Как в 1С принять на работу по ГПХ: оформление, начисления и отчётность

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) оформляется, когда компания нанимает исполнителя на разовую работу или конкретный проект без включения в штат. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные документы, которые отличаются от обычного приёма на работу: они не создают трудовых отношений, но обеспечивают начисление вознаграждения, удержание НДФЛ и расчёт страховых взносов.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 8.3 используется документ «Договор (работы, услуги)», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — справочник «Договоры» и документ «Начисление зарплаты». Ниже разобраны оба сценария, а также настройка налогов, взносов и отчётности.

Работа по ГПХ требует внимательности: при неверной настройке выплаты могут попасть под неверные тарифы взносов или не отразиться в отчётах. Поэтому после оформления документов обязательно проверяйте результат в регистрах и отчётах.

Проверьте, что договор ГПХ правомерен в вашей ситуации

Прежде чем оформлять документы в 1С, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. ГПХ применяется для выполнения конкретного задания с определённым результатом: разработка сайта, ремонт помещения, разовая консультация. Если исполнитель подчиняется правилам внутреннего распорядка, работает по фиксированному графику и занимает должность в штатной структуре — это признаки трудовых отношений.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой — реальный риск при проверках ГИТ и ФНС. Последствия: доначисление взносов на ВНиМ, штрафы и обязанность выплатить работнику компенсации как по трудовому договору. Если сомневаетесь в характере отношений, оформляйте трудовой договор или срочный трудовой договор.

Оформите договор ГПХ в 1С:ЗУП 8.3

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 откройте раздел «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника (если человека нет в базе, создайте его как физическое лицо), даты начала и окончания работ, сумму вознаграждения.

В поле «Вид договора» выберите подходящий вариант: «Договор подряда» или «Договор оказания услуг». От вида зависят счета учёта и формулировки в печатных формах, но налоговый режим одинаковый. Если договор авторский (например, за создание произведения), используйте отдельный вид — для него действует свой вычет по НДФЛ.

Проверьте вкладку с расчётным счётом и условиями оплаты: укажите, как будет выплачиваться вознаграждение — единовременно после подписания акта или частями. После проведения документа исполнитель появится в списках лиц, работающих по ГПХ, но не в штатном расписании.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, физлицо, даты и сумму договора
3. 3
   Выберите вид договора и условия оплаты
4. 4
   Проведите документ и распечатайте договор при необходимости
5. 5
   После выполнения работ создайте «Начисление по договорам»
6. 6
   Проверьте НДФЛ и взносы в проведённом документе

Начислите вознаграждение и проверьте налоги в ЗУП

Начисление по договору ГПХ выполняется документом «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)». Выберите договор, укажите период начисления и сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке 13% (или применяемой ставке) и страховые взносы на ОПС и ОМС.

Важная особенность: с выплат по ГПХ не начисляются взносы на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности (ВНиМ) и на травматизм — если иное прямо не предусмотрено договором. Если вы включили такие взносы в договор, проверьте настройки учётной политики и вида договора, чтобы программа их рассчитала.

Откройте вкладку «НДФЛ» и «Взносы» в документе начисления и сверьте суммы с расчётом вручную: вознаграждение × ставка. Расхождения чаще всего означают, что у физлица применён вычет или неверно указан статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).

Контрольные точки

Как проверить результат начисления

Сумма НДФЛ в документе

Норма

Равна вознаграждению × ставка (с учётом вычетов)

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при отсутствии вычетов или вдвое больше расчётного

Взносы на ОПС и ОМС

Норма

Начислены по действующему тарифу организации

Тревожный признак

Взносы не рассчитаны или применён неверный тариф

Взносы на травматизм

Норма

Начисляются только если предусмотрены договором

Тревожный признак

Начислены всегда или не начислены при наличии условия в договоре

Оформите выплату по ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта, поэтому схема проще. Сначала создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица», если его ещё нет. Затем в карточке физлица или в разделе «Справочники» → «Договоры» создайте договор с видом «С физическим лицом», укажите сумму и сроки.

Начисление вознаграждения выполняется документом «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Начисление зарплаты» в старших версиях). Добавьте сотрудника-физлицо, выберите вид начисления «Оплата по договорам ГПХ», укажите счёт затрат (например, 20, 26 или 44 в зависимости от характера работ). Программа рассчитает НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС.

Если в вашей версии Бухгалтерии расчёт зарплаты не ведётся, начисление оформляется операцией вручную: Дт счёта затрат — Кт 76.10 (или 70) на сумму вознаграждения, Дт 76.10 — Кт 68.01 на НДФЛ, Дт счёта затрат — Кт 69 на взносы. Этот способ требует ручного контроля каждой суммы и не формирует данные для персонифицированной отчётности автоматически — используйте его только при разовых выплатах.

Выплатите вознаграждение и отразите в учёте

Выплата оформляется ведомостью: в ЗУП — «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «В кассу»), в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк». В ведомость попадут лица с начисленными, но не выплаченными суммами. НДФЛ удерживается в момент выплаты — перечислить его в бюджет нужно в установленные сроки после дня выплаты.

После выплаты не забудьте подписать с исполнителем акт выполненных работ (оказанных услуг) — это первичный документ, подтверждающий расходы. В ЗУП печатная форма акта доступна из документа начисления, в Бухгалтерии акт можно сформировать на основании договора или оформить внешней печатной формой.

Сформируйте отчётность по исполнителям ГПХ

Выплаты по ГПХ попадают в расчёт 6-НДФЛ (как доход физлица), в РСВ (облагаемая база по взносам на ОПС и ОМС) и в персонифицированные сведения о физических лицах. В ЗУП отчёты формируются из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», данные подтягиваются автоматически из проведённых документов.

Исполнитель по ГПХ также отражается в сведениях о застрахованных лицах для СФР, так как на него распространяется пенсионное страхование. Проверьте, что физлицо корректно включено в соответствующие формы за период действия договора — при ручном оформлении проводок этого не произойдёт.

FAQ

Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание?

Нет. Лица по договорам ГПХ не являются штатными сотрудниками и в штатное расписание не включаются. В 1С:ЗУП они оформляются отдельным документом «Договор (работы, услуги)» и отображаются в отдельных списках.

Какие взносы начисляются с выплат по ГПХ?

Обязательно начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено условиями договора.

Как оформить ГПХ, если исполнитель уже работает у нас по трудовому договору?

Допускается заключение договора ГПХ с собственным сотрудником на работу, не входящую в его трудовые обязанности. В 1С создайте договор ГПХ на то же физлицо — программа корректно разделит начисления по трудовому и гражданско-правовому договорам.

Можно ли выплатить вознаграждение частями?

Да. Условия поэтапной оплаты прописываются в договоре, а в 1С на каждую выплату создаётся отдельное начисление по договору и ведомость. НДФЛ удерживается при каждой фактической выплате.

Что делать, если взносы по ГПХ рассчитались неверно?

Проверьте вид договора, статус налогоплательщика у физлица и тариф взносов в учётной политике организации. Исправьте настройку, затем перепроведите документ начисления — суммы пересчитаются автоматически.