Другое · 12 мин
Как принять на работу генерального директора в 1С
Как оформить приём генерального директора в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание сотрудника, кадровый приказ, договор, особенности учёта единственного учредителя и страховых взносов.
Приём генерального директора в 1С оформляется теми же кадровыми документами, что и приём обычного сотрудника, но с рядом особенностей. Директор — единоличный исполнительный орган организации, он назначается решением учредителей (или общего собрания), а не приказом руководителя, и часто сам подписывает собственный приказ о вступлении в должность. Эти нюансы нужно корректно отразить в программе, чтобы кадровый учёт, расчёт зарплаты и отчётность в фонды не содержали ошибок.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3 — основной конфигурации для кадрового учёта, а также особенности оформления в 1С:Бухгалтерии для небольших организаций. Отдельно рассмотрена ситуация, когда директор является единственным учредителем: именно она чаще всего вызывает вопросы по трудовому договору и страховым взносам.
Подготовка: что проверить до оформления приёма
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе есть необходимые справочные данные. Во-первых, в справочнике «Должности» должна быть позиция «Генеральный директор» — если её нет, создайте её с указанием подразделения (обычно «Администрация» или «Руководство»), категории и, при необходимости, вредных условий труда (для директора их, как правило, нет).
Во-вторых, проверьте штатное расписание, если оно ведётся в программе. В ЗУП с включённым штатным расписанием приём возможен только на существующую штатную единицу: добавьте позицию директора документом «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания» с нужной даты. Если штатное расписание не ведётся, этот шаг пропускается.
В-третьих, подготовьте данные физического лица: ФИО полностью, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, дату рождения, адрес регистрации. Для директора эти сведения особенно важны, потому что он указывается в отчётах как страхователь и подписант — ошибка в ФИО или СНИЛС приведёт к отказу при приёме отчётности.
Создание сотрудника и физического лица
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит сначала завести физическое лицо: введите ФИО, дату рождения, пол. Затем в карточке физлица заполните документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), СНИЛС и ИНН. СНИЛС проверяется программой по контрольной сумме — если программа подсвечивает ошибку, сверьте номер с оригиналом.
После сохранения физлица создаётся карточка сотрудника. В ней указывается организация (актуально, если в базе ведётся несколько юрлиц), табельный номер присваивается автоматически. Для директора важно правильно выбрать организацию-работодателя: именно она будет фигурировать в приказе и отчётности.
В карточке сотрудника также можно сразу заполнить контактные данные и сведения об образовании, но обязательными для приёма они не являются. Минимально необходимый набор — ФИО, СНИЛС, паспортные данные, дата рождения.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной кадровый документ создаётся из раздела «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Или прямо из списка сотрудников — кнопка «Оформить документ» → «Приём на работу».
Порядок заполнения документа:
- 1Укажите организацию и сотрудника (созданного ранее физлица)
- 2Поставьте дату приёма — день, с которого директор вступает в должность по решению учредителей
- 3Выберите подразделение и должность «Генеральный директор»
- 4Укажите вид занятости «Основное место работы» и график работы (обычно пятидневка)
- 5На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тарифную ставку и порядок расчёта аванса
- 6Проверьте вкладку «Трудовой договор»: номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный)
- 7Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление «Оплата по окладу» (или «Оплата по окладу (по часам)») и укажите размер оклада. Если оклад директора отличается от стандартных начислений организации, проверьте, что в настройках расчёта зарплаты используемый вид начисления активен.
Поле «Количество ставок» для директора обычно равно 1. Если директор работает неполное время (например, совмещает руководство несколькими организациями), укажите долю ставки — от неё зависит расчёт зарплаты и среднего заработка.
Особенности трудового договора с директором
Трудовой договор с генеральным директором имеет особенности, которые отражаются и в 1С. Если организация — ООО с несколькими участниками, договор от имени общества подписывает председатель собрания или уполномоченное лицо; в программе это влияет только на печатную форму, а не на проведение документа.
Срочный трудовой договор с руководителем допускается: по Трудовому кодексу с руководителями организаций договор может заключаться на срок, установленный учредительными документами или соглашением сторон. В документе «Приём на работу» на вкладке «Трудовой договор» в этом случае установите признак срочного договора, дату окончания и основание. Если договор бессрочный, поле срока оставьте пустым.
Испытательный срок для руководителя может составлять до шести месяцев (в отличие от трёх для обычных сотрудников). Если испытание установлено, заполните соответствующее поле в договоре — оно попадёт в печатную форму и напомнит о необходимости решения по итогам испытания.
Директор — единственный учредитель: что учесть
Ситуация, когда генеральный директор одновременно является единственным участником ООО, самая спорная с точки зрения оформления. Существует позиция, что трудовой договор в этом случае не заключается, так как нельзя подписать договор с самим собой, и директор получает лишь дивиденды. Однако контролирующие органы и суды в большинстве случаев признают трудовые отношения с руководителем-учредителем, и выплата зарплаты с начислением страховых взносов — безопасная и распространённая практика.
