Как принять на работу физическое лицо в 1С

Приём физического лица на работу в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка: карточка физического лица, карточка сотрудника, кадровый документ и настройки начислений. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты по НДФЛ или штатное расписание. Ниже разобран полный порядок действий для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а также отмечены отличия для «1С:Бухгалтерии».

Инструкция подходит для штатного приёма по трудовому договору. Отдельно рассмотрены сценарии совместительства, работы по договору ГПХ и повторного приёма бывшего сотрудника — у них есть свои особенности, которые часто становятся источником ошибок.

Подготовка: какие данные понадобятся до оформления

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект данных по новому работнику. Это избавит от ситуации, когда документ создан, но не проводится из-за незаполненных полей, или когда сотрудник оформлен, а отчётность по нему не формируется.

Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, контактный телефон. Для расчёта зарплаты дополнительно понадобятся: дата приёма, подразделение, должность, размер оклада или тарифной ставки, график работы и сведения о вычетах по НДФЛ, если сотрудник на них претендует.

Также заранее проверьте, что в базе существуют нужные элементы справочников: подразделение создано, должность заведена в справочнике «Должности», а подходящий график работы сотрудников настроен. Если чего-то нет — создайте эти элементы до оформления приёма, иначе придётся прерываться.

Шаг 1. Создание карточки физического лица

В 1С ЗУП физическое лицо и сотрудник — разные объекты. Физическое лицо хранит персональные данные (ФИО, документы, СНИЛС), а сотрудник — это трудовые отношения с организацией. Одно физическое лицо может быть связано с несколькими сотрудниками: например, основное место работы и внутреннее совместительство.

Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол. По ссылкам в карточке введите СНИЛС, ИНН, паспортные данные (группа «Документы, удостоверяющие личность»), адреса и контактную информацию. Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть».

Если человек уже работал в организации раньше, не создавайте дубль. Воспользуйтесь поиском по справочнику: введите фамилию или СНИЛС в строку поиска. Программа при вводе похожих данных сама предложит существующие карточки — выберите нужную, а не создавайте новую. Дубли физических лиц ломают персонифицированный учёт и отчётность.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». Это основной кадровый документ, который регистрирует трудовые отношения и одновременно создаёт карточку сотрудника.

Заполните поля документа последовательно. Укажите организацию (если в базе их несколько), дату приёма, физическое лицо — выберите созданное на предыдущем шаге. Затем подразделение, должность, количество ставок (1, 0,5 и т.д.), график работы сотрудников. На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление — обычно «Оклад по дням» или «Оплата по часовому тарифу» — и укажите размер.

Проверьте дату приёма особенно внимательно: именно с неё программа начнёт рассчитывать зарплату, стаж и отпуска. Ошибка в дате приведёт к неверным расчётам за первый месяц. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Создайте физическое лицо: Кадры → Физические лица → Создать, внесите СНИЛС, ИНН, паспорт
2. 2
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу
3. 3
   Укажите дату приёма, физлицо, подразделение, должность, ставку и график работы
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление и размер оклада
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников

Шаг 3. Настройка начислений и графика работы

Вкладка «Оплата труда» определяет, что именно программа будет начислять сотруднику каждый месяц. Минимум — одно плановое начисление: оклад, часовой тариф или сдельная оплата. Если по должности положены постоянные надбавки (за вредность, за стаж, районный коэффициент), добавьте их здесь же, чтобы не вводить каждый месяц вручную.

График работы критичен для корректного расчёта. Если сотрудник работает по стандартной пятидневке, выберите типовой график «Пятидневка 40 часов». Для сменных режимов, неполного рабочего времени или гибкого графика нужен отдельный график — создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Неверный график — самая частая причина неправильного расчёта зарплаты за неполный месяц.

Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок дробным числом (0,5; 0,25) — программа автоматически пересчитает оклад пропорционально. Не заводите для таких случаев «урезанный» оклад вручную при полной ставке: это исказит штатное расписание и средний заработок.

Отдельные сценарии приёма

Внутреннее совместительство

Если человек уже работает в организации и оформляется на вторую должность, не создавайте новое физическое лицо. Оформите второй документ «Приём на работу», указав то же физическое лицо и вид занятости «Внутреннее совместительство». В списке сотрудников появится вторая строка, связанная с той же карточкой физлица. Зарплата по основному месту и совместительству будет рассчитываться раздельно, а НДФЛ — сводно.

Работник по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера оформляется не приёмом на работу, а документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от версии конфигурации. Физическое лицо создаётся так же, но сотрудником он не становится и в штатное расписание не попадает. Учтите: по договорам ГПХ не начисляются отпускные и больничные за счёт работодателя в обычном порядке, а порядок взносов отличается.

