Как в 1С принять сотрудника на работу по внутреннему совместительству

Внутреннее совместительство — это работа сотрудника на другой должности у того же работодателя в свободное от основной работы время. В программах 1С (в первую очередь в «1С:Зарплата и управление персоналом») такой приём оформляется отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство», а не изменением существующего договора. Это принципиально: у сотрудника появляется второе рабочее место со своим графиком, начислениями и табельным номером в рамках одной физической карточки.

Ошибка на этом этапе приводит к типичным проблемам: зарплата считается не по тому графику, отпускные и больничные рассчитываются неверно, а в отчётности сотрудник дублируется или, наоборот, теряется. Ниже разобран полный порядок действий — от проверки исходных данных до контроля расчёта.

Проверьте исходные данные перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заведены основные справочники. Сотрудник уже должен существовать в справочнике «Физические лица» и быть принят на основное место работы. Если физическое лицо заведено с ошибками в ФИО, ИНН или СНИЛС, программа может создать дубликат при повторном приёме — это сломает персонифицированный учёт.

Также заранее проверьте наличие подходящего графика работы. Совместитель обычно работает неполное время — например, по 4 часа в день. Если подходящего графика нет, создайте его в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» до оформления приёма, иначе придётся возвращаться и исправлять документ.

Отдельно подготовьте штатное расписание: позиция, на которую принимается совместитель, должна существовать и иметь свободную ставку (или долю ставки). Если штатное расписание в компании не ведётся, этот шаг пропускается — позиция указывается вручную в документе приёма.

Создайте документ «Приём на работу»

Основной путь: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В открывшейся форме выберите организацию и сотрудника. Здесь ключевой момент: в поле «Сотрудник» нажмите «Выбрать из списка» и найдите уже существующего человека, а не создавайте нового через кнопку «Новый сотрудник» — иначе получите дубликат физического лица.

После выбора сотрудника программа покажет, что у него уже есть основное место работы, и предложит оформить приём по совместительству. В поле «Вид занятости» установите значение «Внутреннее совместительство». Если программа подставила «Внешнее совместительство» или «Основное место работы» — исправьте вручную, от этого зависит весь дальнейший учёт.

Заполните дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания) и количество ставок — для совместителей это обычно 0,5 или меньше. Проверьте, чтобы дата приёма не пересекалась с отпуском или увольнением по основному месту работы.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Выберите организацию и существующего сотрудника из списка физических лиц
3. 3
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Укажите дату приёма, подразделение, должность и долю ставки
5. 5
   Назначьте график работы (обычно неполное время)
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте начисление и размер оплаты
7. 7
   Проведите документ и при необходимости сформируйте приказ по форме Т-1

Настройте график работы и оплату труда

График для совместителя критичен: от него зависит расчёт нормы времени и, соответственно, зарплаты. В документе приёма на закладке «Главное» (или в отдельном поле «График работы», в зависимости от релиза) укажите график неполного рабочего времени. Если график создаёте с нуля, задайте в нём расписание по дням недели и обязательно отметьте, что это неполное рабочее время, — иначе программа будет считать норму как при полной занятости.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — чаще всего «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Размер оплаты можно указать двумя способами: полный оклад по позиции с автоматическим пересчётом пропорционально ставке, либо конкретную сумму. Первый вариант предпочтительнее: при индексации окладов пересчёт пройдёт автоматически.

Если совместителю положены надбавки или доплаты, добавьте их здесь же строками в таблицу начислений. Удержания и аванс настраиваются на соседних вкладках — проверьте, чтобы способ выплаты аванса не дублировал настройки основного места работы в конфликтном виде.

Как программа связывает два места работы

После проведения приёма у одного физического лица в базе появляются два элемента справочника «Сотрудники» — по одному на каждое рабочее место. Это нормально и задумано: каждый элемент имеет свой табельный номер, график, начисления и кадровую историю. Объединяет их общая карточка физического лица.

Благодаря этой связи НДФЛ и стандартные вычеты считаются консолидированно по физическому лицу, а не по каждому месту отдельно. Страховые взносы тоже рассчитываются с совокупной базы. Средний заработок для отпусков и командировок по каждому месту работы считается отдельно — это соответствует правилам учёта.

В табеле учёта рабочего времени совместитель отображается отдельной строкой от основного сотрудника, что позволяет корректно отражать часы по обеим должностям.

Проверьте результат после оформления

После проведения документа выполните контрольный расчёт. Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» за ближайший месяц, заполните документ и убедитесь, что сотрудник появился дважды: по основному месту и по совместительству, каждый со своим начислением и отработанным временем.

Сверьте сумму по совместительству: при полностью отработанном месяце она должна соответствовать доле ставки от оклада. Если сумма равна полному окладу — почти наверняка неправильно настроен график работы. Если сотрудник вообще не попал в расчёт — проверьте дату приёма и подразделение в документе.

