Другое · 11 мин
Как в 1С принять на работу по договору ГПХ
Пошаговая инструкция по приёму исполнителя по договору ГПХ в 1С:ЗУП: создание сотрудника, оформление договора, начисление вознаграждения, взносы и отчётность.
Приём исполнителя по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:ЗУП отличается от обычного трудового найма: такой сотрудник не оформляется приказом о приёме, ему не начисляются отпускные и больничные за счёт работодателя, а страховые взносы рассчитываются в усечённом составе. При этом программа требует корректного отражения договора, чтобы вознаграждение правильно попало в расчёт взносов, НДФЛ и отчётность.
Основная логика работы в 1С:ЗУП такова: сначала создаётся физическое лицо и сотрудник, затем оформляется документ «Договор (работы, услуги)» или «Приём на работу» с видом договора ГПХ — в зависимости от релиза конфигурации. Далее начисление вознаграждения выполняется либо автоматически при расчёте зарплаты, либо отдельным документом «Начисление по договорам ГПХ».
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек программы до выплаты вознаграждения и формирования отчётности, с типичными ошибками и способами их исправления.
Проверка настроек программы перед оформлением договора
Прежде чем заводить исполнителя, убедитесь, что в учётной политике и настройках расчёта зарплаты включена работа с договорами ГПХ. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и проверьте, что не отключён учёт договоров гражданско-правового характера. В большинстве релизов этот функционал активен по умолчанию, но после переноса данных из других программ опция может быть выключена.
Также проверьте вид начисления, по которому будет рассчитываться вознаграждение. В разделе «Настройка» → «Начисления» должен присутствовать предопределённый вид расчёта «Оплата по договорам ГПХ» (или аналогичный). Важно, чтобы в его настройках на закладке «Налоги, взносы, учёт» был указан правильный порядок обложения: НДФЛ — по коду дохода 2010, взносы — облагается взносами на ОПС и ОМС, но не на ВНиМ (временную нетрудоспособность).
Создание физического лица и сотрудника
Откройте справочник «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если исполнитель ранее работал в организации, найдите его физическое лицо через поиск — дублирование физлиц приведёт к ошибкам в персонифицированной отчётности и расчёте НДФЛ нарастающим итогом. Программа при вводе ФИО и даты рождения сама подскажет совпадения.
Заполните личные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, данные документа, удостоверяющего личность. Эти сведения обязательны — без ИНН и СНИЛС не сформировать сведения для налоговой и Социального фонда России. Пол, гражданство и адрес регистрации также влияют на отчётность, поэтому не оставляйте их пустыми.
После сохранения физического лица программа создаст элемент справочника «Сотрудники». На этом этапе трудовые отношения ещё не оформлены — сотрудник существует в базе, но не числится ни по трудовому, ни по гражданско-правовому договору.
Оформление договора ГПХ
В актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 договор оформляется из карточки сотрудника по ссылке «Трудовой договор» / «Оформить документ» или из журнала «Кадры» → «Договоры ГПХ». В зависимости от версии программы доступны два варианта: отдельный документ «Договор (работы, услуги)» или документ «Приём на работу», где в поле «Вид занятости» выбирается «По договору ГПХ».
В документе укажите: дату начала и дату окончания договора, подразделение, сумму вознаграждения и порядок её выплаты. Даты критичны: именно в пределах срока действия договора программа будет рассчитывать взносы и включать исполнителя в отчётность. Если дата окончания неизвестна, её можно уточнить позже, но оставлять договор открытым бессрочно не рекомендуется — это искажает численность застрахованных лиц.
Если договор предполагает разовую выплату по акту, сумму можно не указывать в договоре, а начислить позже отдельным документом. Если предусмотрены ежемесячные платежи, удобнее зафиксировать сумму в договоре — тогда вознаграждение будет начисляться автоматически при расчёте зарплаты за месяц.
- 1Создайте или найдите физическое лицо в справочнике «Сотрудники» и заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные
- 2Оформите документ «Договор (работы, услуги)» или «Приём на работу» с видом договора ГПХ
- 3Укажите даты начала и окончания, подразделение, сумму вознаграждения
- 4Проверьте настройки налогообложения начисления: НДФЛ код 2010, взносы только ОПС и ОМС
- 5Проведите документ и убедитесь, что договор отображается в карточке сотрудника
Начисление вознаграждения
Если сумма зафиксирована в договоре и выплачивается ежемесячно, начисление произойдёт автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» — исполнитель появится в табличной части вместе со штатными сотрудниками. Проверьте, что строка по договору ГПХ присутствует и сумма соответствует условиям договора.
Для разовых выплат по актам выполненных работ используйте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из журнала «Зарплата» → «Все начисления» → «Создать». В документе выберите сотрудника, договор, укажите сумму и дату выплаты дохода. Дата выплаты важна для НДФЛ: налог с вознаграждений по ГПХ удерживается при фактической выплате.
НДФЛ рассчитывается по ставке, действующей для налоговых резидентов (или повышенной для нерезидентов), с учётом вычетов, если исполнитель подал заявление. Профессиональные налоговые вычеты по расходам, связанным с выполнением работ, в 1С вводятся отдельно — в документе начисления или через операцию учёта НДФЛ.