Повторный приём бывшего сотрудника

Найдите существующее физическое лицо через поиск и оформите новый «Приём на работу» на него. История прежних трудовых отношений сохранится, а стаж и данные для отчётности подтянутся корректно. Создание дубля карточки в этом случае — типичная ошибка, которая приводит к раздвоению персонифицированных данных.

Сравнение вариантов оформления

Приём на работу (трудовой договор)

Штатный сотрудник: расчёт зарплаты, отпуска, больничные, полный пакет отчётности. Подходит для постоянных работников.

Договор ГПХ

Разовые работы или услуги. Нет отпусков и больничных, иной порядок взносов. Не заменяет трудовой договор при фактических трудовых отношениях.

Внутреннее совместительство

Вторая должность для уже работающего сотрудника. Оформляется отдельным приёмом на то же физлицо, зарплата считается раздельно.

Особенности для 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок упрощён. Приём оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу», либо напрямую из справочника «Сотрудники» кнопкой «Новый сотрудник». Состав полей аналогичен: физлицо, дата, подразделение, должность, оклад, график.

Главное ограничение: в Бухгалтерии нет полноценного штатного расписания и части кадровых отчётов ЗУП. Если в организации больше нескольких десятков сотрудников, сложные графики или сдельная оплата, для кадрового учёта лучше подходит ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что всё оформлено корректно. Откройте «Кадры» → «Сотрудники»: новый сотрудник должен отображаться в списке с актуальной датой приёма. В карточке сотрудника по ссылке «Оформить документ» и в истории изменений должны быть видны данные приёма.

Ключевая проверка — расчётная. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма: сотрудник должен подобраться в табличную часть автоматически, а сумма должна рассчитаться пропорционально отработанным дням по его графику. Если сотрудник не подбирается — чаще всего не проведён приём, указана неверная дата или не назначено плановое начисление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Сотрудники»

Норма

Отображается с датой приёма, подразделением и должностью

Тревожный признак

Отсутствует или без подразделения — документ приёма не проведён

Подбор в «Начисление зарплаты»

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, сумма пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Не подбирается или сумма за полный месяц при приёме в середине — проверьте дату и график

Плановое начисление

Норма

В карточке сотрудника на вкладке оплаты есть оклад/тариф

Тревожный признак

Начислений нет — зарплата не рассчитается

Данные физлица

Норма

СНИЛС и ИНН заполнены, программа не выдаёт ошибок контроля

Тревожный признак

Пустой СНИЛС или ошибка контрольной суммы — отчётность не пройдёт

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — дубли физических лиц. Второе место занимает неверная дата приёма: например, указана дата создания документа вместо фактической даты выхода сотрудника. Это искажает расчёт за первый месяц и стаж для отпусков.

Третья группа ошибок связана с начислениями: забыли добавить оклад на вкладке «Оплата труда», выбрали не тот вид расчёта (оклад по дням вместо часового тарифа для посменного графика) или указали полный оклад при неполной ставке. Все эти ошибки выявляются тестовым расчётом зарплаты — не пренебрегайте им, пока не наступил срок реальной выплаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически да: укажите фактическую дату приёма, даже если она в прошлом закрытом периоде. Но если за этот период уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, потребуется пересчёт и, возможно, уточнённые отчёты. Оформляйте документы своевременно.

Чем физическое лицо отличается от сотрудника в 1С?

Физическое лицо — это персональные данные человека (ФИО, паспорт, СНИЛС). Сотрудник — запись о трудовых отношениях с организацией. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника: основная работа, совместительство, повторный приём после увольнения.

Сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты. Что проверить?

Проверьте по порядку: проведён ли документ приёма; попадает ли дата приёма в расчётный месяц; назначено ли плановое начисление на вкладке «Оплата труда»; выбрана ли в документе начисления та же организация и подразделение.

Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?

В документе «Приём на работу» укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени (или пятидневку с пропорциональным расчётом — в зависимости от режима). Оклад вводите полный по должности — программа сама рассчитает пропорцию.

Нужен ли отдельный приём для внешнего совместителя?

Да. Внешний совместитель оформляется обычным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство». Физическое лицо создаётся в вашей базе как новое, даже если человек работает где-то ещё — данные других работодателей в вашу базу не попадают.

Что делать, если обнаружился дубль физического лица?

Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или вручную перенесите все записи на одну карточку, а вторую пометьте на удаление. Делайте это до сдачи отчётности и обязательно на копии базы, если по дублю уже есть расчёты.