исправить ошибки и избежать дублей физлиц.
Повторный приём сотрудника, который раньше уже работал в организации, — частая ситуация: человек уволился, а через несколько месяцев или лет возвращается. Главная ошибка в этой ситуации — завести новую карточку физического лица «с нуля». Тогда в базе появляется дубль, и вся накопленная история (стаж, остатки отпусков, вычеты по НДФЛ, данные для отчётности) распадается на двух разных людей.
Правильный подход — найти существующую карточку физлица и оформить новый приём на её основе. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии это делается штатными средствами, без доработок. Ниже разобран порядок действий, проверка результата и типичные ошибки.
Почему нельзя заводить новую карточку
В 1С учёт ведётся в разрезе физических лиц, а не «приёмов на работу». К одному физлицу привязываются все кадровые события, начисления, налоги и отчисления за всю историю работы в организации. Если создать вторую карточку на того же человека, программа будет считать их разными людьми.
Последствия дубля ощутимые: НДФЛ считается без учёта доходов по «старой» карточке (вычеты могут примениться дважды или, наоборот, не примениться), в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях человек проходит дважды, остатки отпусков и стаж теряются. Исправлять это задним числом сложно, особенно если по обеим карточкам уже сдана отчётность.
Подготовка: что проверить до приёма
Перед оформлением приёма убедитесь, что прежние кадровые документы в корректном состоянии. Откройте справочник «Сотрудники» (в 1С:ЗУП — раздел «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и найдите человека по фамилии. Если сотрудник не отображается, снимите фильтр «показывать только работающих» — уволенные скрываются по умолчанию.
Проверьте три момента. Во-первых, документ «Увольнение» по прошлому месту работы должен быть проведён — иначе программа считает человека действующим сотрудником. Во-вторых, дата нового приёма должна быть позже даты увольнения (или равна ей, если это перевод в тот же день). В-третьих, сверьте персональные данные: если человек сменил фамилию или паспорт, сначала внесите изменения в карточку физлица.
Снимите отбор по работающим и поищите по ФИО или ИНН
Проведите или перепроведите документ увольнения
Определите основную карточку и используйте её, дубль пометьте на удаление
Пошаговый приём в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» повторный приём оформляется стандартным документом. Ключевой момент — выбрать существующее физлицо, а не создавать новое.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
- 2В поле «Сотрудник» нажмите выбор и найдите человека по фамилии — программа подтянет существующую карточку физлица
- 3Если программа предлагает создать нового — откажитесь: сначала найдите старую карточку через справочник «Физические лица»
- 4Заполните дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты
- 5Проверьте на вкладках «Оплата труда» и «Дополнительно» начисления и льготы
- 6Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1 для печати
После проведения документа сотрудник снова появится в списке работающих, а вся история — прежние приёмы, увольнения, начисления — останется привязанной к той же карточке. Если человек принимается на ту же должность, условия оплаты часто можно скопировать из предыдущего приёма вручную, сверившись со старым приказом.
Приём в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии механика похожая. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию: если человек есть в базе, программа покажет его в списке выбора. Выберите существующую запись, а не кнопку создания новой.
Если при вводе ФИО программа молча создаёт нового сотрудника, значит, поиск не сработал — например, из-за смены фамилии или опечатки. В этом случае откройте справочник «Сотрудники», найдите старую карточку вручную и оформите приём из неё (кнопка «Оформить документ» → «Приём на работу» в карточке сотрудника, если она доступна в вашей версии).
Особые сценарии
Сотрудник возвращается как совместитель
Если человек раньше работал по основному месту, а теперь принимается по внутреннему совместительству к действующему сотруднику или после увольнения, создаётся новый элемент справочника «Сотрудники», но обязательно с привязкой к существующему физлицу. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство».
Изменились персональные данные
Смена фамилии, паспорта или ИНН оформляется до или после приёма, но обязательно в той же карточке физлица. В 1С:ЗУП есть документ «Изменение персональных данных» (или изменение прямо в карточке физлица с историей). Не заводите новую карточку «из-за новой фамилии» — это самый частый источник дублей.
