Другое · 10 мин
Как принять на работу иностранного гражданина в 1С
Как оформить приём иностранного гражданина в 1С:ЗУП: статус, патент, документы, страховые взносы, уведомление МВД. Пошаговая инструкция с проверками.
Приём иностранного сотрудника в 1С отличается от стандартного кадрового оформления не только набором документов, но и настройками учёта: от миграционного статуса работника зависят тарифы страховых взносов, порядок удержания НДФЛ и состав отчётности. Если оформить сотрудника «как обычно», программа посчитает налоги и взносы по стандартным правилам, что почти наверняка приведёт к ошибкам и штрафам.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ред. 3.1) — именно там корректно отражаются гражданство, статус пребывания, патент и уведомления. В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт иностранцев ограничен, и для регулярного найма таких сотрудников лучше использовать ЗУП.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть право принимать иностранцев: для отдельных категорий работодателей и регионов действуют разрешительные процедуры, а для граждан ряда стран — упрощённый порядок найма. Юридическую сторону (право на трудоустройство конкретного человека) проверяйте по документам до внесения данных в программу.
Проверьте документы и статус иностранца до оформления в 1С
До создания карточки сотрудника определите миграционный статус кандидата: от него зависят настройки налогообложения. Основные варианты — постоянно проживающий (вид на жительство), временно проживающий (разрешение на временное проживание), временно пребывающий (по визе, патенту или в безвизовом порядке), а также граждане стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения), для которых действуют особые правила.
Минимальный пакет документов для приёма: паспорт с переводом (при необходимости), документ, подтверждающий статус (ВНЖ, РВП, патент), миграционная карта, СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет), ИНН при наличии, документ об образовании для должностей с квалификационными требованиями. Для временно пребывающих иностранцев обычно требуется действующий патент с оплаченным авансовым платежом НДФЛ.
Настройте программу перед приёмом иностранных сотрудников
В 1С:ЗУП 3.1 проверьте, что включён учёт иностранцев. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → раздел «Кадровый учёт» (в разных релизах путь может немного отличаться) и убедитесь, что доступны поля гражданства и статуса в карточке сотрудника. В современных релизах эти поля присутствуют по умолчанию.
Проверьте актуальность релиза конфигурации: тарифы взносов и правила расчёта НДФЛ для иностранцев периодически меняются, и устаревшая версия может считать налоги по старым правилам. Перед массовым приёмом иностранных сотрудников обновите конфигурацию до актуального релиза и сделайте резервную копию базы.
Создайте карточку сотрудника с указанием гражданства и статуса
Создайте нового сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол. В поле «Гражданство» выберите страну из классификатора стран мира — по умолчанию там стоит «Россия», и это одна из самых частых ошибок: если не поменять гражданство, программа будет считать налоги как для россиянина.
Далее откройте ссылку «Гражданство, ФИО, удостоверение личности» или соответствующий раздел карточки и укажите статус: «Постоянно проживающий», «Временно проживающий» или «Временно пребывающий». Для граждан ЕАЭС выбирайте соответствующий статус — от него зависит ставка НДФЛ и порядок расчёта взносов.
- 1Создайте сотрудника и укажите гражданство (не Россия)
- 2Заполните статус пребывания: ВНЖ, РВП или временно пребывающий
- 3Внесите данные документов: паспорт, патент, миграционная карта
- 4Оформите документ «Приём на работу» с должностью, графиком и начислениями
- 5Проверьте в пробном расчёте зарплаты ставку НДФЛ и взносы
- 6Отправьте уведомление в МВД о заключении трудового договора
Внесите данные патента и миграционных документов
Для временно пребывающих иностранцев, работающих по патенту, в карточке сотрудника заполните сведения о патенте: номер, дату выдачи, срок действия. В разделе «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика и отметку о работе по патенту — тогда программа при расчёте НДФЛ будет учитывать уплаченные работником авансовые платежи.
Чтобы зачесть авансовые платежи по патенту, нужно уведомление из налоговой инспекции о праве на уменьшение НДФЛ. Работодатель подаёт в ИФНС заявление, получает уведомление и отражает его в программе. Без уведомления уменьшать НДФЛ на платежи по патенту нельзя — программа удержит налог полностью.
Данные миграционной карты и документа о регистрации по месту пребывания также внесите в карточку — эти сведения понадобятся для уведомлений в МВД и внутреннего контроля сроков. Установите себе напоминания о датах окончания документов: просрочка превращает легального работника в нелегального.