Как выбрать способ начисления
Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ
Выплата оформляется стандартными документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» из раздела «Выплаты». При заполнении ведомости выберите характер выплаты «Зарплата» или «Договоры ГПХ» — в зависимости от настроек программа отберёт задолженность по исполнителю. Сумма к выплате определяется как начисленное вознаграждение минус удержанный НДФЛ.
Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Убедитесь, что дата документа совпадает с реальной датой перечисления денег — расхождение приведёт к неверным данным в разделе 2 формы 6-НДФЛ. После проведения ведомости проверьте, что НДФЛ перешёл в состояние «удержанный» и отразился в регистре расчётов.
Как проверить результат
В списке договоров виден действующий договор ГПХ с корректными датами и суммой
Договор отсутствует, помечен на удаление или имеет неверные даты
Вознаграждение попало в расчётный листок, НДФЛ рассчитан по коду дохода 2010
Суммы нет в расчётном листке или НДФЛ посчитан по другому коду дохода
Взносы начислены только на ОПС и ОМС
Начислены взносы на ВНиМ — ошибка в настройках вида расчёта
Сумма к выплате равна начислению минус НДФЛ, налог удержан
НДФЛ не удержан или сумма не сходится с начислением
Отражение в отчётности
Исполнители по договорам ГПХ включаются в расчёт по страховым взносам (РСВ): их выплаты отражаются в подразделах, посвящённых обложению взносами, а персональные данные — в разделе 3. В 6-НДФЛ вознаграждения попадают в обобщённые показатели дохода и налога. Также по застрахованным лицам подаются персонифицированные сведения о физических лицах — исполнители ГПХ включаются в них наравне со штатными сотрудниками.
В отчёт «Сведения о стаже» (форма для СФР) исполнители по ГПХ включаются с соответствующим кодом, если договор действовал в отчётном периоде. Исключение — взносы на травматизм: по умолчанию договоры ГПХ ими не облагаются, если это прямо не предусмотрено условиями договора. Если в вашем договоре такое условие есть, в настройках договора в 1С нужно включить обложение взносами на травматизм вручную.
Перед сдачей отчётности сформируйте аналитические отчёты «Анализ взносов в фонды» и «Анализ НДФЛ» и сверьте базу по исполнителю с суммами договора. Это позволит поймать ошибки до отправки, а не после требования из налоговой.
Завершение договора и частые проблемы
По окончании срока договора отдельного «увольнения» в 1С не требуется — действие договора прекращается автоматически по дате окончания. Если отношения завершились досрочно, скорректируйте дату окончания в документе договора или оформите документ «Прекращение договора ГПХ», если он предусмотрен в вашем релизе. После этого исполнитель перестанет попадать в автоматическое начисление.
Типичная проблема — исполнитель не попадает в «Начисление зарплаты и взносов». Причины: дата начала договора позже расчётного месяца, договор не проведён, сумма в договоре не указана (тогда нужен отдельный документ начисления) или организация в документе не совпадает с организацией договора. Проверьте эти пункты последовательно.
Вторая частая ситуация — НДФЛ рассчитан дважды или с неверного кода. Такое происходит, если вознаграждение начислено и через договор, и отдельным документом одновременно. Найдите дубли через отчёт «Расчётный листок» и отмените проведение лишнего документа, затем пересчитайте налог.
Что важно запомнить
Исполнитель по ГПХ оформляется через карточку сотрудника и документ договора, вознаграждение облагается НДФЛ (код 2010) и взносами только на ОПС и ОМС. Контролируйте даты договора, дату фактической выплаты и отсутствие дублей физлиц — это три главных источника ошибок в расчёте и отчётности.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника организации?
Да, программа позволяет оформить договор ГПХ на сотрудника, уже работающего по трудовому договору. Вознаграждение будет начисляться отдельной строкой и облагаться по правилам ГПХ. Однако налоговые органы внимательно относятся к таким схемам: работы по ГПХ не должны дублировать трудовую функцию сотрудника, иначе возможна переквалификация.
Нужно ли платить взносы на травматизм с выплат по договору ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями заключённого договора. По умолчанию вознаграждения по ГПХ взносами на страхование от несчастных случаев не облагаются. Если условие в договоре есть, включите соответствующий признак в настройках договора или вида расчёта в 1С.
Исполнитель не попал в документ «Начисление зарплаты и взносов». Что проверить?
Проверьте: проведён ли документ договора, попадает ли расчётный месяц в период действия договора, указана ли сумма вознаграждения в самом договоре (если нет — нужен отдельный документ начисления), совпадает ли организация в договоре с организацией в документе начисления.
Как отразить профессиональный вычет по расходам исполнителя?
Если исполнитель подал заявление и подтверждающие документы, сумму расходов укажите в документе начисления по договору (соответствующее поле) или через документ «Операция учёта НДФЛ». Налог будет рассчитан с разницы между вознаграждением и вычетом.
Нужно ли увольнять исполнителя ГПХ после окончания договора?
Нет, отдельный кадровый документ о прекращении не обязателен — действие договора заканчивается по указанной в нём дате. При досрочном расторжении скорректируйте дату окончания в договоре или используйте документ прекращения договора, если он доступен в вашем релизе программы.
Как исправить ошибочно начисленные взносы на ВНиМ по договору ГПХ?
Откройте вид начисления, по которому считалось вознаграждение, и на закладке «Налоги, взносы, учёт» установите корректный порядок обложения взносами. Затем перепроведите документы начисления за затронутые месяцы и сформируйте уточнённый расчёт по страховым взносам за соответствующий период.