Дополнительно сформируйте расчётный листок по физическому лицу: в нём должны быть видны оба места работы с раздельными начислениями и общим удержанием НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки в документе начисления зарплаты

Норма

Две строки: основное место и совместительство, у каждой своё время и сумма

Тревожный признак

Одна строка или дублирование с одинаковыми суммами

Сумма по совместительству за полный месяц

Норма

Соответствует доле ставки (например, половина оклада при 0,5 ставки)

Тревожный признак

Равна полному окладу — ошибка в графике работы

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Считается с совокупного дохода по обоим местам, вычет применён один раз

Тревожный признак

Вычет применён дважды или НДФЛ посчитан раздельно

Табель учёта времени

Норма

Совместитель выведен отдельной строкой со своими часами

Тревожный признак

Часы совместителя смешаны с основным местом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Внешне всё выглядит рабочим, но НДФЛ и взносы начинают считаться раздельно, вычеты дублируются, а годовая отчётность расходится. Лечится объединением дублей физических лиц, но лучше не допускать.

Вторая распространённая проблема — оформление совместительства кадровым переводом вместо нового приёма. Перевод меняет условия существующего договора, а совместительство — это отдельный трудовой договор. Если оформить перевод, основное место работы «перезапишется», и история по нему исказится.

Третья группа ошибок связана с графиками: не создан график неполного времени, не указан график нормы, неправильно заполнено расписание. Все они приводят к неверной зарплате, поэтому график проверяется в первую очередь при любых расхождениях в расчёте.

Особые сценарии и ограничения

Приём на время отпуска по основному месту

Совместительство не прерывается, когда сотрудник уходит в отпуск по основной должности, — это два независимых договора. Отпуск по совместительству оформляется отдельным документом «Отпуск» с выбором соответствующего сотрудника (места работы). По закону отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе — в программе это реализуется просто созданием двух документов на совпадающие даты.

Увольнение совместителя

Увольнение оформляется стандартным документом «Увольнение», где в поле сотрудника выбирается именно место работы по совместительству. Основное место при этом не затрагивается. Проверьте, что в документе указан правильный сотрудник — в списке выбора оба варианта выглядят похоже, отличайте их по подразделению и должности.

Если используется 1С:Бухгалтерия

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт упрощён: отдельного полноценного механизма совместительства нет. Обычно заводят второй элемент справочника «Сотрудники» с пометкой о совместительстве и начисляют зарплату по нему отдельной строкой. Для полноценного учёта совместителей, графиков и среднего заработка рекомендуется «1С:Зарплата и управление персоналом».

Удобно сразу после приёма распечатать приказ по форме Т-1 прямо из документа (кнопка «Печать») и проверить, что в печатной форме указано «по совместительству». Если формулировка отсутствует, проверьте вид занятости в документе — печатные формы берут её оттуда.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность, что и основная?

Да, законодательство этого не запрещает, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В 1С технических ограничений тоже нет: в документе приёма можно выбрать ту же должность и даже ту же позицию штатного расписания при наличии свободной ставки.

Почему в списке сотрудников человек отображается дважды — это дубль?

Нет, это штатное поведение. В справочнике «Сотрудники» каждый элемент соответствует одному рабочему месту, поэтому у совместителя два элемента. Дублем является только повторное заведение физического лица — проверить это можно в справочнике «Физические лица», там человек должен быть в единственном экземпляре.

Как начислить отпускные совместителю?

Создайте документ «Отпуск» и в поле «Сотрудник» выберите именно место работы по совместительству. Средний заработок программа посчитает только по начислениям этого места работы. Если нужно совместить отпуска по обеим должностям, создайте второй документ «Отпуск» для основного места на те же даты.

Больничный оплачивается по обоим местам работы?

Для внутреннего совместителя пособие рассчитывается по общим правилам исходя из заработка у данного работодателя, включая выплаты по совместительству. В 1С:ЗУП документ «Больничный лист» оформляется один раз по физическому лицу, и программа учитывает доход по обоим местам работы при расчёте среднего заработка.

Что делать, если совместительство оформили ошибочно как внешнее?

Если документ ещё не повлиял на расчёты, проще всего отменить его проведение, исправить вид занятости на «Внутреннее совместительство» и провести заново. Если зарплата уже начислялась, проверьте и при необходимости пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые периоды, так как вид занятости влияет на отражение в отчётности.

Нужно ли заводить отдельный график для каждого совместителя?

Нет, один график неполного времени можно назначать любому числу сотрудников с одинаковым расписанием. Отдельный график создаётся только тогда, когда расписание отличается — например, один совместитель работает по 4 часа ежедневно, а другой два полных дня в неделю.