Оформите документ «Приём на работу»
Сам приказ о приёме создаётся стандартно: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу». Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы, вид занятости и назначьте начисления (оклад или тарифную ставку). Условия труда для иностранца формально не отличаются от условий для россиянина — трудовое законодательство применяется в полном объёме.
Проверьте, что в документе корректно подтянулся сотрудник с указанным статусом. После проведения сформируйте печатную форму трудового договора и приказа Т-1. В договоре с иностранцем рекомендуется указать реквизиты патента или ВНЖ — это требование к содержанию договора с временно пребывающими работниками.
Проверьте расчёт НДФЛ и страховых взносов
Главная проверка после приёма — правильность расчёта налогов. Создайте пробное начисление зарплаты за месяц и посмотрите, какую ставку НДФЛ применила программа: для нерезидентов она выше, для резидентов и граждан ЕАЭС — стандартная, для работающих по патенту налог уменьшается на авансовые платежи при наличии уведомления.
Страховые взносы зависят от статуса: на выплаты постоянно и временно проживающим иностранцам взносы начисляются в общем порядке, а для временно пребывающих действуют особенности — например, взносы на обязательное соцстрахование по временной нетрудоспособности начисляются по пониженному тарифу, а взносы на ОМС для отдельных категорий не начисляются. Сверьте расчёт с актуальными правилами на дату начисления.
Как проверить результат
Соответствует статусу: резидент/нерезидент/ЕАЭС
Применена стандартная ставка без учёта статуса
НДФЛ уменьшен на авансовые платежи при наличии уведомления
Налог удержан полностью, патент не учтён
Тарифы соответствуют статусу пребывания
Взносы посчитаны как для гражданина РФ
Указана страна работника
Осталось значение «Россия» по умолчанию
Отчитайтесь и контролируйте сроки после приёма
Иностранный сотрудник включается в стандартную отчётность: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1. Проверьте, что в отчётах корректно выгружаются сведения о статусе и гражданстве — ошибки в этих полях вызывают вопросы при камеральных проверках.
Ведите в программе контроль сроков действия документов: патент оплачивается ежемесячно, и пропуск платежа аннулирует его. Раз в месяц сверяйте актуальность оплат по патенту и сроки ВНЖ/РВП. При расторжении договора не забудьте отправить уведомление в МВД в тот же трёхдневный срок.
Что важно запомнить
Приём иностранца в 1С — это стандартный документ «Приём на работу» плюс корректно заполненные гражданство, статус пребывания и данные патента. После оформления обязательно проверьте ставку НДФЛ и взносов в пробном расчёте и отправьте уведомление в МВД в течение трёх рабочих дней.
Частые вопросы
Можно ли принять иностранца в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Технически можно завести сотрудника и начислить зарплату, но в 1С:Бухгалтерии нет полноценного учёта статусов пребывания, патентов и зачёта авансовых платежей. Для разового случая данные придётся контролировать вручную, для регулярного найма иностранцев нужна 1С:ЗУП.
Нужно ли указывать патент, если работник — гражданин страны ЕАЭС?
Нет. Граждане Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении работают без патента. В карточке сотрудника укажите гражданство и соответствующий статус — программа применит ставку НДФЛ как для резидентов с первого дня работы.
Что делать, если НДФЛ посчитался по неверной ставке?
Проверьте в карточке сотрудника гражданство, статус налогоплательщика и дату установления статуса. После исправления пересчитайте документ начисления зарплаты. Если неверные данные уже попали в отчётность, подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Как зачесть авансовые платежи по патенту?
Работодатель подаёт в свою ИФНС заявление и получает уведомление о праве на уменьшение НДФЛ. После этого в карточке сотрудника отмечается работа по патенту и вносятся суммы платежей — программа уменьшает удерживаемый НДФЛ на уплаченные авансы в пределах начисленного налога.
Когда отправлять уведомление в МВД?
В течение трёх рабочих дней с даты заключения трудового договора и отдельно — в течение трёх рабочих дней с даты его расторжения. Пропуск срока влечёт административную ответственность работодателя, поэтому поставьте контроль этой даты сразу после проведения приёма.
Меняется ли расчёт, если иностранец получил ВНЖ в середине года?
Да. Статус налогоплательщика и статус пребывания в карточке сотрудника указываются с датой изменения. Программа пересчитает НДФЛ и взносы с даты смены статуса, а при смене налогового статуса на резидента налог за год пересчитывается по новой ставке.