Если организация платит директору-учредителю зарплату, оформите приём в 1С стандартным способом, описанным выше. Взносы будут начисляться в общем порядке. Если зарплата директору не выплачивается, сотрудника всё равно часто заводят в программе с нулевым окладом или без начислений — это нужно для корректного заполнения отчётности, где директор указывается как подписант, и для персонифицированных сведений.
Обратите внимание на настройку учётной политики: в ЗУП в карточке организации на вкладке «Учётная политика и другие настройки» проверьте вид тарифа страховых взносов. Для организаций на УСН с льготными тарифами или МСП с пониженными ставками настройка влияет и на взносы с зарплаты директора.
Как выбрать вариант оформления
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3
В небольших организациях кадровый учёт часто ведут прямо в 1С:Бухгалтерии без отдельной ЗУП. Там приём оформляется в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». Сначала, как и в ЗУП, создаётся сотрудник с данными физлица.
В документе укажите дату приёма, подразделение, должность, оклад и график работы. В Бухгалтерии набор кадровых реквизитов проще: нет расширенных настроек трудового договора и штатного расписания, поэтому сведения о срочности договора и испытательном сроке фиксируйте в бумажных документах.
После проведения приёма директор попадёт в список сотрудников, и его зарплата будет рассчитываться документом «Начисление зарплаты» вместе с остальными. Проверьте, что в учётной записи организации указан директор как руководитель: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → ссылка на подписантов. Именно оттуда ФИО и должность подтягиваются в счета, акты и отчётность.
Проверка результата и дальнейшие действия
После проведения документа убедитесь, что приём отразился корректно. Откройте список сотрудников: директор должен отображаться с датой приёма и должностью. Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» (в ЗУП — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и проверьте, что новый сотрудник в него попал.
Как проверить результат
Заполнены ФИО, СНИЛС, паспорт, дата приёма, должность
Пустой СНИЛС или дубль физлица в списке
Директор попадает в документ, оклад рассчитывается пропорционально отработанным дням
Сотрудник не подтягивается в начисление или сумма за полный месяц при приёме в середине
Все реквизиты заполнены, организация и должность верные
Пустые поля договора или неверная должность
Директор указан как руководитель-подписант
В подписантах прежний руководитель или пусто
Далее настройте права доступа, если директор будет работать в программе самостоятельно: заведите пользователя в разделе «Администрирование» → «Пользователи» и назначьте профиль прав (в ЗУП это может быть профиль руководителя с доступом к отчётам без права изменения кадровых документов). Свяжите пользователя с физическим лицом директора — тогда в документах будет автоматически подставляться ответственное лицо.
Если в организации ведётся электронный документооборот с сотрудниками (КЭДО), добавьте директора в соответствующий обмен, чтобы приказы и листы ознакомления уходили ему на подпись в электронном виде.
Что важно запомнить
Приём директора в 1С — это стандартный документ «Приём на работу» с корректными должностью, датой и окладом. Ключевые контрольные точки: отсутствие дублей физлица, совпадение даты приёма с решением учредителей, указание директора в реквизитах организации как подписанта и аккуратность с задними датами после сдачи отчётности.
Частые вопросы
Можно ли оформить директора на 0,5 ставки?
Да, трудовое законодательство не запрещает неполное рабочее время для руководителя. В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и соответствующий график неполного времени — зарплата будет рассчитываться пропорционально. Учтите, что при нулевой или очень низкой зарплате у налоговой могут возникнуть вопросы к реальности трудовых отношений.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку директора?
Да, на руководителя распространяются общие правила кадрового учёта: запись о приёме вносится в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности — ЭТК) на общих основаниях. В 1С сведения для ЭТК формируются автоматически на основании кадрового документа приёма и передаются в отчётности.
Кто подписывает приказ о приёме генерального директора?
На практике приказ о вступлении в должность директор подписывает сам за себя — это признанная практика, поскольку после назначения он является единоличным исполнительным органом. Основанием приёма указывается решение единственного участника или протокол общего собрания, а в печатной форме приказа в 1С подпись формируется от имени руководителя организации.
Что делать, если директор уже числится в базе как физлицо контрагента?
Справочники «Физические лица» и «Контрагенты» в 1С не связаны напрямую, поэтому наличие физлица-контрагента не мешает. Создайте сотрудника как новое физлицо в кадровом справочнике, но проверьте поиском по СНИЛС и ФИО, что он ещё не заведён именно как сотрудник, чтобы не получить дубль в кадровом учёте.
Как оформить замену директора в программе?
Сначала оформите увольнение прежнего директора документом «Увольнение» с датой прекращения полномочий, затем — приём нового с даты его назначения. После этого обновите подписанта в реквизитах организации, иначе в отчётах и печатных формах останется прежний руководитель. Если даты увольнения и приёма совпадают, проверьте, какой день указан последним рабочим днём уходящего директора.
Нужно ли платить взносы с зарплаты директора-учредителя?
Если с директором заключён трудовой договор и начисляется зарплата, страховые взносы и НДФЛ начисляются в общем порядке — статус учредителя на это не влияет. В 1С взносы рассчитаются автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» по тарифу, заданному в учётной политике организации. Дивиденды, напротив, взносами не облагаются и в ЗУП как зарплата не проводятся.