Приём в другую организацию той же базы
Если в одной базе ведётся несколько организаций и человек переходит из одной в другую, физлицо общее на всю базу. Оформите приём в новую организацию на то же физлицо — история по обеим организациям сохранится в одной карточке, что важно для расчёта НДФЛ и стажа.
Как выбрать действие
Проверка результата
После проведения приёма убедитесь, что учёт ведётся корректно. Откройте карточку физлица: в ней должны отображаться оба периода работы — старый и новый. Сформируйте список работающих сотрудников на дату приёма: человек должен присутствовать один раз.
Дополнительно проверьте расчётным путём: создайте черновик начисления зарплаты за месяц приёма и убедитесь, что сотрудник попадает в него один раз, а вычеты по НДФЛ (если положены) применяются корректно с учётом доходов с начала года по старой карточке.
Как проверить результат
Видны оба периода работы в одной карточке
История разделена на две карточки — есть дубль
Сотрудник отображается один раз
Человек встречается дважды с разными карточками
Налог считается нарастающим итогом с начала года
База НДФЛ обнулилась или вычеты задвоились
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем при повторном приёме связано с невнимательностью на этапе поиска карточки. Программа не всегда явно предупреждает о существующем человеке, особенно если ввод данных отличается (например, «Ё» вместо «Е» в фамилии).
Если дубль всё же создан и по нему ещё нет документов, просто пометьте его на удаление. Если по обеим карточкам уже есть документы — потребуется перенос документов на одну карточку с последующим перепроведением; при сданной отчётности лучше привлечь специалиста по 1С, так как могут понадобиться уточнённые формы.
Что важно запомнить
Повторный приём — это новый документ «Приём на работу» на существующую карточку физлица, а не создание нового человека. Проверьте увольнение до приёма, найдите карточку по ФИО или ИНН, а после — убедитесь, что сотрудник один и НДФЛ считается корректно.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник не находится поиском по фамилии?
Снимите фильтр «только работающие» в списке сотрудников, попробуйте поиск по ИНН, СНИЛС или старой фамилии. Если человек точно работал в этой базе, карточка существует — ищите в справочнике «Физические лица», а не «Сотрудники».
Можно ли принять сотрудника тем же днём, когда он уволился?
Да, если это перевод между организациями в одной базе или смена условий, требующая увольнения и нового приёма. Дата приёма должна быть не раньше даты увольнения. Обычно увольнение оформляют одним днём, приём — следующим.
Сохранятся ли остатки отпусков при повторном приёме?
Если приём оформлен на ту же карточку физлица — да, остатки отпусков и история их использования сохраняются. При компенсации отпуска при увольнении остаток обнуляется, это нормально. Если создан дубль карточки — история отпусков в новой карточке будет пустой.
Как исправить ситуацию, если уже создан дубль и сдана отчётность?
Определите основную карточку (обычно ту, где больше истории), перенесите на неё документы с дубля, перепроведите их и пометьте дубль на удаление. По НДФЛ и персонифицированным сведениям за затронутые периоды, скорее всего, потребуются уточнённые отчёты — при большом объёме данных привлеките специалиста.
Нужно ли заново заполнять налоговые вычеты и льготы?
Заявления на вычеты привязаны к физлицу и обычно сохраняются, но проверьте их актуальность: сроки действия заявлений, право на вычет, новые документы от сотрудника. При увольнении и повторном приёме в течение одного года статус вычетов стоит перепроверить вручную.
Отличается ли порядок в 1С:ЗУП ред. 2.5 и ред. 3.1?
Общий принцип одинаков: приём оформляется на существующее физлицо. Отличается расположение команд и внешний вид документов — в ред. 3.1 кадровые документы находятся в разделе «Кадры», поиск физлица работает с подсказками о совпадении ФИО и даты рождения, что снижает риск дублей.